स्टील डिस्ट्रीब्यूटर को डिजिटल सर्टिफिकेट प्रबंधन की आवश्यकता क्यों है

क्रय आदेश मंगलवार दोपहर को आता है। पंद्रह आइटम, मिश्रित ग्रेड, तीन अलग-अलग हीट। नीचे, विशेष निर्देश फील्ड में, ग्राहक ने वह लिखा है जो आपके एयरोस्पेस खाते हमेशा लिखते हैं: डिलीवरी से पहले सर्टिफिकेट आवश्यक हैं। कोई अपवाद नहीं।

आपके पास शेयर्ड ड्राइव पर पंद्रह सर्टिफिकेट में से बारह हैं - कहीं। अन्य तीन उस हीट से सामग्री को कवर करते हैं जिसे आपने चार महीने पहले दो छोटे आदेशों में विभाजित किया था। मूल सर्टिफिकेट को पहले क्रय आदेश संख्या के तहत दाखिल किया गया था। वह आदेश बंद है। जिस व्यक्ति ने इसे संभाला था वह अब आपकी टीम में नहीं है। सर्टिफिकेट मौजूद है। आप बस इसे ट्रक के 6 बजे निकलने से पहले नहीं ढूंढ सकते।

यह कोई सीमांत मामला नहीं है। स्टील डिस्ट्रीब्यूटर के लिए, यह मंगलवार है।

डिस्ट्रीब्यूटर को उद्योग में सबसे कठिन सर्टिफिकेट समस्या क्यों है

स्टील डिस्ट्रीब्यूटर को आपूर्ति श्रृंखला में सबसे जटिल सर्टिफिकेट प्रबंधन समस्या का सामना करना पड़ता है क्योंकि वे कई मिलों से सामग्री प्राप्त करते हैं, हीट नंबर के बजाय PO द्वारा इसे स्टोर करते हैं, और फिर प्रत्येक ग्राहक आदेश के लिए सर्टिफिकेट पैकेज को पुनः बनाना चाहिए - जो कभी भी सर्टिफिकेट के फाइल किए जाने के तरीके से मेल नहीं खाता।

मिलें सामग्री को एक क्रय आदेश से जुड़े सर्टिफिकेट के साथ भेजते हैं। वह सर्टिफिकेट हीट, रसायन, मैकेनिकल प्रॉपर्टीज को कवर करती है - सब कुछ जो अंतिम ग्राहक को सामग्री विनिर्देश पूरा करता है यह सत्यापित करने की आवश्यकता है। समस्या यह है कि डिस्ट्रीब्यूटर इन सर्टिफिकेट को प्राप्त और स्टोर करते हैं जो लगभग इस बात से संबंधित नहीं है कि उन्हें बाद में कैसे पुनः प्राप्त करने की आवश्यकता है।

जब सर्टिफिकेट मिल से आता है, तो इसे सहेजा जाता है। शायद यह एक ईमेल इनबॉक्स में गिरता है और एक फोल्डर में खींचा जाता है। शायद यह एक शेयर्ड ड्राइव पर मिल PO नंबर के नाम के तहत एक फोल्डर में अपलोड होता है। शायद यह एक भौतिक फाइल कैबिनेट में प्रिंट होता है जिसे किसी ने हीट नंबर की बजाय रिसीवल डेट से व्यवस्थित किया। विधि व्यक्ति और उस सप्ताह कितना व्यस्त था, इस पर निर्भर करता है।

छह महीने बाद, जब ग्राहक का आदेश उस सर्टिफिकेट की आवश्यकता होती है, तो रिट्रीवल पाथ पूरी तरह अलग होता है। ग्राहक को आपकी मिल PO संख्या की परवाह नहीं है। उन्हें हीट, ग्रेड, स्पेसिफिकेशन की परवाह है। आपकी सेल्स सपोर्ट टीम को वर्तमान शिपमेंट से मूल खरीद पर रिवर्स इंजीनियर करना होगा - जिसका अर्थ रिसीवल रिकॉर्ड, इनवेंटरी टैग और ईमेल थ्रेड्स को क्रॉस-रेफरेंस करना है, किसी भी संयोजन में जो उन्हें सही फाइल तक ले जाता है।

