Phần mềm truy xuất tính năng vật liệu: Hướng dẫn người mua

Câu trả lời nhanh

Quick Answer

Phần mềm truy xuất vật liệu cho kim loại phải bao gồm nhập chứng chỉ, liên kết số lô, theo dõi cắt và phát hành, quản lý phần dư và lắp ráp sách dữ liệu. Đánh giá các nhà cung cấp dựa trên độ chính xác OCR, tích hợp với ERP hoặc QMS của bạn và tốc độ truy xuất chuỗi truy xuất đầy đủ trong kịch bản kiểm toán.

Thị trường phần mềm truy xuất vật liệu cho kim loại bao gồm từ các công cụ quản lý tài liệu chung được sử dụng lại để lưu trữ chứng chỉ đến các hệ thống được xây dựng đặc biệt cho các quy trình chế tạo kim loại, trung tâm dịch vụ và cơ quan kiểm tra. Chọn sai hệ thống có nghĩa là hoặc xây dựng dưới tiêu chuẩn (mua thứ gì đó quá đơn giản để lại khoảng trống trong quy trình truy xuất của bạn) hoặc xây dựng vượt quá (trả tiền cho các mô-đun ERP phức tạp khi bạn chỉ cần một quy trình quản lý chứng chỉ tập trung).

Hướng dẫn này bao gồm các tính năng quan trọng, các câu hỏi cần đặt cho các nhà cung cấp và tiêu chí đánh giá phân biệt giữa đầy đủ và xuất sắc.

Ai cần Phần mềm truy xuất tính năng vật liệu chuyên dụng?

Truy xuất thủ công hoặc dựa trên bảng tính trở nên không đủ khi:

Bạn đang xử lý hơn 50–100 MTC mỗi tháng
Bạn có nhiều dự án hoạt động yêu cầu sách dữ liệu đồng thời
Bạn đã thất bại trong kiểm toán truy xuất do chứng chỉ bị thiếu hoặc không khớp
Bạn đã gặp phải sự nhầm lẫn vật liệu yêu cầu sửa chữa hoặc kiểm tra lại tốn kém
Khách hàng của bạn đang yêu cầu gói truy xuất kỹ thuật số, không phải thư mục giấy

Các tổ chức dưới các ngưỡng này thường có thể hoạt động với các bảng tính có cấu trúc, mặc dù hướng dẫn về [rủi ro bảng tính so với phần mềm] bao gồm các chế độ lỗi chi tiết.

Các danh mục tính năng cốt lõi

1. Nhập và phân tích chứng chỉ

Yêu cầu chức năng đầu tiên là đưa chứng chỉ vào hệ thống mà không nhập dữ liệu thủ công. Các khả năng chính:

Trích xuất dựa trên OCR — khả năng quét hoặc tải lên PDF MTC và tự động trích xuất số lô, loại, đặc tả, giá trị kiểm tra và tên nhà máy
Hỗ trợ đa định dạng — MTCs có hàng chục bố cục từ hàng trăm nhà máy trên toàn thế giới; hệ thống phải xử lý tính biến thiên mà không cần các mẫu thủ công cho mỗi nguồn
Độ chính xác của trích xuất — đây là sự khác biệt quan trọng giữa các nhà cung cấp; yêu cầu dữ liệu về tỷ lệ độ chính xác trích xuất và cách hệ thống xử lý quét chất lượng thấp hoặc định dạng bất thường
Ghi đè thủ công — khi trích xuất không thành công, người vận hành cần một giao diện sạch để nhập hoặc sửa dữ liệu được trích xuất thủ công

2. Quản lý số lô

Sổ đăng ký lô — bản ghi có cấu trúc của mỗi số lô, MTC liên kết của nó và tất cả các giao dịch (biên lai, phát hành, phần dư) đối với lô đó
Theo dõi cân bằng nhiệt — số dư số lượng chạy theo lô, được cập nhật tự động khi nhập bản ghi cắt
Phát hiện lô trùng lặp — cảnh báo khi cùng một số lô xuất hiện trên nhiều chứng chỉ từ các nguồn khác nhau (dấu cảnh báo cho sự trùng lặp chứng chỉ)

