MTC管理ソフトウェア対スプレッドシート：実際のコスト比較

スプレッドシートは2年前に去った誰かによって構築されました。14個のタブがあります。「触らないでください」というラベルが付いたタブには、マスター熱インデックスが含まれています。条件付き書式は、炭素当量がリミットを超えるとセルを赤でハイライトしますが、D列からH列までだけです。なぜなら、誰かが2022年に範囲を更新せずにA列からC列を追加したからです。R列のVLOOKUPは2023年初期に削除された列を参照し、その年の1月以降のすべての熱番号に対して#REF!を返します。「R列を無視してPDFを使用する」というメモを追加した人がいます。

これがあなたのMTC追跡システムです。

機能します。つまり、あなたのチームは既知のすべての故障モードに対する回避策を開発したという意味です。それは独自の制度的論理を持っています。そしてそれを理解している人々があなたの会社に雇用されている限り、それは機能し続けるでしょう。機能しなくなるまで。

スプレッドシートが実際に上手にすること

自分のスプレッドシートを置き換える必要があると主張する前に、MTC管理についてスプレッドシートが何をうまく行うかについて正直であることは価値があります。

単一の場所で月20～30の証明書を処理する配布操業の場合、よくメンテナンスされたスプレッドシートは完全に適切なソリューションです。注文が単純な場合（1つの等級、1つの化学標準、顧客オーバーレイなし、補足要件なし）、仕様シートに対する手動比較は高速かつ正確です。スプレッドシートはコストがかからず、トレーニングが不要で、午後で設定できます。

ソフトウェア採用の経済学は、スプレッドシートの制限が実際のコストを生成する場合にのみ意味があります。単一の場所での少量操業の場合、これらの制限に達することはめったにありません。これがあなたのビジネスを説明している場合、誠実な答えは、今日MTC管理ソフトウェアが必要ないかもしれないということです。

問題は、スプレッドシートで始まるほとんどのビジネスが、その制限が理論的であることを停止し、出荷停止、監査失敗、職員の残業に表示される時点をはるかに超えて使用を続けることです。

スプレッドシートが故障する場所

スプレッドシートは、ボリューム、複雑性、またはコンプライアンス要件がその設計を超える場合、MTC管理に対して故障します。

変曲点は、操業のボリューム、複雑性、またはコンプライアンス要件がスプレッドシートが処理するように設計されたものを超える場合に到着します。

熱番号のインデックス付けはありません。 スプレッドシートには行と列があります。特定の熱番号の証明書を見つけるということは、どのタブを見るか、その熱が受け取られたときに使用されたファイリング規則が何であるか、証明書がPDFとして添付されたか手動で入力されたかを知ることを意味します。顧客が午後4時に電話をかけて3ヶ月前に出荷された材料の証明書パッケージを要求する場合、顧客が待っている間、チームはメールスレッド、共有ドライブ、タブを検索しています。

仕様制限に対する自動検証はありません。 スプレッドシートは値が閾値を超えるとセルを赤でハイライトできます。誰かが条件付き書式を正しく設定した場合、正しい列をカバーしており、仕様が変更されたときに閾値が更新されている場合です。できないことは、顧客固有のオーバーレイ、補足テスト要件、または複数の同時PO仕様に対して証明書を自動的に比較することです。その比較は、証明書をレビューしている人によって手動で行われます（実施される場合）。

処理を通じたトレーサビリティはありません。 48フィートのバーが6本に切断され、これらのピースが4人の異なる顧客に出荷される場合、元の熱証明書とダウンストリーム材料との関係はカットをたどる必要があります。スプレッドシートでは、その結び目は処理の時点で消えます。証明書は元の購入に対してファイルされます。アウトバウンド出荷には証明書参照がありません。顧客が受け取ったピースの証明書を要求する場合、誰かはメモリとカット記録から出所を再構築します（これらの記録が存在する場合）。

マルチユーザアクセス制御はありません。 5人が証明書トラッカーにアクセスする必要がある場合、5人がマスタースプレッドシートにアクセスする必要があります。誰かが間違った列をソートします。誰かが誤ってセルを上書きします。誰かが永続的なものではなかった編集を含むバージョンを保存します。スプレッドシートには、誰が何を、いつ、なぜ変更したかという記録がありません。

