Trả Lời Nhanh
Quick Answer
Khả năng truy xuất sổ cái kho hàng cho vật liệu được chứng nhận có nghĩa là mỗi mục nhập kho hàng mang theo số heat hoặc số lô được liên kết với một chứng chỉ được phê duyệt, và mỗi chuyển động — nhận hàng, cắt, phát hành, chuyển, trả — được ghi lại so với lô được xác định bởi heat đó. Điều này cho phép truy xuất ngay lập tức lịch sử vật liệu đầy đủ từ kho hàng đến thành phần đến sản phẩm cuối cùng.
Khả năng truy xuất vật liệu không chỉ là biết loại vật liệu nào đó trong kho hàng. Đó là biết heat cụ thể nào của loại đó ở vị trí nào, chứng chỉ nói gì, những lệnh công việc nào đã sử dụng nó và nó đã kết thúc như thế nào.
Mức độ chi tiết này yêu cầu sổ cái kho hàng — một hồ sơ kho hàng theo dõi vật liệu ở mức lô-heat thay vì chỉ theo loại và số lượng.
Tại Sao Quản Lý Kho Hàng Tiêu Chuẩn Chưa Đủ
Hầu hết các hệ thống ERP và kho hàng theo dõi vật liệu theo số mục, loại và số lượng. Họ trả lời câu hỏi: "Chúng tôi có bao nhiêu tấn tấm A516 Gr. 70 trong kho?"
Điều này hữu ích cho việc mua sắm và lập lịch biểu. Nó không đủ cho khả năng truy xuất chất lượng, điều này yêu cầu trả lời: "Tấm thép trong Lệnh Công Việc 4721 — số heat của nó là gì và tôi có thể lấy chứng chỉ không?"
Để trả lời câu hỏi đó, sổ cái kho hàng của bạn phải theo dõi vật liệu ở mức lô-heat, liên kết mỗi lô với chứng chỉ của nó và bảo toàn liên kết đó qua mỗi giao dịch.
Những Khối Xây Dựng Cơ Bản của Sổ Cái Kho Hàng Có Thể Truy Xuất
Xác Định Lô ở Cấp Độ Heat
Mỗi mục nhập kho hàng cho vật liệu được chứng nhận nên được xác định bởi:
- Đặc tả vật liệu và loại (ví dụ: ASTM A516 Gr. 70)
- Hình dạng và kích thước sản phẩm (ví dụ: tấm 25mm, 2438 × 6096mm)
- Số heat — bộ định danh khả năng truy xuất chính, do nhà máy sản xuất gán
- Tham chiếu chứng chỉ — MTC hoặc CoC che phủ heat này
- Số lượng và đơn vị (ví dụ: 12 cái, 4,8 tấn)
- Vị trí kho hàng (khu vực kho hàng, kệ, khu vực sân tấm)
- Trạng thái (tạm giữ, có sẵn, phát hành, cách ly)
Mục nhập kho hàng không có số heat theo định nghĩa là không thể truy xuất. Bất kỳ hệ thống nào tạo mục nhập kho hàng mà không nắm bắt số heat đều không tương thích với quản lý chất lượng có thể truy xuất.
Liên Kết Chứng Chỉ
Hồ sơ chứng chỉ — lý tưởng nhất được lưu trữ trong hệ thống tài liệu và dữ liệu thay vì thư mục tệp đơn giản — phải được liên kết với mục nhập kho hàng khi nhận. Liên kết này nên là:
- Hai chiều: từ chứng chỉ, bạn có thể thấy tất cả các lô kho hàng mà nó bao phủ; từ lô kho hàng, bạn có thể lấy lại chứng chỉ
- Liên tục: liên kết tồn tại qua tất cả các chuyển động kho hàng, chuyển giao và rút tiền một phần
- Có thể tìm kiếm: bạn có thể truy vấn theo số heat, số chứng chỉ, đặc tả vật liệu hoặc nhà cung cấp
Lịch Sử Giao Dịch
Mỗi chuyển động trong sổ cái kho hàng tạo ra một hồ sơ có dấu thời gian:
| Loại Giao Dịch | Những Gì Nó Ghi Lại |
|---|---|
| Nhận Hàng | Số lượng nhận, số heat, chứng chỉ được liên kết, nhân viên kiểm tra chấp nhận |
| Cắt / Chia Tách | Lô gốc, số lượng bị loại bỏ, các lô con kết quả với cùng tham chiếu heat |
| Phát Hành cho Lệnh Công Việc | Số lệnh công việc, số lượng phát hành, ngày tháng, danh tính người phát hành |
| Trả Lại Kho Hàng | Tham chiếu lệnh công việc, tình trạng khi trả lại, kiểm tra lại nếu cần |
| Chuyển Giao | Từ/tới vị trí, người được ủy quyền |
| Phế Liệu / Xử Lý | Lý do, người được ủy quyền, xử lý chứng chỉ |
| Tạm Giữ / Phát Hành | Lý do tạm giữ, giải pháp, vai trò chất lượng được ủy quyền |
Lịch sử giao dịch này là đường mòn kiểm toán cho phép khả năng truy xuất đầy đủ về phía trước và phía sau.
