Trả Lời Nhanh
Quick Answer
Vật liệu cấp miễn phí (do khách hàng hoặc chính phủ cung cấp) yêu cầu nhật ký nhận hàng chính thức, lưu trữ riêng biệt chuyên dụng, hồ sơ tiêu thụ có tài liệu tham chiếu số lô, và báo cáo đối sánh cho khách hàng khi kết thúc dự án. Mất mát, hư hại hoặc nhầm lẫn vật liệu cấp miễn phí tạo thành trách nhiệm hợp đồng.
Vật liệu cấp miễn phí — cũng được gọi là vật liệu do khách hàng cung cấp (CFM), vật liệu do chính phủ cung cấp (GFM), hoặc cấp miễn phí khách hàng (CFI) — là vật liệu do khách hàng cung cấp cho nhà sản xuất hoặc nhà thầu để đưa vào một phạm vi công việc cụ thể. Khách hàng sở hữu nó; nhà sản xuất chịu trách nhiệm về nó.
Sắp xếp này phổ biến trong các xưởng công việc, sản xuất theo hợp đồng, công việc chính phủ và quốc phòng, và các dự án EPC nơi khách hàng muốn tự cung cấp vật liệu giá trị cao hoặc thời gian giao dài. Nó giới thiệu một bộ yêu cầu truy xuất và kiểm soát cụ thể khác với vật liệu thường mua.
Tại Sao Vật Liệu Cấp Miễn Phí Cần Kiểm Soát Đặc Biệt
Khi bạn mua vật liệu của mình, những thất bại trong theo dõi ảnh hưởng đến hoạt động của bạn và là vấn đề của bạn để sửa. Khi bạn nhận và mất theo dõi vật liệu của khách hàng, đó là vi phạm hợp đồng. Hậu quả bao gồm:
- Trách nhiệm tài chính — nhà sản xuất có thể bị yêu cầu thay thế vật liệu bị mất hoặc định danh sai với chi phí của riêng mình
- Hình phạt hợp đồng — nhiều hợp đồng bao gồm các quy định về thiệt hại thanh lý nếu vật liệu cấp miễn phí bị hư hại, mất hoặc tiêu thụ không đúng cách
- Sửa chữa và trì hoãn — nếu ống hoặc tấm cấp miễn phí bị cắt theo kích thước sai hoặc được sử dụng trên cuộn sai, khách hàng có thể yêu cầu sản xuất lại hoàn toàn
- Không phù hợp với chất lượng — sử dụng vật liệu cấp miễn phí từ một dự án trên một dự án khác (ngay cả tạm thời) là vi phạm truy xuất
Quy Trình Nhận Vật Liệu Cấp Miễn Phí
Trước Giao Hàng
Trước khi vật liệu đến, hãy thiết lập:
- Sổ cấp miễn phí chuyên dụng — nhật ký sẽ theo dõi từng mục nhập, lưu trữ và tiêu thụ
- Vị trí lưu trữ — chỉ định một khu vực vật lý hoặc hộp chuyên dụng cho vật liệu cấp miễn phí của khách hàng này, tách biệt khỏi kho của bạn
- Yêu cầu chứng chỉ — làm rõ với khách hàng tài liệu nào sẽ đi kèm với vật liệu (MTC, chứng chỉ phù hợp, báo cáo kích thước) và định dạng nào được yêu cầu
Tại Lúc Nhận Hàng
Khi vật liệu cấp miễn phí được giao:
- Đếm và kiểm tra — xác minh số lượng và trạng thái so với phiếu giao hàng. Ghi lại ngay lập tức bằng văn bản bất kỳ hư hại hoặc sự khác biệt cho khách hàng
- Ghi lại số lô — ghi lại số lô của mỗi mảnh nhận được so với phiếu giao hàng và MTC
- Dán nhãn vật liệu — dán nhãn vật lý rõ ràng xác định mục như cấp miễn phí, tên khách hàng, số lô và số dự án hoặc số lệnh công việc
- Lưu giữ chứng chỉ — lưu trữ MTC trong tệp chuyên dụng cho khách hàng và dự án này — không phải trong các tệp chứng chỉ chung của bạn
Xử Lý Sự Khác Biệt
Nếu vật liệu đến mà không có chứng chỉ, số lô không đọc được hoặc sự khác biệt về số lượng, hãy thông báo cho khách hàng bằng văn bản trước khi chấp nhận vật liệu vào hệ thống của bạn. Chấp nhận vật liệu cấp miễn phí mà không có tài liệu đầy đủ tạo ra sự chấp nhận trách nhiệm ngầm đối với mọi khoảng cách truy xuất phát sinh.
