MTC管理のための共有ドライブを卒業した5つの兆候

共有ドライブは、企業がより小さく、サプライヤーベースが短く、1人のQC管理者がファイリング規則を頭で保つことができた時期に設定されました。フォルダは年ごと、供給者別、等級別に整理されています。ただし、2021年のフォルダは、誰かが6か月間顧客別に再編成した後に除外されます。証明書はあります。ほとんどです。どこを見るかを知っていれば。

この配置は、3つのサプライヤーから月間30注文が1つの拠点にある場合は理にかなっていました。12のサプライヤーから月間150注文、3つの倉庫全体、そして各配送に完全な証明書パッケージを要求する新しい航空宇宙顧客がいる場合、これはもはやファイリングシステムではありません。リスクです。

ほとんどの運営管理者が尋ねる質問は、「アップグレードすべきか?」ではなく、「本当に共有ドライブを卒業したのか、それとも機能するシステムに不耐性なのか?」です。これら5つの兆候は、意見ではなく観察可能な運営行動に基づいて診断的な答えを提供します。

兆候1:証明書検索が注文あたり20分以上かかります

これは、証明書管理システムが問題になったことを示す最も信頼できる運営指標です。証明書検索が必要な次の3つの注文で時間を計測してください。証明書が昨日提出され、サプライヤーが明白な簡単なものではありません。3か月前に到着したもの、ブローカーから来たもの、または2つのロット間で分割されたものです。

プロセスに、正しいフォルダパスを見つける前に3つの異なるフォルダパスを開く、元のファイルが存在する場所にないためにサプライヤーに再送信を要求するメール、「覚えているかもしれない」同僚への電話、または見つけた証明書が間違ったロットであることを実現して再開することが含まれる場合、検索時間はワークフロー非効率ではありません。これはシステム問題です。

共有ドライブには、ロット番号、発注書番号、および化学値を構造化データとして理解する検索メカニズムがありません。ファイルシステムです。ファイル名とフォルダパスを検索できます。データベースをクエリするようにクエリすることはできません。事業が十分に小さかったため、すべての証明書が2つまたは3つのサプライヤーからの一貫した命名規則で到着し、1人がすべてのファイリングを処理した場合、ファイルシステムは十分でした。12のサプライヤー、異なる命名規則、3つのファイリング拠点、可変配送形式（メールPDF、サプライヤーポータルダウンロード、受信でスキャンされた物理文書）がある場合、ファイルシステムは正しいツールではありません。

注文あたり20分の検索労働、月間150注文は月間50時間です。これは、即座にアクセス可能であるべきドキュメントを探すために費やされた品質技術者の完全な就業週以上です。

兆候2:過去6か月以内に、欠落または不正な証明書により出荷が保持されました

証明書の問題による1つの出荷保持はデータポイントです。同じ年の2つはパターンです。共有ドライブは、顧客やドックに到達する前に偏差をキャッチしていません。各保持のコストは、発生頻度が重要になるほど大きいです。

証明書の問題による出荷保持(証明書が欠落しており、顧客の受信ウィンドウが閉じる前に見つけることができない、またはファイル上の証明書は顧客の仕様に準拠しない値を示す)は、急速に蓄積される直接コストを発生させます。返品配送料金は出荷に応じて$500から$2,000です。短期の緊急再購入は材料コストに15〜30%を追加します。顧客施設でのスケジュール中断がクレームを生成する可能性があります。独自の受信およびQCチームは、例外管理に2〜4時間を費やします。総コストが加算されると、証明書管理の失敗に起因する単一の出荷保持は、通常、中規模の事業の場合は$5,000から$15,000の間です。

共有ドライブは、証明書データを仕様要件と比較するメカニズムを持たないため、配送前に偏差をキャッチすることはできません。ファイルを保存します。これらのファイルが発注書仕様に準拠する値を含むかどうかは、人間が確認する必要があります。確認する場合、仕様が何かを知っており、トラックが積み込まれる前に正しい証明書を見つけることができる場合。

過去6か月以内に1つの保持があった場合、現在のシステムはこのカテゴリーの失敗を防止していないことを確認しました。質問は、2番目を待つかどうかです。

兆候3:2つ以上の拠点または3つ以上のサプライヤーから材料を処理します

共有ドライブは、単一の運営環境を想定しています:1つのファイリング拠点、1つの命名規則、証明書摂取を担当する1人。追加の拠点と追加のサプライヤーは、ファイルシステムが構造的に対応できない化合複雑性を追加します。

材料がプライマリ倉庫からセカンダリ処理場所に移動する場合、証明書がそれに従う必要があります。または少なくとも、両方のポイントからアクセス可能である必要があります。共有ドライブの設定では、これには意図的なアクション:ファイルのコピー、参照ドキュメントの更新、または両方の拠点の人々がどのフォルダパスをチェックするかを知ることに頼ります。実際には、明示的な証明書の引き渡しなしに材料が移動された場合、証明書は受け入れ拠点に関連付けられたままであり、処理場所は電話またはメール以外にアクセスする方法がありません。