8 मिलों से 50 ग्रेड स्टॉक करने वाले डिस्ट्रीब्यूटर में, वह खोज 20 मिनट से पूरे दोपहर तक लेती है। इसे एक दिन के शिपमेंट के लोड के साथ गुणा करें और आप समझेंगे कि सर्टिफिकेट प्रबंधन चुप्पी से लगभग किसी अन्य बैक-ऑफिस फ़ंक्शन की तुलना में अधिक प्रशासनिक श्रम को कैसे खपत करता है।

आंशिक हीट समस्या जिसके बारे में कोई नहीं बोलता

ऊपर वर्णित परिदृश्य मानता है कि आपने एक आदेश में सामग्री खरीदी और एक आदेश में बेची। यह सरल केस है। डिस्ट्रीब्यूटर लगभग कभी भी इस तरह से काम नहीं करते।

200 पीस की हीट मिल से आती है। आप मार्च में ग्राहक A को 60 पीस बेचते हैं। आप जून में ग्राहक B को 80 पीस बेचते हैं। शेष 60 पीस सितंबर में ग्राहक C के पास जाते हैं। एक हीट सर्टिफिकेट। तीन अलग-अलग शिपमेंट ईवेंट। तीन अलग-अलग ग्राहक सर्टिफिकेट पैकेज।

पहला शिपमेंट आसान है - सर्टिफिकेट ताजा है, रिसीवल रिकॉर्ड हाल का है, हीट और इनवेंटरी के बीच लिंक स्पष्ट है। तीसरे शिपमेंट तक, वह लिंक खराब हो गई है। इनवेंटरी सिस्टम दिए गए ग्रेड और आकार के 60 पीस दिखाता है। मूल हीट नंबर गोदाम टैग पर दिखाई दे सकता है या नहीं हो सकता है, इस बात पर निर्भर करता है कि किसी ने दो पिकिंग चक्र के माध्यम से इसे बनाए रखा है। सर्टिफिकेट छह महीने पहले एक बंद PO के तहत दाखिल किया गया है।

अधिकांश डिस्ट्रीब्यूटर इसे जनजातीय ज्ञान के साथ पैच करते हैं। टीम में कोई व्यक्ति को याद है कि उस ग्रेड का आखिरी बैच एक विशिष्ट रिसीवल डेट पर आया था, और वे जानते हैं कि किस फोल्डर को चेक करना है। वह व्यक्ति आपकी एकल असफलता बिंदु है। जब वे छोड़ते हैं, या जब वे छुट्टी पर होते हैं, या जब सवाल 5:45 बजे आता है, तो सर्टिफिकेट रिट्रीवल प्रक्रिया ढह जाती है।

आंशिक हीट समस्या एक फाइलिंग समस्या नहीं है। यह एक डेटा मॉडल समस्या है। सर्टिफिकेट PO से लिंक किए गए होते हैं जब उन्हें हीट से लिंक किया जाना चाहिए - और हीट को प्रत्येक विभाजन, प्रत्येक शिपमेंट और मूल सामग्री को छूने वाले प्रत्येक ग्राहक लेनदेन के माध्यम से ट्रेसेबल रहना चाहिए।

एयरोस्पेस और डिफेंस ग्राहकों को कोई सहनशीलता नहीं है

प्रत्येक उद्योग की गुणवत्ता आवश्यकताएं हैं। एयरोस्पेस और डिफेंस, AS9100 Rev D, NADCAP एक्रेडिटेशन आवश्यकताओं, या DFARS सामग्री ट्रेसेबिलिटी क्लॉज के तहत संचालन, डिग्री और परिणाम में अलग हैं।

एक ऑटोमोटिव Tier 1 एक गायब सर्टिफिकेट को फ्लैग कर सकता है और आपको 24 घंटे में इसे भेजने के लिए कह सकता है। एक एयरोस्पेस ग्राहक शिपमेंट को अस्वीकार करेगा। वे एक पूर्ण सर्टिफिकेट पैकेज के बिना डिलीवरी स्वीकार नहीं करेंगे क्योंकि उनकी खुद की गुणवत्ता प्रणाली इसकी अनुमति नहीं देगी। सामग्री आपके ट्रक पर वापस जाती है। आप रिटर्न शिपिंग दर का भुगतान करते हैं। वे एक सप्लायर सुधारक कार्रवाई अनुरोध भरते हैं। यदि यह एक साल में दो बार होता है, तो आप अनुमोदित विक्रेता सूची से बाहर हो जाते हैं।

