영업 담당자가 재고 주문을 확인하고 배송 서류를 인쇄한 후 창고로 향합니다. 트럭이 떠나기 전에 누군가는 배송되는 특정 열번호에 대한 인증서를 찾아야 합니다. 담당자는 공유 드라이브를 검색하는 데 20분을 보냅니다. 찾지 못합니다. 내부 영업 데스크에 전화합니다. 내부 영업은 이메일 아카이브를 확인합니다. 추가 15분. 결국 누군가 찾거나 배송하고 나중에 이메일로 인증서를 보내며 고객이 배송이 입고 검사에 도착하기 전에 물어보지 않기를 바랍니다.
이것은 대부분의 강철 유통업체에서 하루에 수십 번 발생합니다. 아무도 시간을 추적하지 않습니다. 아무도 손실로 분류하지 않습니다. 프로세스는 항상 이런 식이었으므로 정상으로 취급됩니다.
그것은 정상이 아닙니다. 대부분의 유통업체가 단순히 보기를 멈춘 고정 가능한 운영 문제입니다.
유통업체들이 이를 정상화하는 이유
인증서는 대부분의 유통업체 워크플로우에서 지원 문서입니다. 핵심 거래 - 재고 확인, 주문 처리, 배송 스케줄링 - 잘 관리됩니다. 인증서는 배송 전에 어떻게든 해결되는 사후 생각입니다.
그것은 해결되기 때문에 - 대부분의 경우 - 시스템적 실패로 등록되지 않습니다. 화요일 20분 인증서 수색은 금요일 45분 수색과 아무도의 마음 속에서 연결되지 않습니다. 각각은 일회성 불편입니다. 지점 전체에서 종합하면 상당하고 일관된 비용을 나타냅니다.
지속되는 또 다른 이유는: 인증서 사냥을 하는 사람들은 운영 우선순위를 설정하는 사람들이 아닙니다. 영업 담당자 또는 내부 영업 코디네이터는 주문을 완료하는 것이 업무이기 때문에 시간을 소비합니다. 그들은 상황적으로 해결합니다. 프로세스를 재설계하는 것이 자신의 역할이 아니기 때문에 프로세스 문제로 에스컬레이션하지 않습니다.
실제로 어느 정도 비용이 드나요?
수학은 직접적입니다. 인증서 요구 사항이 있는 하루에 15-20개 주문을 처리하는 지점에서 팀이 인증서 관련 작업에 평균 하루 3시간을 소비한다고 가정합니다 - 사냥, 공급업체에 요청, 누락된 인증서 추적, 다중 열 주문 패키지 조립.
3시간/일 × 시간당 $40 × 250 근무일 = 지점당 연간 $30,000 인증서 검색 노동력에서.
여러 지점을 가진 유통업체의 경우 이에 따라 곱합니다. 4개 지점은 연간 $120,000입니다 - 전용 소프트웨어 솔루션에 여러 번 자금을 조달할 수 있을 만큼 충분한 라인 항목입니다.
이 숫자는 배송 전에 인증서를 찾을 수 없어 보관된 배송 비용, 받지 못했고 배송 시에만 발견된 현물 구매 인증서 또는 지연된 인증서 배송으로 인한 고객 관계 손상을 포함하지 않습니다.
유통업체의 세 가지 인증서 검색 실패 지점
수신 시 열번호가 아닌 날짜별로 분류된 인증서. 이것은 대부분의 인증서 사냥의 구조적 원인입니다. 인증서가 방앗간이나 브로커로부터 도착하여 날짜 또는 공급업체 이름으로 저장되면 주문 시 검색 경로 - 운영자가 픽 티켓의 열번호를 알 때 - 파일 경로로 연결되지 않습니다. 모든 조회에는 누군가가 수동으로 수행하는 교차 참조가 필요합니다.
다중 위치 재고, 단일 위치 인증서. 창고 A로 주문된 재료는 재고를 리밸런싱할 때 창고 B로 이동합니다. 인증서는 창고 A에 남았습니다 - 또는 오히려 창고 A의 수신 프로세스로 태그된 공유 드라이브 폴더에 있습니다. 창고 B의 배송팀은 어디를 봐야 하는지 또는 누구에게 전화해야 하는지 모르면 접근할 수 없습니다.
요청된 적이 없는 현물 구매 인증서. 유통업체가 현물 구매 - 다른 서비스 센터 또는 브로커로부터의 재고가 없는 구매 - 에서 고객 주문을 채울 때 해당 재료의 인증서는 거래의 일부로 요청된 적이 없을 수 있습니다. 현물 구매 공급업체의 인증서 관행은 다양합니다. 일부는 자동으로 인증서를 포함합니다. 다른 것들은 요청된 경우에만 보냅니다. 고객이 물어볼 때 유통업체가 차이를 발견합니다.
고객이 요구하기 시작하는 것
허용 가능한 인증서 전달을 위한 임계값이 증가하고 있습니다. 항공우주, 방위 및 자동차 공급망 고객은 배송 확인 전에 디지털 인증서 전달을 점점 더 요구하고 있습니다 - "인증서 팔로우" 아닙니다. 일부는 입고 검사팀이 트럭이 도착하기 전에 검토를 시작할 수 있도록 주문 확인과 동일한 시스템에서 인증서 가용성을 요구합니다.
이러한 시장에 서비스를 제공하는 유통업체의 경우 비공식적인 "배송 및 나중에 인증서 보내기" 접근 방식은 더 이상 실행 가능하지 않습니다. 수익이 가장 중요한 고객과 거래하는 조건이 되고 있습니다.
해결책은 어떤 모습일까요
운영 변화는 인증서 가용성을 배송 전 사후 생각이 아닌 주문 확인 워크플로우의 일부로 만드는 것입니다.
열번호가 재고로 수신되면 인증서는 열번호별로 인덱싱됩니다 - 즉시 수신의 일부로. 그 열번호가 주문에 할당되면 인증서는 주문 레코드에서 접근 가능합니다. 배송팀이 픽 티켓을 가져갈 때 인증서는 별도의 검색 없이 사용 가능합니다.
이것은 하나의 구조적 변화가 필요합니다: 수신 시 열번호로 인덱싱된 인증서 섭취, 재고 가시성이 있는 모든 위치 또는 시스템에서 접근 가능. 이를 지원하는 기술은 간단합니다. 이를 지속적으로 일관되게 적용하는 프로세스 규율은 더 어려운 부분입니다 - 그리고 소프트웨어 구매가 아닌 관리 결정입니다.
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