परिदृश्य दो या अधिक स्थानों वाले वितरकर्ताओं में समान तरीके से सामने आता है: सामग्री मुख्य गोदाम में प्राप्त होती है, MTC प्राप्ति दस्तावेजों के साथ दाखिल किया जाता है, और सामग्री बाद में प्रसंस्करण के लिए या क्षेत्रीय ग्राहक आदेश को पूरा करने के लिए एक उपग्रह सुविधा में स्थानांतरित की जाती है। प्रमाणपत्र नहीं चलता। सामग्री चलती है।
डिलीवरी के समय, शिपमेंट गोदाम ऑर्डर की पुष्टि करता है और ट्रक को लोड करता है। कोई प्रमाणपत्र पैकेज के लिए पूछता है। उस स्थान पर किसी के पास यह नहीं है — क्योंकि जब सामग्री पहली बार आई थी तब 200 मील दूर फाइल किया गया था। चालक प्रमाणपत्र के बिना चला जाता है (आम) या शिपमेंट को रोक दिया जाता है जबकि कोई दूसरे स्थान से ईमेल या फैक्स द्वारा स्कैन की गई प्रति भेजता है (भी आम, लेकिन धीमा)।
किसी भी स्थिति में, प्रमाणपत्र सामग्री के बाद आता है। ग्राहक अपनी आने वाली जांच करता है, उसे MTC की आवश्यकता है, उसके पास नहीं है, वह आपको कॉल करता है। यह एक ग्राहक अनुभव की विफलता है जो पूरी तरह से एक दस्तावेज़ीकरण प्रक्रिया समस्या से निकलती है, सामग्री समस्या से नहीं।
बहु-गोदाम प्रमाणपत्र अंतराल कैसे बनता है
मूल कारण सरल है: प्रमाणपत्र प्राप्ति बिंदु पर दाखिल किए जाते हैं, लेकिन सामग्री चलती है। प्राप्ति प्रक्रियाएं आने वाले सामान और दस्तावेज़ीकरण को एक साथ कैप्चर करने के लिए डिज़ाइन की गई हैं, जो सही है। अंतर यह है कि जब सामग्री स्थान बदलती है तो उस दस्तावेज़ीकरण को फैलाने के लिए कोई प्रक्रिया नहीं है।
तीन विशिष्ट ट्रिगर इसे बदतर बनाते हैं:
प्रसंस्करण के लिए अंतर-गोदाम स्थानान्तरण। एक वितरकर्ता मुख्य गोदाम में कच्ची प्लेट प्राप्त करता है और अपनी कट-टू-लेंथ सुविधा में कॉयल भेजता है। प्रमाणपत्र मुख्य गोदाम फाइलों में है। जब संसाधित सामग्री कट-टू-लेंथ सुविधा से भेजी जाती है, तो कोई भी मूल MTC को शामिल करने के बारे में नहीं सोचता है क्योंकि यह उस सुविधा में कभी नहीं था।
क्षेत्रीय मांग को पूरा करने के लिए पूर्ति स्थानान्तरण। एक ग्राहक आदेश एक क्षेत्रीय वितरण बिंदु पर आता है जिसके पास स्टॉक में सही सामग्री नहीं है। मुख्य गोदाम अपनी इन्वेंटरी से सामग्री भेजकर इसे पूरा करता है। प्रमाणपत्र मुख्य गोदाम प्राप्ति के साथ रहता है। क्षेत्रीय स्थान प्रमाणपत्र के बिना भेजता है क्योंकि उन्हें स्टॉक प्राप्त हुआ, दस्तावेज़ीकरण नहीं।
दीर्घ-चक्र स्टॉक आंदोलन। सामग्री महीनों के लिए प्राप्ति गोदाम इन्वेंटरी में बैठती है, आवधिक इन्वेंटरी पुनर्संतुलन के एक भाग के रूप में एक अन्य स्थान में स्थानांतरित होती है, और प्रमाणपत्र 6 महीने पुरानी प्राप्ति फ़ोल्डर में रहता है। जब तक वह सामग्री दूसरे स्थान से भेजी जाती है, तब तक प्रमाणपत्र और सामग्री के बीच का संबंध टूट जाता है।
प्रमाणपत्र-सामग्री-अनुसरण प्रोटोकॉल बनाना
समाधान प्रक्रियात्मक और तकनीकी दोनों है। प्रक्रियात्मक रूप से, नियम स्पष्ट होना चाहिए: जब सामग्री स्थानों के बीच चलती है, तो प्रमाणपत्र इसके साथ चलता है। तकनीकी रूप से, इसका मतलब है कि यह जानने का एक तरीका है कि कौन सा प्रमाणपत्र किस सामग्री के साथ जाता है, और इसे स्थानांतरित करने का एक तंत्र।
प्रक्रिया पक्ष:
हर अंतर-गोदाम स्थानान्तरण दस्तावेज़ को प्रमाणपत्र संदर्भ फील्ड की आवश्यकता होती है। जब स्थानांतरण शुरू किया जाता है, तो मूल गोदाम उस ताप या बैच के लिए प्रमाणपत्र को देखता है और स्थानान्तरण दस्तावेज़ पर प्रमाणपत्र संदर्भ संख्या (या दस्तावेज़ संख्या) को रिकॉर्ड करता है। प्राप्ति गोदाम सामग्री और प्रमाणपत्र दस्तावेज़ की प्राप्ति की पुष्टि करता है।
यदि प्रमाणपत्र भौतिक (कागज़) है, तो एक प्रति स्थानान्तरण के साथ जाती है। मूल प्राप्ति संग्रहीत में रहता है; एक प्रमाणित प्रति गंतव्य को भेजी जाती है। यदि प्रमाणपत्र डिजिटल है, तो प्रमाणपत्र रिकॉर्ड नए स्थान की इन्वेंटरी रिकॉर्ड से जुड़ा हुआ है।
प्रक्रिया चेकपॉइंट: किसी भी स्थान से सामग्री भेजने से पहले, पिकर या शिपिंग समन्वयक को सत्यापित करना चाहिए कि उस स्थान पर वह ताप का प्रमाणपत्र उपलब्ध है — यह नहीं कि यह कंपनी की फाइलों में कहीं मौजूद है।
तकनीकी पक्ष:
एक साझा डिजिटल प्रमाणपत्र भंडार भौतिक स्थानान्तरण समस्या को पूरी तरह से समाप्त कर देता है। जब प्रमाणपत्र एक केंद्रीय प्रणाली में संग्रहीत होते हैं जो सभी स्थानों से सुलभ है, तो प्रश्न "क्या हमारे पास इस गोदाम में प्रमाणपत्र है?" से बदल जाता है और "क्या हमारे पास इस आदेश से जुड़ा प्रमाणपत्र है?" हो जाता है।
यह एक सार्थक अंतर है। प्रमाणपत्र को प्रत्येक स्थान पर भौतिक रूप से मौजूद होने की आवश्यकता नहीं है — इसे शिपमेंट पैकेज तैयार करने वाले किसी के लिए सुलभ होना चाहिए। एक क्लाउड-आधारित प्रमाणपत्र प्रबंधन प्रणाली, या यहां तक कि एक ठीक से संगठित साझा दस्तावेज़ प्रणाली, पहुंच समस्या को हल करती है।
डिलीवरी में देरी की लागत
प्रमाणपत्र अंतराल की परिचालन लागत मापने योग्य है। एक शिपमेंट जो प्रमाणपत्र के बिना निकलता है, निम्नलिखित में से एक या अधिक उत्पन्न करता है: ग्राहक से एक अनुवर्ती कॉल, प्रमाणपत्र प्राप्त करने के लिए एक ईमेल श्रृंखला, प्रमाणपत्र प्राप्ति की प्रतीक्षा में सामग्री पर ग्राहक होल्ड, या विनियमित उद्योगों में, आपकी कंपनी के विरुद्ध एक औपचारिक असामयिकता रिपोर्ट।
आने वाली निरीक्षण आवश्यकताओं वाले ग्राहकों की सेवा करने वाले वितरकर्ताओं के लिए — दबाव पोत की दुकान, एयरोस्पेस निर्माता, परमाणु घटक निर्माता — प्रमाणपत्र के बिना आना एक मामूली असुविधा नहीं है। यह सामग्री अस्वीकृति को ट्रिगर कर सकता है, एक पुनः डिलीवरी यात्रा की आवश्यकता हो सकती है, या एक अनुमोदित आपूर्तिकर्ता समझौते की शर्तों का उल्लंघन कर सकता है।
यहां तक कि सामान्य औद्योगिक ग्राहकों के लिए भी, प्रमाणपत्र का पीछा लेनदेन के दोनों पक्षों में समय बर्बाद करता है। ग्राहक आखिरकार प्रमाणपत्र के स्वचालित आगमन की अपेक्षा करना बंद कर देते हैं और इसका पीछा करने के लिए एक बफर बनाना शुरू कर देते हैं — जिसका मतलब है कि वे अपनी उत्पादन मंजिल पर सामग्री पहुंचने से पहले एक बफर भी बना रहे हैं।
प्रमाणपत्र-सामग्री-अनुसरण प्रोटोकॉल एक महत्वपूर्ण परिचालन बोझ नहीं है। इसके लिए स्थानान्तरण दस्तावेजों में एक फील्ड जोड़ने और शिपिंग प्रक्रिया में एक चेकपॉइंट जोड़ने की आवश्यकता है। रिटर्न डिलीवरी के बाद कम प्रमाणपत्र अनुरोध हैं और पहली बार सही तरीके से दस्तावेज़ीकरण प्राप्त करने से आने वाली परिचालन विश्वसनीयता है।