ये ग्राहक ऑडिट भी करते हैं। सिर्फ प्रोडक्ट ऑडिट नहीं - वे आपकी सिस्टम को ऑडिट करते हैं। एयरोस्पेस डिस्ट्रीब्यूटर में वार्षिक सप्लायर क्वालिटी ऑडिट में आपकी मिल सर्टिफिकेशन को कैसे स्टोर, रिट्रीव और कंट्रोल करते हैं, इसकी समीक्षा शामिल है। एक ऑडिटर जो आपको चौदह महीने पहले किए गए शिपमेंट के लिए सर्टिफिकेट को देखने के लिए कहता है और आपकी टीम को ईमेल फोल्डर में खोज करने में पैंतालीस मिनट बिताता है वह अपनी रिपोर्ट में वह अवलोकन लिख रहा है। वह अवलोकन एक खोज बन जाता है। वह खोज एक सुधारक कार्रवाई योजना को ट्रिगर करती है जो आपको समय और विश्वसनीयता खर्च करती है।

ये ग्राहक जो मानक आशा करते हैं वह अपने लिए कागजी नहीं है। यह सबूत है कि आप विश्वसनीय रूप से पुष्टि कर सकते हैं कि आपने जो सामग्री उन्हें बेची है वह सर्टिफिकेट कहती है, और आप इसे मांग पर साबित कर सकते हैं। मिल PO नंबर द्वारा नामित PDFs से भरी एक शेयर्ड ड्राइव उस मानक को पूरा नहीं करती है, चाहे आप कितने समय के लिए व्यवसा में हों।

डिजिटल MTC प्रबंधन वास्तव में क्या बदलता है

डिजिटल सर्टिफिकेट प्रबंधन के द्वारा बनाई गई ऑपरेशनल शिफ्ट दस्तावेजों को तेजी से स्कैन करने के बारे में नहीं है। यह डेटा संरचना को बदलने के बारे में है जो इस बात को नियंत्रित करता है कि सर्टिफिकेट कैसे स्टोर और रीट्राइव किए जाते हैं।

एक हीट-नंबर इंडेक्सड सिस्टम में, मिल से आने वाले प्रत्येक सर्टिफिकेट को इनटेक पर हीट नंबर से टैग किया जाता है - PO नंबर नहीं, रिसीवल डेट नहीं, मिल नाम नहीं। हीट नंबर प्राथमिक कुंजी बन जाती है। प्रत्येक इनवेंटरी ट्रांजेक्शन जो उस हीट की सामग्री को छूता है - चाहे यह एक बिक्री, स्थानांतरण, रीकट, या आंशिक पिक हो - मूल हीट रिकॉर्ड के लिए अपने लिंक को बनाए रखता है।

जब आपकी टीम एक शिपमेंट के लिए सर्टिफिकेट पैकेज बनाती है, तो वे सर्च नहीं कर रहे। वे सिलेक्ट कर रहे हैं। शिपमेंट रिकॉर्ड जानता है कि कौन सी हीट को यह कवर करता है। सिस्टम संबंधित सर्टिफिकेट सतह पर आता है। पंद्रह-आइटम ऑर्डर के लिए, वह असेंबली घंटों की बजाय मिनट लेती है।

आंशिक हीट ट्रैकिंग सामग्री विभाजन के अर्थशास्त्र को बदल देती है। जब 60 पीस ग्राहक A को भेजे जाते हैं और शेष 140 इनवेंटरी में रहते हैं, तो सिस्टम उन 140 पीस और मूल सर्टिफिकेट के बीच कनेक्शन नहीं खोता है। ग्राहक B और ग्राहक C अपने सर्टिफिकेट पैकेज एक ही इंडेक्सड रिकॉर्ड से प्राप्त करते हैं, बिना किसी को यह याद रखने की आवश्यकता के कि मूल दस्तावेज कहां रहता है।

