Chiều thứ Sáu. Một người quản lý dự án đi đến bàn chất lượng và yêu cầu gói chứng chỉ cho một công việc được gửi vào thứ Hai. Kỹ thuật viên chất lượng mở email, kiểm tra thư mục ổ đĩa được chia sẻ có nhãn "certs 2024 backup", đăng nhập vào hai cổng nhà cung cấp, và cuối cùng tìm thấy hầu hết những gì cần được phân tán trong ba chuỗi email từ các người gửi khác nhau. Khi gói được lắp ráp, đã là sáng thứ Hai. Công việc vẫn được gửi muộn.
Không ai nộp báo cáo về điều này. Nó không xuất hiện trong nhật ký không tuân thủ. Nó xuất hiện như "lao động chất lượng" trên bảng tính và được hấp thụ vào chi phí chung. Đó là lý do tại sao việc tìm kiếm chứng chỉ là vấn đề tốn kém nhất mà các cơ sở gia công không biết mình có.
Tại Sao Nó Không Bao Giờ Xuất Hiện Trong Báo Cáo Kết Quả Kinh Doanh
Phân loại lao động không chính xác là vấn đề cốt lõi. Khi một kỹ thuật viên chất lượng dành bốn giờ để lắp ráp một gói chứng chỉ, thời gian đó được mã hóa làm lao động bộ phận chất lượng — điều này có vẻ bình thường. Không ai theo dõi "giờ dành cho việc xác định vị trí các tài liệu có lẽ đã được tổ chức". Báo cáo kết quả kinh doanh hiển thị chi phí; nó chỉ không hiển thị nguyên nhân.
Kết quả là vấn đề này trở nên phức tạp trong những năm mà không kích hoạt bất kỳ hành động khắc phục nào. Nó vô hình chính vì nó phù hợp với các dòng ngân sách dự kiến.
Ba Nơi Mà Các Nhà Sản Xuất Mất Thời Gian Chứng Chỉ
Tiếp nhận chứng chỉ và lưu trữ ban đầu là nơi bắt đầu. Chứng chỉ đến qua email cho người mua, qua email đến hộp thư chất lượng, thông qua cổng nhà cung cấp, làm xác nhận fax, và đôi khi làm tài liệu vật lý cùng với giao hàng vật liệu. Mỗi kênh đến một nơi khác. Quy trình tiếp nhận không nắm bắt chúng một cách tập trung, và nhóm chất lượng phát hiện ra các chứng chỉ còn thiếu khi họ cần chúng — không phải khi chúng đến.
Lấy lại chứng chỉ khi đóng dự án là nơi tập trung nỗi đau. Khi một công việc đóng, ai đó phải tìm chứng chỉ cho mỗi lò trong công việc đó. Nếu các chứng chỉ được lưu trữ theo ngày nhận, tên nhà cung cấp hoặc số đơn hàng mua, và nhu cầu lấy lại là theo số lò hoặc số công việc, mỗi lần tra cứu trở thành bài tập tham chiếu chéo. Càng nhiều công việc mà một xưởng chạy cùng một lúc, sự việc càng tồi tệ.
Lắp ráp gói chứng chỉ là bước cuối cùng nhân lên sự hỗn loạn phía trước. Biên soạn các chứng chỉ chính xác cho các bộ phận chính xác, với định dạng khách hàng yêu cầu, cùng với bất kỳ tài liệu bổ sung nào họ đã chỉ định — đây là một tác vụ phối hợp thủ công mất nhiều thời gian tùy thuộc vào hệ thống lưu trữ bị ảnh hưởng bao nhiêu.
Chi Phí Thực Tế Là Bao Nhiêu
Chạy các con số trên một cơ sở gia công có kích thước trung bình: 4 giờ cho mỗi công việc × $45/giờ tỷ lệ lao động gánh nặng × 50 công việc mỗi năm = $9.000 trong chi phí lao động trực tiếp chỉ để tìm kiếm chứng chỉ. Đó là trước khi tính đến các chi phí vận chuyển khẩn cấp trên một lô hàng muộn, cuộc gọi hỗ trợ khách hàng giải thích sự chậm trễ, hoặc chi phí thanh tra lại khi gói không hoàn chỉnh lần đầu tiên.
Đối với các xưởng chạy 100–200 công việc mỗi năm, con số được mở rộng tương ứng. Với $18.000–$36.000 mỗi năm trong lao động lãng phí liên quan đến chứng chỉ, bạn đang xem một trung tâm chi phí sẽ chứng minh một công cụ phần mềm chuyên dụng nhiều lần — nhưng hầu hết các xưởng tiếp tục coi nó như một chi phí bình thường của việc kinh doanh.
Sửa Chữa Thực Tế Trông Như Thế Nào
Sự thay đổi hoạt động loại bỏ hầu hết việc tìm kiếm chứng chỉ rất đơn giản: lập chỉ mục chứng chỉ theo số lò khi tiếp nhận, không phải theo nhà cung cấp hoặc ngày. Khi một chứng chỉ đến, số lò đi vào hệ thống ngay lập tức. Từ điểm đó trở đi, mỗi lần tra cứu — theo công việc, theo đơn hàng mua, theo khách hàng — được giải quyết thông qua chỉ số số lò thay vì yêu cầu tìm kiếm thủ công qua các tạo tác lưu trữ.
Sự thay đổi thứ hai là liên kết các chứng chỉ với các mục dòng đơn hàng mua khi tiếp nhận. Khi một chứng chỉ được lập chỉ mục so với dòng đơn hàng mua đã đặt hàng vật liệu, kết nối với công việc và khách hàng là tự động. Khi đóng công việc, gói chứng chỉ là kết quả của hệ thống, không phải một tác vụ lắp ráp thủ công.
Thứ ba, lắp ráp gói chứng chỉ phải là một thao tác một cú nhấp chuột, không phải bài tập hai giờ. Nếu liên kết lò-công việc được duy trì trong suốt chu kỳ đời của công việc, tạo gói khi đóng có nghĩa là rút ra một bộ bản ghi được kết nối trước, không phải tìm kiếm trong ba hệ thống.
Đây không phải là yêu cầu công nghệ. Đây là yêu cầu quy trình. Công nghệ chỉ làm cho chúng bền vững ở quy mô.
Vấn Đề Đo Lường
Cho đến khi các cơ sở gia công bắt đầu đo thời gian lấy lại chứng chỉ như một hoạt động riêng biệt, vấn đề sẽ không đủ rõ ràng để sửa chữa. Điểm xuất phát là một nghiên cứu thời gian một tuần: yêu cầu nhóm chất lượng ghi lại thời gian liên quan đến chứng chỉ riêng biệt với các hoạt động chất lượng khác. Hầu hết các xưởng thực hiện việc này phát hiện ra rằng con số cao hơn dự kiến.
Khi chi phí trở nên rõ ràng, sửa chữa rất dễ. Quản lý chứng chỉ là vấn đề vận hành, không phải vấn đề chất lượng — và các vấn đề vận hành phản ứng với thiết kế lại quy trình.
Tiếp Theo Đọc Gì
- When Your Mill Cert System Costs You More Than the Steel
- The 5 MTC Discrepancies Fabricators Find at Delivery — And How to Reject or Resolve Each One
- MTC Review Should Take Minutes, Not Days — Here's the Gap Most Fabrication Shops Miss