Khả Năng Truy Xuất Phía Trước và Phía Sau
Sổ cái kho hàng được thiết kế tốt hỗ trợ khả năng truy xuất theo cả hai hướng:
Khả năng truy xuất phía trước trả lời: "Vật liệu heat này đã đi đâu?"
- Bắt đầu với số heat hoặc chứng chỉ
- Theo dõi qua các phát hành kho hàng đến các lệnh công việc
- Làm theo các lệnh công việc đến các hồ sơ lắp ráp hoặc số sê-ri sản phẩm cuối cùng
- Xác định những lô hàng hoặc lắp đặt nào chứa vật liệu từ heat này
Điều này rất quan trọng khi một nhà máy phát hành cảnh báo vật liệu hoặc khi phát hiện ra một khiếm khuyết trong mẫu từ một heat — bạn cần biết liệu những mảnh khác từ cùng một heat có đang trong quá trình sản xuất hay không.
Khả năng truy xuất phía sau trả lời: "Vật liệu nào được sử dụng trong thành phần hoặc sản phẩm này?"
- Bắt đầu với số sê-ri sản phẩm cuối cùng hoặc lệnh công việc
- Xác định các lô kho hàng được phát hành cho lệnh công việc đó
- Lấy lại các số heat và chứng chỉ cho các lô đó
Đây là điều mà khách hàng hoặc người kiểm toán muốn khi họ yêu cầu gói chứng chỉ vật liệu cho một tàu chứa, cuộn hoặc lắp ráp cụ thể.
Khả Năng Truy Xuất Thông Qua Các Lần Cắt Vật Liệu
Điểm gián đoạn khả năng truy xuất phổ biến nhất trong các cơ sở chế tạo xảy ra khi vật liệu được cắt từ một mảnh lớn hơn. Tấm được nhận dưới dạng tờ nguyên vẹn được cắt thành các bộ phận lồng vào nhau. Chiều dài ống được cắt thành cuộn. Que được chia thành các thành phần được tiện.
Trong mỗi trường hợp, vật liệu còn lại — phần dư — phải giữ lại số heat gốc. Nếu phần dư trở lại kho hàng mà không có đánh dấu heat hoặc có mục nhập kho hàng trống, nó trở thành vật liệu không thể truy xuất.
Duy trì khả năng truy xuất cắt yêu cầu:
- Phép cắt được ghi lại dưới dạng giao dịch kho hàng, không chỉ một hành động vật lý
- Các mảnh kết quả (các bộ phận được phát hành cho lệnh công việc + phần dư được trả lại kho hàng) đều được gán số heat gốc
- Các đánh dấu vật lý được chuyển sang dư lượng trước khi nhãn xác định gốc được loại bỏ
- Hệ thống tạo các mục nhập kho hàng con được liên kết với heat và chứng chỉ gốc
Tích Hợp với Hệ Thống Quản Lý Chứng Chỉ
Khả năng truy xuất sổ cái kho hàng và quản lý chứng chỉ hiệu quả nhất khi hoạt động như một hệ thống tích hợp duy nhất, chứ không phải hai công cụ riêng biệt với cầu nối thủ công giữa chúng.
Khi chứng chỉ được phê duyệt trong hệ thống chất lượng, nó sẽ tự động kích hoạt việc tạo hoặc cập nhật mục nhập kho hàng tương ứng. Khi vật liệu được phát hành từ sổ cái kho hàng, liên kết chứng chỉ sẽ đi kèm với hồ sơ phát hành. Khi lắp ráp sản phẩm cuối cùng, gói chất lượng sẽ được tự động điền từ các hồ sơ chứng chỉ được liên kết với các lô được sử dụng.