Lưu Trữ và Tách Biệt
Tách Biệt Vật Lý
Vật liệu cấp miễn phí phải được tách biệt vật lý khỏi kho của nhà sản xuất. Mục đích là gấp đôi:
- Ngăn chặn sử dụng vô tình vật liệu cấp miễn phí trong công việc nó không được dự định
- Ngăn chặn vật liệu của khách hàng bị trộn lẫn với của bạn theo cách làm mất danh tính riêng biệt của nó
Các vịnh lưu trữ, kệ hoặc vùng chứa chuyên dụng hoạt động tốt. Dán nhãn rõ ràng — bao gồm tên khách hàng, số dự án và chỉ báo trực quan (nhãn mã hóa màu phổ biến) — giảm nguy cơ nhầm lẫn dưới áp lực thời gian sàn sản xuất.
FIFO vs. Phân Bổ Được Chỉ Định
Không giống như kho của bạn, vật liệu cấp miễn phí thường được phân bổ — mỗi lô hoặc mảnh được phân bổ cho một phạm vi công việc cụ thể trước khi sản xuất bắt đầu. Logic FIFO (vào trước, ra trước) được sử dụng cho kho của bạn không áp dụng. Khách hàng đã chỉ định vật liệu nào được sử dụng trên các mục nào; từ bỏ phân bổ đó yêu cầu ủy quyền khách hàng.
Theo Dõi Tiêu Thụ
Khi vật liệu cấp miễn phí được tiêu thụ, sổ phải được cập nhật:
- Hồ sơ cắt — ghi lại những gì được cắt, từ lô nào, cho thành phần nào
- Hồ sơ dư — nếu một mảnh một phần còn lại, ghi lại số lượng dư so với số lô ban đầu và trả lại vị trí lưu trữ cấp miễn phí được chỉ định
- Nhật ký chất thải — chất thải tiêu dùng (ví dụ: cắt cưa, cắt cạnh) nên được ghi lại nếu hợp đồng chỉ định kế toán vật liệu
Hồ sơ tiêu thụ là bằng chứng chính bạn sẽ sử dụng trong báo cáo đối sánh cuối cùng cho khách hàng.
Báo Cáo Đối Sánh
Hầu hết các hợp đồng cho vật liệu cấp miễn phí yêu cầu báo cáo đối sánh vật liệu khi hoàn thành dự án. Báo cáo này cho thấy:
- Tất cả vật liệu nhận được (theo số lô và số lượng)
- Tất cả vật liệu được kết hợp vào công việc (theo thành phần và số lô)
- Tất cả dư được trả lại cho khách hàng hoặc giữ lại dưới sự ủy quyền bằng văn bản
- Số lượng chất thải (nếu theo hợp đồng cần báo cáo)
- Mọi sự thay thế vật liệu được phê duyệt trong dự án
Báo cáo đối sánh là một sản phẩm chính thức. Hệ thống theo dõi cấp miễn phí được tổ chức tốt làm cho báo cáo này là xuất khẩu dữ liệu. Hệ thống được tổ chức kém làm cho nó trở thành một cuộc điều tra vài tuần.
Các Chế Độ Lỗi Phổ Biến Trong Kiểm Soát Vật Liệu Cấp Miễn Phí
Lưu Trữ Trộn Lẫn
Vật liệu cấp miễn phí và kho mua cuối cùng cùng một kệ. Một nhóm sản xuất cắt một mảnh ống cấp miễn phí cho một công việc nó không được phân bổ cho. Lỗi có thể không được phát hiện cho đến khi cuộn được phân bổ của khách hàng không thể hoàn thành.
Mất Chứng Chỉ
Các chứng chỉ đi kèm với giao hàng cấp miễn phí không được lưu giữ riêng biệt và kết thúc trong đống chứng chỉ chung. Khi kết thúc dự án, báo cáo truy xuất không thể hoàn thành vì không thể tìm thấy MTC ban đầu cho một lô cụ thể.
Thay Thế Không Được Phép
Khi một mảnh cấp miễn phí bị hư hại hoặc được phát hiện không phù hợp, nhà sản xuất thay thế một mảnh từ kho của riêng mình mà không có ủy quyền khách hàng. Đây là cả vi phạm truy xuất (vật liệu được thay thế không được khách hàng chỉ định) và vi phạm hợp đồng.