ब्रांडेड कन्फॉर्मिटी सर्टिफिकेट - आपका CoC, आपकी लेटरहेड पर, आपके शिपमेंट विवरण को संदर्भित करता है - किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा हाथ से भरे जाने वाले मैनुअल Word टेम्पलेट से नहीं बल्कि सर्टिफिकेट डेटा से सीधे उत्पन्न होते हैं। रसायन और यांत्रिक गुण संग्रहीत मिल सर्टिफिकेट से निकाले जाते हैं। शिपमेंट मात्रा, ग्राहक नाम, लागू विनिर्देश - सब कुछ स्वचालित रूप से आबादी होती है। ट्रक के साथ निकलने वाला दस्तावेज सटीकता से प्रतिनिधित्व करता है कि ट्रक पर क्या है, क्योंकि यह उसी डेटा से बनाया गया है जो यह नियंत्रित करता है कि क्या चुना गया था।

एयरोस्पेस और डिफेंस ग्राहकों को सेवा देने वाले डिस्ट्रीब्यूटर के लिए, ऑडिट स्टोरी पूरी तरह बदल जाती है। जब एक ऑडिटर आपको चौदह महीने पहले शिपमेंट के लिए सर्टिफिकेट देखने के लिए कहता है, तो उत्तर हीट नंबर द्वारा खोज है और तीस सेकंड में स्क्रीन पर एक दस्तावेज है। यह एक नियंत्रित सर्टिफिकेट प्रबंधन सिस्टम बाहर से कैसा दिखता है। यह भी है कि आपको अनुमोदित विक्रेता सूची में क्या रखता है।

प्रतीक्षा की कीमत

मैनुअल सर्टिफिकेट प्रबंधन की श्रम लागत वास्तविक और मापने योग्य है। दिन में 30 शिपमेंट पर प्रति ऑर्डर 2 घंटे साप्ताहिक 60 घंटे की प्रशासनिक समय है जो कोई राजस्व उत्पन्न नहीं करता है और ग्राहक मूल्य नहीं बनाता है। यह शुद्ध पुनर्प्राप्ति लागत है - उन चीजों को खोजने में बिताया गया समय जो कभी खो नहीं जाना चाहिए।

संबंध लागत तब तक परिमाणित करना मुश्किल है जब तक यह भौतिक नहीं हो जाता। एयरोस्पेस ग्राहक जो गायब सर्टिफिकेट के लिए शिपमेंट को अस्वीकार करते हैं, यदि यह फिर से होता है तो चले गए हैं। डिफेंस ठेकेदार जो सिस्टम ऑडिट के बाद आपकी सप्लायर रेटिंग को कम करता है वह उस रेटिंग को जल्दी से नहीं उलटता है। ये कम अवधि में पुनर्प्राप्ति योग्य स्थितियां नहीं हैं, और वे अच्छे लोगों और अच्छे इरादों वाले डिस्ट्रीब्यूटर पर होती हैं जो एक बुनियादी ढांचे पर सर्टिफिकेट प्रबंधन चलाते हैं जो कभी आधुनिक स्टील वितरण की परिचालन जटिलता के लिए डिज़ाइन नहीं किया गया था।

डिजिटल सर्टिफिकेट प्रबंधन सब कुछ हल नहीं करता है। यह देर से मिल डिलीवरी, ग्रेड प्रतिस्थापन, या इनवेंटरी विसंगति को ठीक नहीं करता है। यह जो ठीक करता है वह यह विशिष्ट समस्या है कि हर सर्टिफिकेट कहां है और यह सामग्री को कवर करता है - मिल से आने वाले क्षण से लेकर प्रत्येक लेनदेन के माध्यम से जो उस सामग्री को छूता है जब तक यह अंतिम ग्राहक तक नहीं पहुंचता जिसे ट्रक निकलने से पहले इसकी आवश्यकता है।

यह एक समाधान योग्य समस्या है। इसके लिए PO के बजाय हीट नंबर को सर्टिफिकेट संगठन की यूनिट के रूप में उपचार करना आवश्यक है। यह आंशिक पिकअप, इनवेंटरी मूव और महीनों में स्प्लिट शिपमेंट के माध्यम से उस लिंक को बरकरार रखना आवश्यक है। और यह एक मिल से फॉरवर्ड की गई PDF नहीं, ग्राहक-सामने दस्तावेज उत्पन्न करने की आवश्यकता है, जिसकी प्रारूप हर बार ERP अपडेट करते समय बदल जाता है।

डिस्ट्रीब्यूटर जो यह बुनियादी ढांचा बनाते हैं, वे मंगलवार को दोपहर में ईमेल की खोज में खर्च नहीं करते हैं। वे उस समय को आदेशों में खर्च करते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न