현물구매는 정상적인 공급망에 격차가 있기 때문에 존재합니다. 고객은 표준 리드타임보다 빠르게 재료가 필요합니다. 선호하는 제강소의 재고가 없습니다. 경쟁업체가 재판매를 매력적으로 만드는 가격에 재료를 제공합니다. 격차를 메우기 위해 브로커, 잉여 야적장 또는 낯선 유통업자로부터 구매합니다.
현물구매의 긴급 상황에서 인증서 요구사항이 종종 제거됩니다. 대화는 가격, 가용성 및 배송 날짜에 관한 것이지 문서화에 관한 것이 아닙니다. 재료가 도착하고 재고로 인수되며 모두 계속 진행됩니다.
8개월 후 해당 열에서 재료를 구매한 고객이 자신의 고객에게 품질 불만을 제기합니다. 품질 감사는 원본 MTC에 대한 추적성을 요구합니다. 그들이 당신에게 전화합니다. 현물 판매자에게 전화합니다. 현물 판매자는 인증서가 거래에 포함되지 않았다고 말합니다. 원본 제강소는 외국 제조사이며 재발급 요청에 응하지 않습니다. 인증서가 접근 가능한 형태로 존재하지 않습니다.
당신은 이제 재료 추적성 격차의 소유자입니다. 재료가 고객의 제품에 있습니다. 제품이 이미 사용 중일 수 있습니다. 재료의 특성을 뒷받침할 문서가 없습니다.
현물구매가 인증서 책임을 만드는 이유
비표준 출처의 현물구매는 세 가지 이유로 높은 인증서 위험을 제공합니다:
판매자가 인증서를 발급하지 않았을 수 있습니다. 브로커와 잉여 딜러는 종종 완전한 문서화 없이 재료를 구매합니다. 재료와 함께 온 인증서를 획득합니다 — 때로는 완전한 MTC, 때로는 부분적인 시험 보고서, 때로는 아무것도 없습니다. 인증서 문서 상태는 판매자가 이를 주요 문제로 보지 않기 때문에 종종 판매에서 정확하게 표현되지 않습니다.
외국 제강소 인증서는 재발급하기 어렵습니다. 주요 국내 제강소는 인증서 기록을 유지하며 요청 시 재발급합니다. 특히 상품 제품의 경우 더 작은 외국 제강소는 접근 가능한 인증서 보관소가 없을 수 있습니다. 구매 시점에 캡처되지 않은 인증서는 영구적으로 사용 불가능할 수 있습니다.
긴급 상황은 정상적인 승인 프로세스를 우회합니다. 표준 구매에서 조달 체크리스트는 인증서 요구사항을 포함합니다. 현물구매에서는 승인 체인이 압축됩니다. 구매자의 관리자가 "그냥 재료를 얻어"라고 말하면 정상적인 체크리스트 항목이 건너뜁니다.
인증서가 누락되었을 때 일어나는 일
시퀀스는 단계별로 전개되며 각 단계는 이전보다 더 심각합니다.
단계 1: 고객 요청. 고객이 특정 열에 대한 MTC를 요청합니다. 파일을 검색합니다. 인증서가 없습니다. 공급자에게 연락합니다. 공급자가 없습니다. 고객에게 설명합니다.
단계 2: 고객 상향 보고. 고객이 품질 시스템 내에서 상향 보고합니다. 누락된 MTC는 회사에 대한 기록된 부적합성이 됩니다. 고객에 따라 이는 공식적인 시정 조치 요청, 승인된 공급자 등급 감소 또는 승인된 공급자 목록에서 제거될 수 있습니다.
단계 3: 재료 상태. 재료가 이미 제품에 통합된 경우 고객은 결정을 합니다: 재료 처리를 기다리는 동안 제품을 격리, 배치를 완전히 거부, 또는 기록된 위험 승인과 함께 그대로 사용. 세 가지 옵션 모두 비용이 들며 회사가 일부 또는 전부를 책임집니다.
단계 4: 다운스트림 책임. 규제 산업 — 압력 용기, 항공우주 구조, 핵 구성 요소 — 재료 인증서 체인의 추적성 격차는 제품 보류, 규제 통지 또는 심각한 경우 제품 리콜을 트리거할 수 있습니다. 단일 인증서 격차로 인한 재무 노출은 이를 만든 현물구매의 가치를 훨씬 초과할 수 있습니다.
지속되는 인증서 없음-인수 없음 정책 구축
정책은 직설적입니다: 인증 받은 MTC 없이는 어떤 재료도 재고로 인수되지 않습니다. 현물구매에 대한 예외 없음. 긴급 주문에 대한 예외 없음. 알려진 공급자에 대한 예외 없음.
현물구매 압력 하에서 정책을 유지하려면 두 가지가 필요합니다:
구매 시 정책을 보이게 하기, 수령 시가 아닙니다. 인증서 요구사항은 구매 주문의 일부여야 하며, 수령소의 확인이 아닙니다. 모든 PO — 긴급 현물구매 포함 — 는 MTC 요구사항을 지정하는 라인을 포함해야 합니다. 이는 대화를 변경합니다: "PO를 보내겠습니다, 배송 시 인증서 필요" 인증서 도착을 희망하는 대신.
수령 권한에 인증되지 않은 재료를 거부할 권한 부여. 수령 팀은 필요한 문서 없이 도착하는 재료를 보유하거나 반환할 명시적 권한이 필요합니다. 이 권한이 없으면 누군가가 주문이 긴급하다고 말했기 때문에 수령이 재료를 수락하고 인증서 격차는 나중에만 발견됩니다.
배송 압력 하에 있을 때 구매 팀은 이 정책에 저항할 것입니다. 응답은 위에 설명된 시나리오입니다: 처리 후 또는 배송 후 발견된 인증서 격차의 비용은 문서를 올바르게 얻기 위해 이틀 지연의 비용의 배수입니다.
기존 인증되지 않은 재고 처리
시설에 이미 인증서 없이 재고에 있는 재료가 있다면 — 과거 현물구매 또는 불완전한 역사적 문서에서 — 방법은 재료의 목적지에 달려 있습니다.
인증서 요구사항이 없는 고객에게만 판매되는 재료의 경우 위험이 제한됩니다. 재고 기록에 제한을 문서화합니다: "사용 가능한 MTC 없음, 인증서 필요 없는 계정에만 판매."
인증서가 필요한 고객에게 판매될 수 있는 재료의 경우 두 가지 옵션이 있습니다: 가능하면 원본 제강소에서 대체 MTC를 소싱하거나 인증된 실험실을 통해 재료를 물리적으로 테스트하고 시험 결과를 문서화합니다. 물리적 테스트는 비싸지만 기록된 속성 기록을 만듭니다.
문서화 없고 문서화 경로가 없는 재료는 제한된 것으로 표시되어야 하며 추적성이 필요한 품질 시스템을 가진 고객에게 할당되지 않아야 합니다.
인증서 없음-인수 없음 정책은 문제가 증가하는 것을 방지합니다. 기존 격차 관리는 분류가 필요합니다. 분류가 빨리 진행될수록 소진되는 옵션이 적습니다.