3. Tích hợp đơn đặt hàng mua và nhận hàng

Liên kết PO — chứng chỉ phải được liên kết với đơn đặt hàng mua tạo ra lần nhận hàng
Quy trình nhận hàng — một bước có cấu trúc khi số lô nhận được được xác minh vật lý với chứng chỉ trước khi chấp nhận vào kho
Quản lý cách ly — khả năng giữ vật liệu đang chờ xử lý tài liệu mà không chặn phần còn lại của quy trình nhận hàng

4. Theo dõi cắt và phát hành

Liên kết đơn hàng công việc / công việc — mỗi lần phát hành vật liệu tham chiếu đến một số công việc hoặc ống quay
Quản lý phần dư — tự động tạo bản ghi phần dư khi phát hành một phần, với quy trình xác định lại
Cổ phiếu ở nhiều vị trí — vật liệu theo dõi được lưu trữ ở nhiều vị trí vật lý

5. Tạo sách dữ liệu và báo cáo

Ma trận truy xuất — tạo tự động ánh xạ lô-tới-thành phần cho một dự án nhất định
Xuất gói chứng chỉ — gói tất cả chứng chỉ cho một công việc thành sách dữ liệu PDF
Dấu vết kiểm toán — ai nhập dữ liệu gì, khi nào và liệu có bất kỳ sửa đổi nào — tất cả được ghi lại

6. Tìm kiếm và truy xuất

Bài kiểm tra quan trọng nhất của bất kỳ hệ thống truy xuất nào: cho số thành phần hoặc tham chiếu hàn, bạn có thể truy xuất chuỗi truy xuất đầy đủ nhanh như thế nào?

Tìm kiếm dưới một giây theo số lô, số công việc hoặc ID thành phần
Truy cập một cú nhấp để xem toàn bộ chuỗi tài liệu từ thành phần quay lại MTC
Truy cập di động cho các truy vấn sàn cửa hàng

Yêu cầu tích hợp

Tích hợp ERP

Nếu bạn chạy hệ thống ERP (SAP, Oracle, Epicor, Infor, Microsoft Dynamics), phần mềm truy xuất của bạn cần tích hợp với nó hoặc hoạt động độc lập mà không tạo nhập dữ liệu trùng lặp. Các điểm tích hợp chính:

Dữ liệu đơn đặt hàng mua — để liên kết chứng chỉ với PO
Bản ghi hàng tồn kho — để tránh duy trì hai sổ cái kho riêng biệt
Bản ghi công việc / đơn hàng công việc — để liên kết các vấn đề vật liệu với các đơn đặt hàng sản xuất

Tích hợp QMS

Nếu hệ thống quản lý chất lượng của bạn (Qualtrax, ETQ, Intelex, v.v.) quản lý NCR và hành động khắc phục, tích hợp cho phép các không phù hợp liên quan đến truy xuất được nêu ra và theo dõi trong cùng một hệ thống.

Email và quản lý tài liệu

Ít nhất, hệ thống phải có khả năng nhận chứng chỉ qua email tự động và nhập chúng từ ổ đĩa được chia sẻ hoặc hệ thống quản lý tài liệu (SharePoint, Google Drive).

Tiêu chí đánh giá và câu hỏi cần đặt cho các nhà cung cấp

Hiệu suất OCR và trích xuất

Tỷ lệ độ chính xác trích xuất của bạn là bao nhiêu trên tập dữ liệu điểm chuẩn của các định dạng MTC đa dạng?
Hệ thống của bạn xử lý MTCs nhiều trang như thế nào khi dữ liệu trải dài qua các trang?
Điều gì xảy ra khi OCR không thành công — có hàng đợi ngoại lệ và quy trình không?

Bài kiểm tra kịch bản kiểm toán

Yêu cầu nhà cung cấp chứng minh: cho số thành phần hoàn thành, tạo chuỗi truy xuất đầy đủ đến MTC vật liệu thô trong vòng 60 giây. Nếu họ không thể chứng minh điều này trong phần mềm của riêng họ, người kiểm toán của bạn cũng sẽ không hài lòng.

Khả năng mở rộng

Hệ thống của bạn hiện đang hỗ trợ bao nhiêu chứng chỉ, lô và dự án cho các khách hàng tương tự?
Các đặc tính hiệu suất ở 10x khối lượng hiện tại của bạn là gì?

Quyền sở hữu dữ liệu và xuất

Bạn có thể xuất tất cả dữ liệu của mình ở định dạng tiêu chuẩn nếu bạn chuyển đổi nhà cung cấp không?
Ai sở hữu dữ liệu?