Xử Lý Dư
Khi kết thúc dự án, dư đó là tài sản của khách hàng được coi như phế liệu. Đây là một sự bỏ sót phổ biến trong các xưởng không có kinh nghiệm trong công việc cấp miễn phí. Trừ khi hợp đồng rõ ràng ủy quyền cho bạn giữ lại hoặc xử lý dư, chúng phải được trả lại khách hàng hoặc xử lý theo hướng dẫn bằng văn bản.
Yêu Cầu Hệ Thống Cho Theo Dõi Vật Liệu Cấp Miễn Phí
Hệ thống theo dõi vật liệu cấp miễn phí — dù là mô-đun chuyên dụng trong phần mềm như TestCert hay bảng tính có cấu trúc — phải hỗ trợ:
- Sổ cái riêng biệt cho mỗi khách hàng và dự án
- Theo dõi mức lô từ nhận hàng đến tiêu thụ
- Theo dõi số dư dư
- Liên kết và truy xuất chứng chỉ
- Báo cáo đối sánh tự động
Kỷ luật tách biệt hồ sơ cấp miễn phí khỏi hồ sơ kho của bạn trong hệ thống của bạn phản ánh yêu cầu tách biệt vật lý: chúng không được trộn lẫn.
Ready to automate your certificate workflow?
Try TestCert freeCâu Hỏi Thường Gặp
Điều gì xảy ra nếu vật liệu cấp miễn phí đến và không đạt kiểm tra?
Thông báo cho khách hàng bằng văn bản ngay lập tức. Ghi lại sự không phù hợp cụ thể (kích thước, trạng thái, tài liệu). Không kết hợp vật liệu vào công việc. Khách hàng chịu trách nhiệm về hướng dẫn thay thế hoặc xử lý. Ghi lại NCR trong hệ thống và sổ cấp miễn phí.
Có thể sử dụng vật liệu cấp miễn phí dư thừa trên một dự án khác không?
Không, không có ủy quyền bằng văn bản rõ ràng từ khách hàng. Vật liệu thuộc về khách hàng. Sử dụng nó trên một dự án khác — ngay cả khi bạn dự định bổ sung — là vi phạm hợp đồng. Nếu khách hàng ủy quyền cho bạn giữ lại vật liệu dư thừa như thanh toán một phần hoặc tín dụng, hãy ghi lại ủy quyền đó một cách chính thức.
Ai chịu trách nhiệm nếu vật liệu cấp miễn phí bị đánh cắp hoặc hư hại ở cơ sở của tôi?
Hợp đồng của bạn sẽ chỉ định phân bổ trách nhiệm. Hầu hết các hợp đồng khiến nhà sản xuất chịu trách nhiệm mất mát hoặc hư hại trong khi vật liệu ở trong tay anh ta. Đây là một lý do khác tại sao kiểm tra nhận hàng chính thức và ghi lại trạng thái khi giao hàng là cần thiết — nó thiết lập điều kiện cơ sở mà bạn chấp nhận trách nhiệm.
Có cần phải duy trì chứng chỉ EN 10204 Type 3.1 cho vật liệu cấp miễn phí?
Bạn cần duy trì bất kỳ chứng chỉ nào đi kèm với vật liệu cấp miễn phí. Nếu khách hàng cung cấp chứng chỉ 3.1, hãy giữ chúng. Nếu hợp đồng quy định rằng công việc hoàn thành phải được hỗ trợ bởi tài liệu 3.1, hãy xác minh rằng chứng chỉ cấp miễn phí đáp ứng yêu cầu đó trước khi sản xuất bắt đầu. Nếu không, hãy nêu vấn đề không phù hợp với khách hàng trước khi bắt đầu công việc.
Tôi nên xử lý bu lông cấp miễn phí hoặc các khớp nhỏ ở đâu, trong đó theo dõi từng phần là không thực tế?
Đối với các mục hàng loạt như bu lông, theo dõi cấp lô thường được chấp nhận. Giữ chứng chỉ lô với bộ chứa hàng loạt. Ghi lại số lô (không phải mảnh riêng lẻ) trên hồ sơ công việc tiêu thụ bu lông. Không mở hoặc trộn vùng chứa lô mà không cập nhật sổ cấp miễn phí.