제조업체가 귀사에서 강철판을 주문하면서 귀사의 적합성 증명서(공장의 MTC가 아닌, 자재가 지정된 요구사항을 충족함을 증명하는 귀사의 문서)를 제공하도록 요구합니다. 이는 규제 산업의 표준 관행입니다. 고객은 귀사 레터헤드의 문서를 원하며, 귀사의 승인된 서명이 있어 자재가 PO 요구사항을 충족하는지 확인했음을 보증합니다.
수동 프로세스를 갖춘 유통업체의 경우, 이 문서를 생성하는 데 주문당 1525분이 소요됩니다. 올바른 Word 템플릿을 찾고, MTC를 열어 데이터를 추출하고, 열 번호, 등급, 화학 값, 치수 및 사양 참조를 입력한 후, 인쇄하고, 품질 관리자의 서명을 받고, 스캔하여 주문 문서에 첨부합니다. 이를 주당 3050개 주문에 곱하면 상당한 문서 부담 — 그리고 필사 오류의 상당한 기회가 있습니다.
더 빠른 버전이 있습니다. 이것이 어떻게 보이는지 보세요.
적절한 유통업체 CoC에 포함되어야 하는 것
생성을 자동화하기 전에 일관된 템플릿이 필요합니다. 유통업체 적합성 증명서는 다음을 포함해야 합니다:
신원 필드:
- 회사명, 주소 및 로고
- 문서 번호 및 개정판
- 발급일
- 승인된 서명자 이름 및 직책
주문 참조:
- 고객명 및 PO 번호
- 귀사의 판매주문 번호
- 배송일
자재 식별:
- 자재 설명(예: SA-516-70 Normalized Pressure Vessel Plate)
- 열 번호
- 해당하는 경우 배치 또는 코일 번호
- 배송된 치수 및 수량
적합성 진술:
- 인증 대상 사양(예: ASTM A516/A516M, 등급 70)
- 자재가 테스트되었으며 모든 지정된 요구사항을 충족함을 발견했다는 진술
- 원본 공장 테스트 증명서(문서 번호 또는 공장 참조)에 대한 참조
- PO에서 호출하는 보충 요구사항에 대한 진술
서명 블록:
- 승인된 품질 담당자의 이름, 직책 및 서명
- 서명 날짜
CoC는 MTC를 대체하지 않습니다 — 동반합니다. 공장 문서는 화학, 기계 테스트 및 열처리를 증명합니다. 귀사의 CoC는 고객의 요구사항에 대해 검토했으며 이를 충족함을 확인했음을 증명합니다.
수동 프로세스 및 그 실패 모드
대부분의 유통업체는 Word 템플릿을 실행합니다. 문서 제어 담당자는 템플릿을 열고 주문 번호를 파일 이름으로 하여 새 사본을 저장하고 MTC에서 수동으로 데이터를 입력합니다. 인쇄하고, 품질 관리자에게 서명받은 후, 스캔하고 배송 폴더에 첨부합니다.
실패 모드는 예측 가능합니다:
필사 오류. 열 번호, 화학 값 및 사양 참조가 잘못 입력됩니다. A516 대신 A5166. 37,000 psi 대신 37,500 psi의 항복 강도. 이러한 오류는 고객이 발견하면 일상적인 문서를 부적합으로 변합니다.
잘못된 템플릿 버전. Word 템플릿은 고객 감사에서 변경을 요구한 후 업데이트됩니다. 모든 사람이 최신 버전을 가지고 있지 않습니다. 서명된 CoC가 필수 필드가 누락된 이전 템플릿으로 발행됩니다.
서명 지연. 품질 관리자가 서명 권한이 있는 유일한 사람입니다. 회의 중이거나 외출 중이거나 사용 불가능합니다. 배송이 서명을 기다리는 동안 지연됩니다.
손실된 초안. 서명되지 않은 버전이 잘못된 폴더에 저장됩니다. 서명된 스캔이 일관되지 않게 명명됩니다. 6개월 후, 고객이 CoC를 요청하면 올바른 버전을 찾는 데 새로 생성하는 것보다 더 오래 걸립니다.
디지털 생성 프로세스의 모습
디지털 CoC 생성 프로세스는 필사 단계와 버전 제어 문제를 제거합니다. 구조는 다음과 같습니다:
1단계: 수신 시 MTC 데이터가 추출되고 구조화됩니다. MTC가 도착하면 주요 필드 — 열 번호, 등급, 화학, 기계 테스트 결과, 보충 요구사항 — 이 구조화된 레코드에 캡처됩니다. 이는 양식에 수동으로 수행하거나 OCR 및 인증서 분석을 사용하여 자동으로 수행할 수 있습니다.
2단계: 주문-인증서 연결이 유지됩니다. 해당 열에 대해 판매주문이 배치되면 인증서 레코드는 주문 레코드에 연결됩니다. 시스템은 어느 MTC가 어느 배송을 지원하는지 알고 있습니다.
3단계: 배송 확인 시 CoC 생성이 트리거됩니다. 주문이 배송 준비가 되면 시스템은 연결된 인증서 데이터 및 주문 데이터에서 CoC 템플릿을 미리 채웁니다. 주문의 고객명, 인증서의 자재 데이터, 주문의 PO 번호. 문서 제어 담당자는 미리 채워진 양식을 검토하고 확인합니다.
4단계: 전자서명이 적용됩니다. 품질 관리자는 서명 요청 — 링크, 알림 또는 큐 항목 — 을 받고 미리 채워진 문서를 검토한 후 전자서명을 적용합니다. 인쇄 없음, 스캔 없음. 서명된 문서는 주문에 연결된 PDF로 저장됩니다.
5단계: CoC가 배송 알림과 함께 배포됩니다. 배송이 확인되면 서명된 CoC 및 원본 MTC가 자동으로 고객에게 전송되는 문서 패키지에 포함됩니다.
확인에서 서명된 문서까지: 2분 미만의 활성 작업. 나머지는 데이터 흐름입니다.
운영상의 이점
운영상의 이점은 단순히 속도만은 아닙니다. 일관성과 완전성입니다. 귀사 시설에서 나가는 모든 CoC는 현재 템플릿에 있고, 인증서 레코드의 정확한 데이터, 올바른 서명, 그리고 이를 다루는 주문에 연결되어 있습니다. 필사 오류 없음. 버전 불일치 없음. 누락된 필드 없음.
품질 집약적 고객을 서비스하는 유통업체의 경우, CoC 품질이 눈에 띕니다. 미리 채워진 정확한 데이터가 있는 CoC는 성숙한 문서 프로세스를 나타냅니다. 수정액이 있거나 필드가 비어 있는 손으로 작성한 CoC는 반대를 나타냅니다.
여기서 설명한 생성 프로세스는 대규모 소프트웨어 투자가 필요하지 않습니다. 수신 시 구조화된 인증서 수취, 주문 관리 시스템의 주문-인증서 연결, 잠긴 CoC 템플릿 및 디지털 서명 메커니즘이 필요합니다. 이들은 하루에 한 줌 이상의 주문을 관리하는 모든 유통업체에게 달성 가능한 단계입니다.