유통업체가 오늘날 일반적인 주문에서 인증서 배송을 처리하는 방법을 살펴보겠습니다. 목요일 재료가 배송됩니다. 운전자는 포장 목록과 선적 증권을 가져옵니다. MTC는 어느 시점에 스캔됩니다. 배송 전일 수도 있고, 고객이 요청할 때까지 스캔하지 않을 수도 있습니다. 그리고 누군가 요청할 때 PDF 첨부 파일로 이메일로 전송됩니다. 이메일 제목은 일반적으로 주문 번호이고, 때로는 "주문용 인증서"이고, 때로는 설명이 전혀 없습니다.
고객은 금요일에 재료를 받습니다. 그들의 수입 검사 팀은 월요일에 인증서를 요청합니다. 미지급금 팀은 인증서 대기 중 송장을 보류합니다. 유통업체의 내부 영업 담당자는 전화나 이메일을 받습니다. 누군가 스캔을 파고 다시 보냅니다. 인증서를 사용할 수 있었습니다. 고객이 필요로 할 때나 방식으로 배송되지 않았을 뿐입니다.
이것이 표준 프로세스입니다. 작동하지만 거의. 이것이 생성하는 인증서 추적은 예측 가능하고 반복되는 비용이며 더 나은 워크플로우를 구축한 사람이 없기 때문에 양측이 수용합니다.
디지털 인증서 배송은 다른 철학이 아닙니다. 같은 작업을 다르게 실행하는 것입니다. 동일한 인증서, 동일한 데이터, 다른 타이밍 및 배송 메커니즘.
현재 프로세스가 중단되는 위치
이메일 첨부 파일 모델에는 4가지 특정 오류점이 있습니다.
재료 후 전송되는 인증서. 인증서는 배송 전 또는 배송 시에 도착해야 하므로 수입 검사가 트럭이 도착할 때 시작할 수 있습니다. 인증서가 1~2일 후 이메일로 도착하면 처리 격차가 발생합니다. 재료는 대기 영역에 남아 있고 팀은 문서를 기다립니다.
잘못된 인증서 첨부. 인증서를 수동으로 이메일로 보낼 때 발신자는 주문 번호 또는 고객 이름을 기반으로 인증서를 찾습니다. 잘못된 레이블이 있는 파일이나 잘못된 열 번호를 반환하는 빠른 검색으로 인해 잘못된 인증서가 전송됩니다. 고객의 검사자는 거부합니다. 앞뒤로 이동하기 시작합니다.
받은 편지함에서 손실. 인증서 이메일이 다음 날 도착하고 다른 메시지 아래에 묻혀 고객이 처리하지 않습니다. 3주 후 그들은 전화를 합니다. 유통업체가 다시 보냅니다. 고객은 첫 번째를 받지 못했다고 주장합니다. 어느 쪽도 이메일 스레드를 파고 없이 확인할 수 없습니다.
셀프 서비스 액세스 없음. 고객이 6개월 후에 인증서가 필요한 경우(품질 감사, 보증 청구, 추적 가능성 요청의 경우) 전화를 걸 것입니다. 팀이 이전 이메일 및 폴더를 검색합니다. 원래 이메일 스레드가 보관되거나 삭제된 경우 검색이 에스컬레이션됩니다. 이것은 양측 모두에 조직된 인증서 기록이 없기 때문에 불균형한 시간이 드는 해결 가능한 문제입니다.
디지털 인증서 배송이 실제로 어떻게 보이는지
디지털 인증서 배송에는 이메일 첨부 파일 모델과 구별하는 3가지 정의 특성이 있습니다.
인증서가 주문에 연결되어 있으며 이메일에서 떠 있지 않습니다. 인증서 데이터가 수신 시에 캡처되고 주문 레코드에 연결될 때 주문에 액세스할 수 있는 모든 사람(팀, 포털을 통한 고객)이 주문에서 직접 인증서를 끌어올 수 있습니다. 이메일 히스토리를 통한 검색이 필요하지 않습니다. 누군가에게 다시 보내도록 요청할 필요가 없습니다.
인증서는 트럭이 도착하기 전에 다운로드 가능합니다. 배송이 확인되면 인증서 패키지가 자동으로 배송 알림에 첨부됩니다. 고객은 알림을 받거나 포털에 로그인하여 물리적으로 도착하기 전에 인바운드 배송용 인증서 패키지를 다운로드할 수 있습니다. 수입 검사는 언로딩 전에 시작할 수 있습니다.
배송 확인 시 자동 배송 트리거. 누군가 인증서를 이메일로 보내는 것을 기억하도록 하는 대신 배송 상태가 업데이트될 때 배송이 자동으로 트리거됩니다. 고객은 인증서 패키지로 링크된 이메일(또는 포털 알림)을 받습니다. 수동 단계가 필요하지 않습니다.
고객 포털 구성 요소
고객 포털은 디지털 인증서 배송의 상위 버전입니다. 이메일을 통해 인증서 문서를 푸시하는 대신 포털을 사용하면 고객이 로그인하고 완전한 주문 이력에 액세스할 수 있습니다. 여기에는 그들에게 배송된 모든 열에 대한 모든 인증서가 포함됩니다.
여러 배송 날짜에 걸쳐 여러 구매 주문을 관리하는 고객의 경우 이것은 이메일 아카이브보다 훨씬 더 유용합니다. 주문 번호, 열 번호, 배송 날짜 또는 재료 등급으로 검색할 수 있습니다. 팀에 문의하지 않고 언제든지 인증서 패키지를 다운로드할 수 있습니다.
포털은 또한 서비스 수준 대화를 변경합니다. "고객 포털을 제공하여 언제든지 모든 인증서에 액세스할 수 있습니다"는 "요청할 때 인증서를 이메일로 보내겠습니다"와 다른 판매 피치입니다. 승인된 공급업체 옵션을 평가하는 품질 집약적 고객의 경우 인증서 접근성은 유형의 차별화 요소입니다.
배송 후 인증서 추적 - 제거됨
디지털 인증서 배송의 가장 직접적인 운영상 이점은 배송 후 인증서 추적을 제거하는 것입니다. 이것은 배송 후 몇 주 또는 몇 달 후에 오는 전화인 고객이 감사, 보증 청구 또는 추적 가능성 검토를 위해 인증서가 필요합니다.
이메일 첨부 파일 모델에서 이 호출은 내부 판매 또는 고객 서비스로 이동합니다. 누군가 이메일을 검색하고 공유 드라이브를 검색하고 품질 관리자에게 에스컬레이션할 수 있습니다. 검색은 원래 인증서가 저장된 방식에 따라 20분 또는 2일이 걸릴 수 있습니다.
디지털 배송 모델에서 답변은 "포털에 로그인하고 인증서가 주문 번호 X 아래에 있습니다."입니다. 또는 고객 서비스 담당자가 30초 내에 주문 레코드에서 끌어 내고 링크를 보냅니다. 시간 투자는 변수와 높음에서 일관되게 낮음으로 떨어집니다.
이 감소는 한 해의 배송에 걸쳐 모든 고객의 배송 후 요청 전체에 곱합니다. 주당 50개 또는 100개의 주문을 처리하는 유통업체의 경우 인증서 추적을 제거하는 것은 의미 있는 노동력 절감이며 고객 경험의 측정 가능한 개선입니다.