Hướng dẫn này cho biết cách một trung tâm dịch vụ kim loại sử dụng TestCert để xử lý hiệu quả việc tiếp nhận MTC khối lượng cao — tải lên hàng loạt, phân loại theo trạng thái xác thực, phê duyệt hàng loạt các chứng chỉ sạch và truy xuất bất kỳ chứng chỉ nào theo yêu cầu cho khách hàng hoặc kiểm toán viên. Không theo đuổi giấy tờ. Không nhập dữ liệu thủ công.

Ước tính thời gian: 15 phút để xử lý lô 10-20 chứng chỉ từ đầu đến cuối.

Điều kiện tiên quyết

Trước khi bắt đầu, hãy xác nhận những điều sau:

Bạn có tài khoản TestCert với vai trò Kiểm tra viên hoặc Trưởng phòng Chất lượng
Bạn đã sẵn sàng các tệp PDF tiếp nhận (một tệp cho mỗi MTC hoặc PDF nhiều trang cho các chứng chỉ được gói)
Ít nhất một người phê duyệt được cấu hình trong quy trình làm việc QA của tổ chức bạn

Bước 1: Tải lên lô tiếp nhận của bạn

Thả tất cả các lô MTC trong ngày cùng một lúc.

Từ điều hướng bên trái, nhấp vào Inbound MTCs.
Nhấp vào Upload Certificates (lưu ý số nhiều — đây là điểm nhập tải lên hàng loạt).
Chọn tất cả các tệp PDF cho lô tiếp nhận này. Bạn có thể:
- Kéo thả một thư mục PDF vào khu vực tải lên.
- Nhấp vào Browse và chọn nhiều tệp (Ctrl+nhấp hoặc Cmd+nhấp).
- Tải lên tối đa 50 PDF mỗi lô.
Nhấp vào Start Upload. TestCert xếp hàng tất cả các tệp để trích xuất AI đồng thời.
Quan sát thanh tiến trình lô. Mỗi chứng chỉ chuyển từ Queued → Processing → Ready for Review khi quá trình trích xuất hoàn tất. Đối với 10-20 chứng chỉ, điều này thường mất 2-4 phút tổng cộng.

Mẹo: Bạn không cần phải đợi toàn bộ lô hoàn thành xử lý trước khi bắt đầu xem xét. Các chứng chỉ sẽ có sẵn để xem xét khi hoàn thành từng chứng chỉ.

Bước 2: Làm việc với hàng đợi xem xét lô — Bắt đầu với màu đỏ

Hệ thống đèn giao thông cho bạn biết chính xác nơi tập trung trước tiên.

Trong danh sách Inbound MTCs, lô của bạn sẽ xuất hiện với các huy hiệu trạng thái được mã hóa theo màu:
- Xanh lá — Tất cả các trường được trích xuất và xác thực trong giới hạn tiêu chuẩn. Sẵn sàng phê duyệt.
- Hổ phách — Một hoặc nhiều trường cần chú ý (ví dụ: giá trị khó đọc một phần hoặc trường không quan trọng không thể đọc được). Cần xem xét trước phê duyệt.
- Đỏ — một hoặc nhiều giá trị trường nằm ngoài giới hạn ASTM/ASME/EN cho hạng này. Cần hành động.
Bắt đầu bằng màu đỏ. Nhấp vào menu thả xuống Filter và chọn Failed Validation để hiển thị tất cả các chứng chỉ đỏ trước tiên.
- Đối với mỗi chứng chỉ đỏ, nhấp vào hàng để mở chế độ xem chia tách (PDF ở bên trái, các trường được trích xuất ở bên phải).
- Kiểm tra xem lỗi là giá trị thực sự ngoài thông số kỹ thuật hay lỗi trích xuất. Nếu AI đọc sai một chữ số, hãy sửa thủ công giá trị trường — xác thực sẽ cập nhật ngay lập tức.
- Nếu chứng chỉ thực sự không thành công và bạn có quyền hạn để chấp nhận nó dù sao đi nữa, hãy nhấp vào Override Accept và nhập nhận xét bắt buộc giải thích cơ sở kỹ thuật.
- Nếu chứng chỉ không thể được chấp nhận, hãy nhấp vào Reject và ghi lại lý do. Nhà cung cấp được đánh dấu tự động để theo dõi.
Chuyển sang Hổ phách. Áp dụng bộ lọc Needs Attention và xem xét lại từng chứng chỉ theo cách tương tự.
- Hầu hết các chứng chỉ hổ phách được giải quyết nhanh chóng — thường chỉ cần một sửa trường.
Chứng chỉ xanh không cần xem xét ở cấp trường — xác thực đã được thực hiện. Tiến hành bước 3 để phê duyệt chúng hàng loạt.

Bước 3: Phê duyệt hàng loạt các chứng chỉ xanh

Phê duyệt mỗi chứng chỉ sạch bằng hai cú nhấp chuột.

Xóa bất kỳ bộ lọc hoạt động nào để tất cả các chứng chỉ trong lô đều hiển thị.
Nhấp vào hộp kiểm trong tiêu đề bảng để Select All. Sau đó, bỏ chọn bất kỳ chứng chỉ hổ phách hoặc đỏ nào vẫn cần chú ý riêng.
Nhấp vào Bulk Approve trong thanh hành động ở đầu danh sách.
Hộp thoại xác nhận hiển thị số lượng chứng chỉ bạn đang phê duyệt. Xác nhận.
- Nếu quy trình làm việc của bạn yêu cầu cấp phê duyệt thứ hai, các chứng chỉ sẽ chuyển đến hàng đợi của người phê duyệt tiếp theo. Thông báo cho họ hoặc tiếp tục nếu bạn có cả hai cấp quyền hạn.
Sau cấp phê duyệt cuối cùng, nhấp vào Bulk Commit to Stock.
- Tất cả các chứng chỉ được chọn đồng thời được ghi vào Stock Ledger với số lô, hạng, hóa học và số lượng của chúng.
- Ảnh chụp nhanh nhà cung cấp được chụp tại thời điểm cam kết.

