एक स्टील डिस्ट्रिब्यूटर SA-516-70 प्लेट की पूरी हीट खरीदता है — 40,000 पाउंड, एक MTC, एक हीट नंबर। अगले दो हफ्तों में, तीन अलग-अलग ग्राहक ऑर्डर उस हीट के हिस्से ले लेते हैं। रिसीविंग टीम MTC को हीट फोल्डर में फाइल करती है। सब आगे बढ़ जाते हैं।
छह महीने बाद, ग्राहक B को अपने ग्राहक को प्रेशर वेसल के लिए एक सर्टिफिकेट पैकेज जमा करने की जरूरत है जो उसने बनाया था। ग्राहक C एक हफ्ता बाद उसी कारण से फोन करता है। दोनों के पास ही सर्टिफिकेट नहीं है। डिस्ट्रिब्यूटर का अंदरूनी सेल्स रेप शेयर्ड ड्राइव में खोज करता है। MTC मूल रिसीविंग डॉक्यूमेंट नंबर के तहत है — जो ग्राहक A के ऑर्डर से जुड़ा है, क्योंकि जब सामग्री आई तो वही रिलीज पर था।
तीन दिन की खोज, वेयरहाउस सुपरवाइजर को दो एस्केलेशन और मिल को सर्टिफिकेट रीइशू के लिए एक कॉल। यह आंशिक हीट सर्टिफिकेट विभाजन की समस्या है, और यह हर हफ्ते उन डिस्ट्रिब्यूटरों में होती है जिनके पास औपचारिक सर्टिफिकेट रिले प्रक्रिया नहीं है।
आंशिक हीट विभाजन सर्टिफिकेट प्रबंधन को क्यों तोड़ते हैं
मूल समस्या यह है कि सर्टिफिकेट फाइलिंग सिस्टम बिक्री आदेशों के बजाय रसीदों के चारों ओर बनाए गए हैं। जब सामग्री आती है, तो MTC रिसीविंग डॉक्यूमेंट से जुड़ा होता है। इस डॉक्यूमेंट के पास एक PO नंबर है, एक रिसीविंग नंबर है, और जो व्यक्ति उस हीट से पहले ऑर्डर करता है उससे अंतर्निहित रूप से जुड़ा होता है।
जब आप एक हीट को तीन ऑर्डर में विभाजित करते हैं, तो आपके पास तीन शिपमेंट होते हैं लेकिन एक सर्टिफिकेट होता है। सर्टिफिकेट अन्य दो ऑर्डर रिकॉर्ड में स्वचालित रूप से दोहराया नहीं जाता है। यदि आपका फाइलिंग सिस्टम फोल्डर-आधारित है — चाहे शारीरिक हो या डिजिटल — सर्टिफिकेट एक जगह पर रहती है, एक ऑर्डर द्वारा इंडेक्स की जाती है, और अन्य दो ग्राहकों को इसका कोई दृश्यमान लिंक नहीं होता है।
समस्या बदतर हो जाती है जब:
- ऑर्डर हफ्तों के अंतराल पर भेजे जाते हैं। सामग्री वेयरहाउस में बैठती है जबकि ऑर्डर धीरे-धीरे आते हैं। सर्टिफिकेट शिपमेंट पर नहीं, रिसीविंग पर फाइल किया जाता है। जब ग्राहक B को भेजा जाता है, तो चार हफ्ते पहले की रिसीविंग डॉक्यूमेंट बंद रसीदों के फोल्डर में होती है।
- विभिन्न लोग प्रत्येक रिलीज को संभालते हैं। अंदरूनी सेल्स रेप जो आंशिक हीट व्यवस्था जानता है, वह हमेशा ग्राहक B की फॉलो-अप पूछताछ को संभालने वाला व्यक्ति नहीं होता है।
- मिल सर्टिफिकेट एक सिंगल-पेज स्कैन है। कोई डेटा रिकॉर्ड नहीं है जो हीट नंबर को हर सेल्स ऑर्डर से जोड़ता है — बस एक फोल्डर में PDF।
सर्टिफिकेट रिले प्रक्रिया कैसी दिखती है
सर्टिफिकेट रिले प्रक्रिया का मतलब है कि प्रत्येक ऑर्डर जो एक हीट से लेता है, सर्टिफिकेट की अपनी कॉपी पाता है — रिलीज के समय, बाद में नहीं, उस ऑर्डर के डॉक्यूमेंटेशन पैकेज से जुड़ा होता है।