複数のサプライヤーは、複数の命名規則、複数のドキュメント形式、および複数の配送方法を意味します。1つのサプライヤーはロット番号で命名されたPDFを送信します。別のサプライヤーは内部注文番号で命名されたPDFを送信します。3番目は、アクセスにログインが必要で、ファイリングに手動ダウンロードが必要なサプライヤーポータルにアップロードします。4番目は、受け入れでスキャンされ、「scan_20240912_094312.pdf」としてメール受信トレイに到着する物理文書をトラックで送信します。これらを共有ドライブに一貫して保存するには、能動的な努力と、すべてが従う文書化された規則が必要です。誰かが規則から逸脱する瞬間(忙しかったため、ファイルが命名パターンに適合しなかったため、新しかったため)、ファイリングシステムは低下します。

3つ以上のサプライヤーは、共有ドライブの構造的制限が運営上重要になるしきい値です。3つの拠点の12のサプライヤーでは、これらの制限は毎週の活発な問題です。

兆候4:すべての配送で証明書パッケージを要求する顧客がいます

航空宇宙、防衛、ティア1自動車、原子力、圧力容器顧客(AS9100 Rev D、NADCAP、IATF 16949、またはNQA-1品質管理要件に基づいて運営)は、共通の要件を共有しています:完全で追跡可能な工場試験証明書パッケージ。すべての配送で、監査できる形式で組織されています。これらの顧客は、口頭確認を受け入れません。彼らは「数日与えてくれたら見つけられる」と認めません。彼らはサプライヤー適格プロセスの一部として証明書管理慣行を監査します。

サプライヤー監査への共有ドライブの回答は:「当社の証明書は、年とサプライヤーで整理された共有フォルダに保存されています。ロット番号または発注書番号を教えていただければ、任意の証明書を見つけることができます。」監査人は、3つまたは4つの特定の証明書をランダムにリクエストし、生成にかかる時間を測定し、システムが不適切な材料が検出されずに配送されるのをどのように防ぐかを示すよう要求します。

共有ドライブは、防止質問に答えることができません。それは受動的なファイリングシステムです。不適切な材料は、検出されずに配送されます。証明書が配送前にレビューされない場合、証明書がレビューされたが査定者が偏差をキャッチしなかった場合、または間違ったロットの証明書が引き出され、誰も実際の材料と比較しなかった場合。これらのいずれもの障害モードは、ドライブが何をチェックしたか、いつ、誰による、結果が何であるかを記録しないため、共有ドライブ監査では見えません。

航空宇宙および防衛顧客は、システム制御を実証できない証明書管理慣行についてサプライヤー適格を撤回しました。このような顧客が現在ある場合、または1つを追求している場合、証明書管理インフラストラクチャはプロセス制御を実証する必要があります。ドキュメント保存だけではありません。

兆候5:QC人員は誰もが何かを見つけられる唯一の人です

1人の制度的知識への単一の依存性は、実際に実現するまでほとんどの運営が過小評価するビジネスリスクです。QC管理者が2週間の休暇を取るとき、3日目に到着する緊急注文の証明書を誰がプルしますか?品質技術者がより良いオファーのために去るとき、交換がタイムプレッシャーの下で正確に証明書を取得するのに十分なファイリングシステムを学ぶのにどのくらい時間がかかりますか?

共有ドライブは、システム自体ではなく、それを使用する人々に知識管理を外部化します。システムはファイルを保存します。知識(特定の証明書を見つける場所、命名規則が何を意味するか、2022年の材料が再編成前にどのフォルダに行ったか、どのサプライヤーポータルがどのログインを必要とするか)は、システムを管理してきた人の中に存在します。その人が利用できない場合、システムは事実上オフラインになります。

これは仮説的なリスクではありません。重要なQC出発を経験したすべての鋼鉄サービスセンターおよび製造工場は、ドアを通り抜けた文書化されていない制度的知識がどのくらいであるかを正確に知っています。共有ドライブは情報が含まれているように見えます。含まれていないのは、取得ロジックです。ファイリングシステムをナビゲート可能にする心的モデル。そのロジックは人の中にあり、システムではありません。

目的で構築されたMTC管理システムは、証明書と関連する構造化データを保存します:ロット番号、発注書番号、グレード、化学値、機械的特性、顧客、サプライヤー、受信日、適合状態。アクセス権限を持つ誰もが、それがどのフォルダにあるかを知らなくても、または2019年の命名規則を思い出さずに、数秒以内にこれらのパラメータのいずれかで任意の証明書を取得できます。

これらのうち3つ以上が適用される場合

上記の5つの兆候は、それぞれが個別に専用のMTC管理システムへの移行を正当化するのに十分です。3つ以上が同時に発生することは、コストを積極的に吸収していることを意味します。検索労働、出荷保持、監査準備、顧客関係リスクで。最新のシステムは削除します。

共有ドライブからMTC ソフトウェアへの移行は、大規模なインフラプロジェクトではありません。主な作業は、履歴証明書データの導入、各仕様要件でサプライヤーと顧客プロファイルを設定し、新しい証明書の摂取ワークフローを確立することです。ほとんどの運営は、30〜60日以内に新しいシステムで定常状態に達します。

共有ドライブに留まるコストは、単一の項目で表示されません。給与、配送分散、QC残業、および場合によっては顧客請求全体に分散しています。専用システムに移行するコストは具体的で有界です。その非対称性(分散型の見えないコスト対具体的な見えるコスト)は、ほとんどの運営が移行を延期する理由です。

QC管理者が証明書ファイリングシステムの制度的記憶である場合、次の出荷保持は、かどうかの問題ではなく、いつの問題です。共有ドライブがいつを教えることはありません。

よくある質問