Cấp chứng chỉ kiểm tra đi ra cho khách hàng

Câu trả lời nhanh

Quick Answer

Cấp chứng chỉ kiểm tra đi ra có nghĩa là lắp ráp và giao hàng gói tài liệu chất lượng — MTC của nhà cung cấp, CoC do công ty phát hành, báo cáo NDE và hồ sơ thanh tra — đi kèm với lô hàng gửi cho khách hàng của bạn. Quy trình phải được kiểm soát, có thể theo dõi được và phù hợp với các yêu cầu tài liệu cụ thể của khách hàng trước khi lô hàng được phát hành.

Chứng nhận đi ra là nơi quy trình chất lượng nội bộ của bạn đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Một lô hàng rời đi mà không có tài liệu chính xác là chưa hoàn thành — bất kể vật liệu được sản xuất hoặc kiểm tra tốt như thế nào. Khách hàng ở các ngành công nghiệp được điều tiết thường giữ lại thanh toán cho đến khi nhận được tài liệu tuân thủ. Một số từ chối lô hàng tại kho nếu thiếu hồ sơ.

Để cấp chứng chỉ đi ra một cách chính xác cần một quy trình lắp ráp có hệ thống, không phải là một sự vội vàng trong phút chót.

Những gì có trong một gói chứng chỉ đi ra?

Nội dung của gói chứng nhận đi ra phụ thuộc vào đơn đặt hàng của khách hàng và bất kỳ yêu cầu tài liệu bổ sung nào. Các thành phần phổ biến bao gồm:

MTC của nhà cung cấp qua: Mill Test Certificate gốc từ nhà sản xuất vật liệu, bao gồm mọi heat của vật liệu được kết hợp vào các mục được giao hàng. Đây là những tài liệu qua — bạn nhận chúng từ nhà cung cấp của mình và truyền chúng cho khách hàng của bạn. Chúng phải rõ ràng, hoàn chỉnh và phù hợp với các heat cụ thể được sử dụng.

Chứng chỉ tuân thủ do công ty phát hành: Tuyên bố của tổ chức bạn rằng các mục được giao hàng phù hợp với các yêu cầu được chỉ định. CoC thường xác định:

Tên khách hàng và số PO
Số đơn đặt hàng hoặc công việc nội bộ của bạn
Mô tả mục, số lượng và xác định (tag numbers, serial numbers, spool numbers)
Các tiêu chuẩn và đặc điểm kỹ thuật áp dụng
Tuyên bố tuân thủ
Chữ ký được ủy quyền và ngày tháng

Báo cáo NDE: Radiography (RT), ultrasonic (UT), magnetic particle (MT), hoặc dye penetrant (PT) báo cáo cho welds, joints hoặc base material như được yêu cầu bởi code áp dụng và đặc điểm kỹ thuật của khách hàng.

Báo cáo thanh tra kích thước: Các kiểm tra kích thước cuối cùng, bao gồm fit-up dimensions, flange bolt-circle alignment, hoặc các kích thước quan trọng khác được chỉ định trong bảng dữ liệu của khách hàng.

Hồ sơ xử lý nhiệt: Biểu đồ thời gian-nhiệt độ cho post-weld heat treatment (PWHT), stress relief, hoặc các quá trình nhiệt khác, cùng với chứng chỉ hoàn thành được liên kết.

Tài liệu hàn: Welding Procedure Specifications (WPS) và Procedure Qualification Records (PQR) được tham chiếu trong công việc, nếu được yêu cầu bởi khách hàng.

Hồ sơ thử áp lực tĩnh hoặc áp suất: Test pressure, duration, test medium, và kết quả pass/fail cho các thành phần giữ áp lực.

Báo cáo thanh tra bên thứ ba: Nếu một cơ quan thanh tra được ủy quyền (AIA) hoặc inspector được chỉ định bởi khách hàng đã chứng kiến công việc, các tài liệu sign-off hoặc ghi chú phát hành thanh tra của họ.