TestCert được xây dựng trên mô hình tích hợp này — phê duyệt chứng chỉ, liên kết kho hàng và khả năng truy xuất lệnh công việc được kết nối theo thiết kế, không được vá lại bằng bảng tính.
Sự khác biệt giữa số heat và số lô là gì?
Số heat được gán bởi nhà sản xuất thép hoặc nhà máy sản xuất cho một sự nóng chảy kim loại cụ thể — nó xác định lô chính xác của vật liệu được sản xuất trong một lò hoặc một lần đúc. Số lô là bộ định danh rộng hơn được sử dụng bởi các trung tâm dịch vụ, nhà phân phối hoặc nhà sản xuất để nhóm vật liệu cho mục đích theo dõi của riêng họ. Nhằm mục đích tuân thủ các yêu cầu tiêu chuẩn cơ sở khả năng truy xuất, số heat là bộ định danh có thẩm quyền. Số lô hữu ích cho theo dõi hoạt động nhưng phải được liên kết với số heat cơ bản để có ý nghĩa trong bối cảnh chất lượng.
Chúng ta nên xử lý khả năng truy xuất kho hàng cho các heat hỗn hợp trên kệ hoặc trong thùng chứa như thế nào?
Các heat hỗn hợp ở cùng một vị trí vật lý là một rủi ro khả năng truy xuất. Thực hành tốt nhất là tách riêng vật liệu được chứng nhận theo số heat — các heat khác nhau ở các vị trí khác nhau hoặc các mảnh được đánh dấu rõ ràng từng cái. Khi đồng vị trí vật lý không thể tránh khỏi (ví dụ: các phần dư nhỏ trong một thùng chung), mỗi mảnh phải được đánh dấu riêng lẻ bằng số heat của nó và thùng chứa không được xử lý như một mục nhập kho hàng duy nhất. Tránh bất kỳ thực hành nào nhóm các mảnh từ các heat khác nhau thành một hồ sơ kho hàng duy nhất.
Khả năng truy xuất cần phải đi bao xa? Có cần theo dõi vật liệu đến khách hàng không?
Yêu cầu khả năng truy xuất phụ thuộc vào tiêu chuẩn sử dụng cuối cùng và đặc tả khách hàng. Đối với các bộ chứa áp lực (ASME), xây dựng kết cấu (AISC) và hầu hết các ứng dụng trong khu vực năng lượng, khả năng truy xuất phải mở rộng từ nhà máy sản xuất thông qua chế tạo đến sản phẩm cuối cùng, với các hồ sơ được giữ trong thời gian cần thiết. Một số khách hàng mở rộng yêu cầu này cho thiết bị được lắp đặt — nhà sản xuất phải có khả năng cung cấp hồ sơ vật liệu cho bất kỳ thành phần nào, ngay cả nhiều năm sau khi giao hàng.
Chúng ta nên làm gì nếu phát hiện một mảnh vật liệu trong kho hàng mà không có đánh dấu heat?
Vật liệu không xác định phải được đưa vào tạm giữ và được xác định vật liệu tích cực (PMI) — thường là phân tích huỳnh quang tia X (XRF), quang phổ phát xạ quang học hoặc thử độ cứng, tùy thuộc vào thông tin cần. Nếu vật liệu có thể được xác định tích cực cho một loại cụ thể và có thể xác định heat gốc, một xử lý được ghi chép có thể cho phép trả lại kho hàng. Nếu không thể xác định tích cực, vật liệu phải được tách riêng từ kho hàng được chứng nhận và không được sử dụng cho các ứng dụng yêu cầu chứng chỉ có thể truy xuất.
Chúng ta có thể sử dụng mã vạch hoặc mã QR để truy xuất kho hàng không?
Có — mã vạch hoặc mã QR là một cách hiệu quả để liên kết vật liệu vật lý với các hồ sơ kỹ thuật số mà không cần tìm kiếm thủ công. Mã trên nhãn vật liệu mã hóa số heat hoặc bộ định danh hồ sơ kho hàng; quét truy xuất chứng chỉ, lịch sử giao dịch và trạng thái hiện tại. Để hoạt động đáng tin cậy, mã phải chịu được môi trường vật lý (nhiệt, độ ẩm, xử lý) và mỗi giao dịch kho hàng phải sử dụng quét thay vì nhập thủ công để duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu.
Ready to automate your certificate workflow?
Try TestCert free