यांत्रिकी सीधे है:
चरण 1: पहली रिलीज पर सर्टिफिकेट कॉपी किया जाता है। जब एक हीट का पहला हिस्सा ग्राहक A के ऑर्डर के विरुद्ध भेजा जाता है, तो MTC की एक कॉपी उस शिपमेंट रिकॉर्ड से जुड़ी होती है। मूल रिसीविंग डॉक्यूमेंट नहीं — ग्राहक A के लिए शिपमेंट रिकॉर्ड।
चरण 2: रिसीविंग पर सर्टिफिकेट को साझा-हीट के रूप में फ्लैग किया जाता है। जब MTC को रिसीविंग पर दर्ज किया जाता है, तो ऑपरेटर रसीद को आंशिक-हीट रसीद के रूप में चिह्नित करता है। यह फ्लैग सिस्टम (या अगले ऑपरेटर) को बताता है कि यह हीट कई ग्राहकों को भेजी जा सकती है और सर्टिफिकेट को प्रत्येक रिलीज को फॉलो करने की आवश्यकता है।
चरण 3: बाद की रिलीज सर्टिफिकेट अटैचमेंट को ट्रिगर करती है। जब ग्राहक B का ऑर्डर एक ही हीट से लेता है, तो सर्टिफिकेट हीट रिकॉर्ड से खींचा जाता है और ग्राहक B के शिपमेंट रिकॉर्ड से जुड़ा जाता है। ग्राहक C को समान व्यवहार मिलता है।
अब प्रत्येक ग्राहक के पास उनके ऑर्डर रिकॉर्ड में सर्टिफिकेट है, महीनों पहले की रिसीविंग डॉक्यूमेंट में दबा नहीं है।
न्यूनतम संस्करण (कोई नया सॉफ्टवेयर आवश्यक नहीं)
यदि आप डिजिटल सर्टिफिकेट प्रबंधन सिस्टम लागू करने के लिए तैयार नहीं हैं, तो आप इस प्रक्रिया का एक मैनुअल संस्करण चला सकते हैं:
- रिसीविंग पर, किसी भी ज्ञात मल्टी-ऑर्डर विभाजन के साथ हर हीट के लिए हर MTC की तीन कॉपियां प्रिंट करें।
- एक कॉपी को हीट फोल्डर (रिसीविंग आर्काइव) में फाइल करें। अन्य को सेल्स कोऑर्डिनेटर को दें जो संबंधित ऑर्डर को संभालता है।
- जब प्रत्येक ऑर्डर भेजा जाता है, तो सेल्स कोऑर्डिनेटर सर्टिफिकेट कॉपी को पैकिंग लिस्ट और डिजिटल शिपमेंट रिकॉर्ड से जुड़ाता है।
इसके लिए रिसीविंग और सेल्स के बीच अनुशासन और समन्वय की जरूरत है। यह तब टूटता है जब रिसीविंग के समय ऑर्डर ज्ञात नहीं होते हैं — जो सामान्य है जब सामग्री स्टॉक के लिए सट्टेबाजी से खरीदी जाती है।
मजबूत संस्करण: एक सर्टिफिकेट डेटाबेस जहां हर हीट नंबर उस से लिए गए हर सेल्स ऑर्डर से जुड़ा होता है, सर्टिफिकेट डॉक्यूमेंट उन रिकॉर्ड में से किसी से भी एक्सेसेबल होता है।
ग्राहक वास्तव में क्या अनुभव करते हैं
सर्टिफिकेट खोज ग्राहक को समय लागत देती है। अधिक महत्वपूर्ण, यह संकेत देता है कि आपकी डॉक्यूमेंटेशन प्रक्रिया ढीली है। प्रेशर वेसल फैब्रीकेशन, स्ट्रक्चरल फैब्रीकेशन या किसी विनियमित उद्योग के ग्राहकों के लिए, एक डिस्ट्रिब्यूटर जो सर्टिफिकेट को जल्दी नहीं दे सकता, एक गुणवत्ता झंडा उठाता है — भले ही सामग्री बिल्कुल ठीक हो।
सर्टिफिकेट रिले प्रक्रिया एक जटिल परियोजना नहीं है। यह एक प्रक्रिया परिवर्तन है जिसमें प्रशिक्षण और तैनाती के लिए दो से तीन हफ्ते लगते हैं। लाभ यह है कि हर ग्राहक को शिपमेंट पर सर्टिफिकेट मिलता है, तीन महीने बाद कॉल करने के बजाय।