監査追跡がありません。 顧客または認証機関があなたの証明書管理慣行を監査する場合、彼らはあなたのプロセスが体系的であり、人に依存していないことを見たいと思っています。スプレッドシートは、ファイリングシステムがあることを示しています。システムが一貫して適用されているか、逸脱がキャプチャされて報告されているか、またはレコードが完全であることを示すことはできません。

実際のコスト計算

スプレッドシートからMTC管理ソフトウェアに切り替える議論は、通常、利便性とリスク軽減という観点から行われます。これらは実際の利点ですが、予算の会話で定量化するのは難しいです。労働および停止コストはそうではありません。

証明書検索作業。 月150個の注文を処理する中規模の製鋼サービスセンターまたは製造店は、証明書検索に多くの時間を費やしています。特定の注文の証明書を抽出する（共有ドライブで見つける、熱番号を購入記録と照合する、正しいリビジョンであることを確認する、顧客用にパッケージ化する）は、ファイリングシステムがメール添付ファイル付きのスプレッドシートの場合、注文あたり平均2.5時間かかります。時給40ドルの完全にロードされた労働率で、注文あたり100ドルです。月150注文の場合、月15,000ドル、または年間180,000ドル、単なる証明書検索作業です。

この数字は、実際の操業で「証明書検索」が含む完全な範囲を考慮するまで高いです：出荷で証明書が受け取られなかった場合のサプライヤーフォローアップ、注文が複数から抽出された場合の複数の熱交差参照、別途送信された補足テスト結果の追跡、および数ヶ月前に出荷された材料の証明書に対する顧客要求への対応。

配送時にキャッチされた逸脱を見ました。 単一の出荷停止（材料がPO仕様に準拠していない証明書で到着し、停止がドックでキャッチされ、注文を返却または再協商する必要がある）は、中規模の操業で8,000～12,000ドルの直接コストを負担します：返送料金、緊急調達、スケジュール混乱、および例外管理に関わる作業。スプレッドシートベースの証明書管理に依存するほとんどの操業は、1ヶ月に少なくとも1つのこのような停止を経験します。月8,000～12,000ドルの回避可能なコストです。

年間監査準備。 証明書履歴がスプレッドシートに存在する場合、顧客品質監査または第三者認証監査の準備は、レコードを手動でコンパイルして整理するために誰かが必要です。月150注文を処理する操業の場合、1,800注文行をカバーする12ヶ月の監査には約40時間の準備が必要です。時給40ドルで、監査サイクルあたり1,600ドル（監査人がすばやく見つけることができないレコードを待つのに費やす時間を除いて）。

中規模操業の総可見コスト：月約15,000ドルの検索作業、月8,000ドルの停止、年1,600ドルの監査準備—スプレッドシートが排除できない直接追跡可能なコストの月約23,000ドル、なぜなら作業を自動化したり、それが生成する逸脱をキャッチしたりすることはできません。

MTC管理ソフトウェアが実際にコストする内容—そして削除すること

目的構築MTC管理ソフトウェアはSaaSモデルで運用されます。中規模の製鋼操業の場合、年間ソフトウェアコストは通常、ボリュームと機能セットに応じて12,000～30,000ドル。その数字は予算に表示されます。月23,000ドルのスプレッドシート関連労働および停止コストは表示されません。給与に吸収され、運送料請求として帳消しにされ、運用上の分散として分類されます。

ソフトウェアが削除するもの：熱番号、注文、顧客、または日付範囲による自動証明書取得（取得を2.5時間から5分以下に削減）；PO仕様および顧客オーバーレイに対する証明書値の自動比較（ドックではなく材料出荷前に逸脱をキャッチ）；切断および処理操業を通じた完全なトレーサビリティ（すべてのダウンストリームピースが手動リコンストラクションなしに元の熱証明書にリンク）；およびオンデマンドでエクスポートできる監査対応レポート。

回収計算は複雑ではありません。MTC管理ソフトウェアが証明書検索作業の80%を削除し、現在ドックに到達する停止の3分の2をキャッチし、監査準備を40時間から4時間に削減する場合、上記の中規模操業の年間節約は175,000～200,000ドルで、ソフトウェア支出は12,000～30,000ドルです。

スプレッドシートは無料ではありません。あなたはただ単に購読品目の代わりに労働、停止、監査曝露で支払っただけです。

よくある質問