Quy trình lắp ráp chứng chỉ đi ra

Bước 1: Xác định yêu cầu tài liệu trước khi sản xuất bắt đầu

Đó là lúc phù hợp để hiểu những gì tài liệu mà một khách hàng yêu cầu khi đơn đặt hàng được nhận — không phải khi lô hàng được đóng gói. Kiểm tra đơn đặt hàng của khách hàng cho:

Các loại chứng chỉ cụ thể được yêu cầu
Yêu cầu định dạng (ví dụ: chữ ký gốc, letterhead công ty, các mẫu biểu mẫu cụ thể)
Sở thích giao hàng điện tử hoặc vật lý
Nội dung được yêu cầu (những gì phải xuất hiện trên CoC, chi tiết dự án khách hàng nào để tham chiếu)
Bất kỳ phê duyệt khách hàng nào của tài liệu trước khi phát hành để vận chuyển

Tạo danh sách kiểm tra tài liệu cho công việc. Chỉ định trách nhiệm cho mỗi loại tài liệu.

Bước 2: Liên kết vật liệu với đơn đặt hàng trong quá trình sản xuất

Khi sản xuất tiến hành, các vấn đề kho cho đơn đặt hàng tạo ra hồ sơ khả năng theo dõi vật liệu. Mỗi lot được phát hành mang heat number và tham chiếu chứng chỉ của nó. Khi công việc hoàn thành, hệ thống sẽ biết chính xác heat nào được tiêu thụ — và do đó MTC của nhà cung cấp nào phải được bao gồm trong gói đi ra.

Đây là nơi quản lý chứng chỉ và kho tích hợp có giá trị: nội dung gói đi ra có thể được xác định tự động từ các hồ sơ vấn đề kho hơn là được xây dựng lại thủ công từ bộ nhớ hoặc những người du hành giấy.

Bước 3: Lắp ráp gói tài liệu

Thu thập tất cả các tài liệu được yêu cầu:

Kéo MTC của nhà cung cấp được liên kết với heat được phát hành
Tạo CoC công ty từ mẫu được phê duyệt, tham chiếu các tiêu chuẩn, số công việc và xác định mục chính xác
Lấy lại các báo cáo NDE, kích thước và xử lý nhiệt từ hồ sơ thanh tra cho công việc này
Thu thập bất kỳ phát hành thanh tra bên thứ ba nào

Xem lại gói so với danh sách kiểm tra tài liệu để xác nhận tính đầy đủ trước khi tiếp tục.

Bước 4: Xem xét chất lượng và phê duyệt

Gói tài liệu đi ra phải được xem xét bởi một cơ quan chất lượng — thường là Người quản lý Chất lượng hoặc một kỹ sư chất lượng được chỉ định — trước khi phát hành. Việc xem xét này xác nhận:

Tất cả các tài liệu được yêu cầu đều có mặt
Các tham chiếu CoC chính xác và hoàn chỉnh
Báo cáo NDE và thanh tra cho thấy kết quả thỏa đáng
Các heat numbers trên MTC phù hợp với hồ sơ kho cho vật liệu được tiêu thụ
Không có non-conformances mở nào trên công việc này vẫn chưa được giải quyết

Người xem xét ký vào việc phát hành tài liệu. Việc ký vào này được ghi lại và tạo thành một phần của hồ sơ chất lượng công việc.

Bước 5: Giao hàng cho khách hàng

Các phương pháp giao hàng tài liệu khác nhau:

Gói vật lý với lô hàng — tài liệu gốc được ký kết trong hộp vận chuyển hoặc ống
Gói PDF Email — PDF được quét hoặc tạo được gửi đến liên hệ chất lượng của khách hàng
Tải lên cổng thông tin khách hàng — tài liệu được tải lên cổng thông tin nhà cung cấp của khách hàng hoặc hệ thống quản lý tài liệu
Electronic data interchange (EDI) — truyền dữ liệu có cấu trúc cho các mối quan hệ giao dịch có khối lượng cao

Một số khách hàng yêu cầu bản gốc cho các loại tài liệu nhất định (ví dụ: CoC gốc được ký kết trên letterhead công ty). Những người khác chấp nhận bản sao PDF cho mọi thứ. Làm rõ điều này tại lúc tiếp nhận đơn hàng.

