귀사의 강철 유통업체 또는 서비스 센터에 대한 고객 감사는 예측 가능한 패턴을 따릅니다. 감시자는 체크리스트가 있습니다. 그 리스트의 어느 시점에서 그들은 같은 질문의 변형을 묻습니다: 지난 6개월 동안의 배송에서 열 번호를 선택하고 완전한 문서 체인을 보여주십시오 — 재료를 받았을 때부터 우리에게 배송했을 때까지.
이것은 추적 가능성 감사입니다. 감시자는 귀사의 품질 시스템이 공급업체 수령을 고객 배송과 연결하고 각 단계에 문서화가 있음을 확인하고 싶어 합니다. 이것은 ISO 9001 등록 시설, 자동차 공급망 감사, 항공우주 승인된 공급업체 프로그램 및 규제 산업의 고객 적격 절차에서 표준 요구 사항입니다.
이 요청에 대한 수동 답변은 좋은 날에 20~45분 소요됩니다. 나쁜 날 — 수령 문서가 인증서와 다른 물리적 파일에 있거나 작업 지시 기록이 보관된 시스템에 있거나 피크 기간의 배송으로 서류 정리가 미처 되지 않은 경우 — 답변은 수 시간이 걸릴 수 있습니다. 또는 재구성이 불가능할 수도 있습니다.
디지털 답변은 60초 미만이어야 합니다. 거기에 도달하는 데 필요한 것은 다음과 같습니다.
감시자가 실제로 찾는 것
추적 가능성 체인에는 감시자가 연결된 것을 보고 싶어하는 세 개의 노드가 있습니다:
노드 1: 공급업체 수령. 제철소 테스트 인증서, 수령 문서, 공급업체 PO. 이것은 귀사가 문서화된 원천에서 문서화된 속성으로 문서화된 날짜에 재료를 수령했음을 증명합니다.
노드 2: 처리 기록 (해당되는 경우). 귀사 시설이 재료를 절단, 성형, 처리 또는 기타 방식으로 처리한 경우 감시자는 들어오는 열을 처리된 항목에 연결하는 작업 지시서 또는 처리 기록을 보고 싶어 합니다. 이것은 내부 추적 가능성 링크입니다 — 이것은 "이 열이 수령에서 배송 사이에 어떻게 되었는가?"라는 질문에 답합니다.
노드 3: 고객 배송. 포장 목록, 배송 문서 및 배송 확인. 이것은 재료가 현재 귀사를 감시하고 있는 고객에게 주장된 날짜에 주장된 수량으로 이동했음을 증명합니다.
감시자는 단일 열 번호를 모든 세 노드에서 추적하고 체인이 끊기지 않았음을 확인하고 싶어 합니다. 재료는 이 수령에서 Heat 98721로 도착 → 작업 지시 4412에서 항목으로 처리 → 배송 증명 7823에서 이 고객에게 배송. 각 단계가 문서화됨. 각 문서를 사용할 수 있음.
수동 버전 및 실패하는 곳
대부분의 유통업체와 서비스 센터에서 이 세 가지 문서 유형은 세 개의 다른 위치에 있습니다.
수령 문서와 인증서는 수령 파일에 있습니다 — 수령 날짜 또는 공급업체로 구성된 물리적 바인더 또는 수령 번호로 구성된 디지털 폴더입니다. 작업 지시서 또는 처리 기록은 생산 시스템에 있습니다 — 별도의 소프트웨어, 작업 시트 바인더 또는 공식적으로 기록되지 않은 화이트보드입니다. 배송 문서는 판매 또는 물류 시스템 또는 배송 날짜로 구성된 배송 폴더에 있습니다.
이 시스템 중 어느 것도 열 번호로 서로 연결되지 않습니다. 체인을 재구성하기 위해 품질 관리자는 열 번호로 시작하여 수령 파일로 가서 인증서를 찾고 수령 번호를 적고 생산 기록으로 가서 그 수령을 참조하는 작업 지시를 찾고 작업 지시 번호를 적고 배송 기록으로 가서 그 작업 지시에서 항목을 포함하는 배송을 찾습니다.
각 시스템이 잘 조직되어 있으면 이것은 20분이 걸립니다. 서류 정리 단계가 건너뛰어지거나 불일치했다면 — 피크 기간, 직원 전환 또는 시설 이동 중에 발생합니다 — 재구성은 더 오래 걸리거나 완전히 실패합니다.
60초 답변 구축
60초 답변은 세 가지 문서 유형이 모두 공통 참조 — 열 번호 — 로 단일 쿼리 가능한 시스템에 연결되어야 합니다.
아키텍처는:
수령 시: 인증서는 열 번호를 기본 키로 사용하여 디지털 시스템에 기록됩니다. 수령 문서 번호는 인증서 기록에 연결됩니다.
처리 시: 작업 지시는 열 번호와 수령 문서 번호를 참조합니다. 생산 기록이 입력되거나 확인될 때 열 번호는 유지됩니다.
배송 시: 배송 문서는 작업 지시 번호를 참조합니다 (또는 직접 열 번호, 길이에 맞게 자르기 및 간단한 이행 시나리오에서). 인증서는 배송 문서에 연결됩니다.
감시자가 Heat 98721의 체인을 요청하면 품질 관리자는 열 번호를 시스템에 입력합니다. 쿼리는 반환합니다: 수령 문서, 인증서 링크, 작업 지시 참조 및 배송 문서 — 모두 연결됨, 모두 단일 작업으로 다운로드 가능합니다.
검색은 10초가 걸립니다. 패키지 생성은 30초가 걸립니다. 감시자는 질문을 완료하기 전에 화면에 모든 것을 가지고 있습니다.
각 거래 단계에서 필요한 것
수령: 구조화된 열 번호 필드가 있는 인증서 수령, 수령 문서 번호에 연결됨. 이것은 기초입니다 — 인증서가 올바른 열 번호로 시스템에 있지 않으면 다른 것은 작동하지 않습니다.
처리: 원본 열 번호를 캡처하는 작업 지시 항목. 길이에 맞게 자르기 작업의 경우 이는 어느 열이 어느 작업에 사용되었는지 기록하는 것을 의미합니다. 부가가치 처리를 수행하는 서비스 센터의 경우 이는 생산 여행을 들어오는 인증서에 연결하는 것을 의미합니다.
배송: 열 번호 또는 작업 지시를 참조하는 배송 문서. 이 단계는 종종 건너뛰어집니다 — 배송 팀은 항목 수 및 배송 주소에 집중하며 인증서 참조에는 집중하지 않습니다. 포장 목록 또는 배송 확인에 인증서 참조를 구축하는 것은 체인의 마지막 링크입니다.
이 단계 중 어느 것도 기술적으로 복잡하지 않습니다. 이들은 프로세스 규칙입니다: 열 번호를 공통 식별자로 사용하여 각 거래 단계에서 일관된 데이터 항목입니다. 이점은 감시자가 나타났을 때 위기 대응이 필요하지 않은 감사 준비입니다.