Mẹo: Đối với các trung tâm dịch vụ có một cấp phê duyệt, phê duyệt hàng loạt và cam kết hàng loạt có thể được thực hiện trong một lần — toàn bộ phần xanh của lô tiếp nhận của bạn được xử lý trong chưa đến một phút.

Bước 4: Tìm kiếm kho hàng của bạn theo hạng hoặc số lô

Tìm thấy bất kỳ chứng chỉ nào trong sổ cái của bạn tức thì.

Sau khi các chứng chỉ được cam kết vào kho, chúng hoàn toàn có thể tìm kiếm được trong Stock Ledger.

Từ điều hướng bên trái, nhấp vào Stock Ledger.
Sử dụng thanh tìm kiếm ở trên cùng để truy vấn:
- Heat Number — nhập số lô chính xác hoặc một phần; TestCert trả về tất cả các chứng chỉ cam kết phù hợp.
- Grade — nhập ký hiệu hạng (ví dụ: A36, 316L, S355J2) để xem tất cả kho hàng của hạng đó.
- Supplier — lọc theo tên nhà cung cấp để xem những gì bạn có từ một nhà máy cụ thể.
- Date Range — lọc theo ngày cam kết để lấy các chứng chỉ nhận được trong một khoảng thời gian cụ thể.
Nhấp vào bất kỳ hàng nào để mở chi tiết chứng chỉ đầy đủ: dữ liệu được trích xuất, PDF gốc, kết quả xác thực, tên người phê duyệt và dấu thời gian cam kết.
Sử dụng bảng Advanced Filter cho các truy vấn phức tạp — ví dụ: tất cả kho A572 Grade 50 nhận được trong 30 ngày qua với hàm lượng carbon dưới 0,23%.

Bước 5: Truy xuất chứng chỉ cho kiểm toán viên hoặc khách hàng

Tạo chứng chỉ đúng trong vài giây, với dấu vết kiểm toán hoàn chỉnh.

Khi khách hàng gọi yêu cầu chứng chỉ của họ, hoặc kiểm toán viên yêu cầu tài liệu truy xuất, TestCert cung cấp cho bạn hai phương pháp truy xuất:

Tùy chọn A — Liên kết xem xét an toàn (dành cho khách hàng và người xem xét bên ngoài)

Từ danh sách Stock Ledger hoặc Inbound MTCs, hãy xác định vị trí chứng chỉ.
Nhấp vào hàng chứng chỉ để mở chế độ xem chi tiết, sau đó nhấp vào Share.
TestCert tạo mã thông báo xem xét an toàn — URL duy nhất, giới hạn thời gian chỉ dành cho chứng chỉ này.
Nhấp vào Copy Link và gửi nó cho khách hàng hoặc kiểm toán viên qua email hoặc tin nhắn. Họ mở nó trong bất kỳ trình duyệt nào — không cần đăng nhập TestCert.
Sự kiện chia sẻ được ghi lại trong Audit Trail với dấu thời gian và mã định danh người nhận.

Tùy chọn B — Tải xuống PDF (cho hồ sơ vật lý hoặc gửi chính thức)

Xác định vị trí chứng chỉ bằng tìm kiếm ở bước 4.
Nhấp vào Download PDF. TestCert hiển thị chứng chỉ MTC nhà máy gốc cùng với tóm tắt xác thực và chuỗi phê duyệt được đính kèm dưới dạng trang bìa.
Sự kiện tải xuống được ghi lại trong Audit Trail.

Tùy chọn C — Xuất Audit Trail (cho các cuộc kiểm toán ISO và kiểm tra pháp lý)

Đi tới Audit Trail trong điều hướng bên trái.
Lọc theo phạm vi ngày, ID chứng chỉ hoặc người dùng để xác định phạm vi xuất.
Nhấp vào Export to CSV hoặc Export to PDF. Xuất bao gồm mọi chỉnh sửa, quyết định phê duyệt, nhận xét ghi đè và sự kiện chia sẻ — hoàn toàn có dấu thời gian và được ghi cho người dùng.
Trao bản xuất cho kiểm toán viên của bạn làm bằng chứng về quy trình quản lý chất lượng của bạn.

Bước tiếp theo

Bạn đã hoàn thành quy trình làm việc toàn diện của trung tâm dịch vụ. Để tìm hiểu sâu hơn về từng giai đoạn:

Quality Certificate Management — Sắp xếp, gắn thẻ và lưu giữ chứng chỉ trên toàn bộ kho hàng của bạn, bao gồm cấu hình chính sách lưu giữ.
Incoming Material Inspection — Thiết lập các quy tắc xác thực cấp hạng, giới hạn tiêu chuẩn tùy chỉnh và chính sách chấp nhận ghi đè cho nhóm QA của bạn.
Certificate Retention Rules — Cấu hình lịch trình lưu giữ theo hạng, khách hàng hoặc tiêu chuẩn để tuân thủ ISO 9001, AS9100 và yêu cầu hợp đồng khách hàng.
Certificate Approval Workflow — Cấu hình chuỗi phê duyệt nhiều cấp, ủy quyền người phê duyệt và đặt quy tắc escalation cho các giai đoạn tiếp nhận khối lượng cao.

Hướng dẫn bắt đầu nhanh: Xử lý việc tiếp nhận MTC khối lượng cao và truy xuất bất kỳ chứng chỉ nào trong vài giây