Tái chứng nhận: Khi bạn phát hành MTC của riêng bạn

Trong một số tình huống, một nhà sản xuất phát hành Mill Test Certificate của riêng họ thay vì chuyển tài liệu của nhà cung cấp:

Vật liệu được thử nghiệm lại để xác minh tuân thủ (thất bại thử nghiệm đến hạn sau đó re-test và chấp nhận)
Khách hàng yêu cầu tất cả tài liệu trên letterhead của nhà sản xuất
Vật liệu được xử lý (ví dụ: cắt, uốn, gia công) và chứng chỉ gốc cần bổ sung
Nhà sản xuất hoạt động như một bộ xử lý vật liệu với chứng thực để chứng nhận

Tái chứng nhận mang trách nhiệm đáng kể. Tổ chức chứng nhận phải có:

Thiết bị thử nghiệm đủ tiêu chuẩn và được hiệu chuẩn
Phòng thí nghiệm được công nhận hoặc quy trình thử nghiệm được ghi chép
Người ký được ủy quyền có thẩm quyền được ghi chép
Một chuỗi có thể theo dõi được từ danh tính heat gốc đến tài liệu được tái chứng nhận

Một tái chứng nhận không được hỗ trợ bởi thử nghiệm thực tế là gian lận. Nếu bạn đang chuyển kết quả của nhà cung cấp trên letterhead của riêng bạn, hãy làm cho nguồn gốc này rõ ràng — xác định MTC gốc và phòng thí nghiệm thử nghiệm.

Sự khác biệt giữa MTC qua và Chứng chỉ tuân thủ là gì?

MTC qua là tài liệu gốc được phát hành bởi nhà sản xuất vật liệu, được truyền không thay đổi cho khách hàng của bạn. Chứng chỉ tuân thủ là một tuyên bố riêng biệt từ tổ chức của bạn rằng các mục được giao hàng đáp ứng các yêu cầu được chỉ định — nó có thể tham chiếu các MTC cơ bản nhưng là một tài liệu riêng biệt được ký bởi một người được ủy quyền trong tổ chức của bạn. Hầu hết các gói chứng nhận hoàn chỉnh bao gồm cả hai.

Chúng tôi xử lý khách hàng yêu cầu tài liệu trước khi họ chấp nhận lô hàng như thế nào?

Đây là thực hành tiêu chuẩn trong các ngành công nghiệp được điều tiết. Xây dựng xem xét tài liệu vào quy trình vận chuyển của bạn để phê duyệt tài liệu nằm trên con đường quan trọng cùng với hoàn thành vật lý và thanh tra. Không bao giờ phát hành lô hàng mong đợi gửi tài liệu sau — lô hàng không nên rời đi cho đến khi tài liệu được phê duyệt. Đặt kỳ vọng khách hàng tại lúc tiếp nhận đơn hàng về thời gian dẫn chuẩn bị tài liệu thực tế.

Chứng chỉ tuân thủ phải chứa gì?

Tối thiểu: tên công ty và địa chỉ của bạn, tên khách hàng và số PO, tham chiếu công việc hoặc đơn đặt hàng của bạn, mô tả các mục (số lượng, số bộ phận, tag numbers), các tiêu chuẩn và đặc điểm kỹ thuật được yêu cầu, một tuyên bố rõ ràng về tuân thủ, tên và chức danh của người ký được ủy quyền, và ngày tháng chứng nhận. Nhiều khách hàng cung cấp định dạng CoC được yêu cầu — luôn sử dụng định dạng của khách hàng nếu được chỉ định.

Chúng tôi nên giữ lại bản sao của các gói tài liệu đi ra trong bao lâu?

Giữ lại tài liệu đi ra ít nhất miễn là khách hàng cần hoặc như được yêu cầu bởi tiêu chuẩn áp dụng. Đối với các thành phần bình chứa áp lực, điều này thường là 25 năm hoặc tuổi của thiết bị. Đối với sản xuất thương mại chung, tối thiểu 10 năm là một đường cơ sở hợp lý. Chính sách giữ lại được ghi chép của bạn phải xác định các khoảng thời gian theo danh mục sản phẩm. Xem hướng dẫn về Quy tắc giữ lại tài liệu của chúng tôi để phá vỡ đầy đủ.

Có thể tự động hóa lắp ráp gói chứng chỉ đi ra không?

Có — đây là một trong những cơ hội tự động hóa có giá trị nhất trong quản lý chất lượng. Một hệ thống như TestCert, liên kết các vấn đề kho với chứng chỉ trong suất quá trình sản xuất, có thể tự động xác định MTC nhà cung cấp nào thuộc về gói đi ra cho một công việc, điền mẫu CoC từ dữ liệu công việc và biên dịch gói để xem xét. Người xem xét chất lượng tập trung vào xác minh và phê duyệt thay vì việc tìm kiếm tài liệu.

Ready to automate your certificate workflow?

Try TestCert free

Cấp chứng chỉ kiểm tra đi ra cho khách hàng: Quy trình và Thực hành tốt nhất