Bao quát tuân thủ

Hệ thống của bạn hỗ trợ rõ ràng những tiêu chuẩn nào (ASME, ISO 9001, EN 10204, API)?
Bạn có khách hàng đã vượt qua kiểm toán bên thứ ba bằng cách sử dụng hệ thống của bạn không?

TestCert: Được xây dựng cho mục đích truy xuất kim loại

TestCert được thiết kế cụ thể cho quy trình được mô tả ở trên — nhập chứng chỉ từ MTCs vào, liên kết số lô, theo dõi cắt và phát hành cũng như lắp ráp sách dữ liệu tự động. Nó xử lý thách thức MTC định dạng đa trong chuỗi cung ứng kim loại và được xây dựng xung quanh yêu cầu truy xuất kịch bản kiểm toán: bất kỳ chuỗi truy xuất nào, bất kỳ thành phần nào, trong vài giây.

Đối với các tổ chức hiện đang quản lý truy xuất trong bảng tính hoặc tập tài liệu giấy, TestCert cung cấp đường dẫn di chuyển từ thủ công sang kỹ thuật số mà không cần triển khai ERP.

Ready to automate your certificate workflow?

Try TestCert free

Các câu hỏi thường gặp

Có thể xử lý truy xuất vật liệu trong hệ thống ERP chung không?

Nhiều hệ thống ERP có các mô-đun vật liệu hoặc chất lượng bao gồm một số chức năng truy xuất. Tuy nhiên, các mô-đun truy xuất ERP thường được thiết kế cho các bối cảnh sản xuất hàng loạt hoặc dược học, không phải cho quy trình công việc hướng đến số lô, nặng chứng chỉ của việc chế tạo kim loại. Các hệ thống chuyên dụng xử lý phân tích MTC, theo dõi cân bằng nhiệt và tạo sách dữ liệu tốt hơn so với hầu hết các mô-đun chất lượng ERP.

Việc triển khai thường mất bao lâu?

Đối với hệ thống quản lý chứng chỉ tập trung, triển khai thường mất 2-8 tuần tùy thuộc vào khối lượng dữ liệu chứng chỉ lịch sử để di chuyển và độ phức tạp của các tích hợp cần thiết. Các hệ thống SaaS thuần khiết không có tích hợp ERP thường có thể hoạt động trong vài ngày.

Tôi nên làm gì với các chứng chỉ giấy lịch sử khi số hóa?

Ưu tiên các dự án hoạt động và giao hàng gần đây trước tiên. Bản ghi lịch sử có thể được quét và nạp vào hệ thống hồi tưởng hoặc giữ lại ở dạng giấy với ghi chú trong hệ thống rằng tồn tại các bản gốc giấy. Đối với các ứng dụng an toàn quan trọng, hãy đảm bảo rằng phiên bản kỹ thuật số là một đại diện chính xác của bản gốc — không phá hủy bản gốc giấy cho đến khi bạn đã xác minh bản ghi kỹ thuật số.

Triển khai trên đám mây hay tại chỗ có tốt hơn cho phần mềm truy xuất không?

Triển khai đám mây (SaaS) phù hợp với hầu hết các tổ chức và cung cấp bảo trì dễ dàng hơn, cập nhật tự động và truy cập đa trang web. Tại chỗ có thể cần thiết cho các tổ chức có yêu cầu chủ quyền dữ liệu, môi trường CNTT bị hạn chế cao hoặc ràng buộc kết nối (các trang chế tạo từ xa). Hầu hết các nhà cung cấp truy xuất hiện đại cung cấp SaaS làm mô hình triển khai chính.

Tôi làm cách nào để biện minh chi phí phần mềm truy xuất cho quản lý?

Khung nó xung quanh chi phí tránh được: một sự kiện kiểm toán thất bại duy nhất hoặc bị từ chối do tài liệu bị thiếu thường chi phí hơn một năm đăng ký phần mềm. Thêm tiết kiệm lao động từ việc lưu giữ chứng chỉ thủ công, tìm kiếm và lắp ráp sách dữ liệu — có thể là nhiều giờ trên một dự án trong hệ thống thủ công.

Phần mềm truy xuất tính năng vật liệu: Tính năng, so sánh và Hướng dẫn người mua