Hỏi hầu hết các quản lý chất lượng chi phí quản lý chứng chỉ kiểm tra kém của họ là bao nhiêu và họ sẽ chỉ vào báo cáo không phù hợp cuối cùng hoặc những giờ mà đội của họ đã dành để nhập lại dữ liệu từ PDF. Đặt câu hỏi tương tự cho CFO của họ và bạn sẽ nhận được một ngoác mắt và một tham chiếu đến dòng phế liệu trong báo cáo lợi nhuận.
Cả hai câu trả lời đều sai - hoặc chính xác hơn, cả hai đều về cơ bản không đầy đủ.
Theo Hiệp hội Chất Lượng Mỹ, chi phí chất lượng kém (COPQ) chiếm 15-20% doanh thu ở các nhà sản xuất bình thường. Các nhà máy hạng thế giới giữ nó dưới 5%. Khoảng cách 10-15 điểm này là nơi lợi nhuận biến mất, và đối với các công ty kim loại (nhà phân phối, trung tâm dịch vụ, bộ xử lý, nhà kho), một phần không tương xứng bắt nguồn trực tiếp từ cách quản lý chứng chỉ kiểm tra nhà máy.
Đây không phải là vấn đề quản lý tài liệu. Đó là vấn đề hoạt động chất lượng với chi phí tính bằng đô la có thể đo lường được. Dưới đây là cách đo nó.
Chuỗi Hỏng hóc Chứng Chỉ Kiểm Tra
Chứng chỉ kiểm tra nhà máy là các tài liệu chịu tải trọng quan trọng. Chúng mang bằng chứng rằng vật liệu đáp ứng các thông số kỹ thuật - số lô, thành phần hóa học, tính chất cơ học, tuyên bố tuân chuẩn. Khi bằng chứng này được quản lý kém, chuỗi hỏng hóc có thể dự đoán:
Nhận hàng chấp nhận vật liệu mà không xác minh chứng chỉ so với thông số kỹ thuật đơn đặt hàng. Số lô được ghi lại (hoặc không), vật liệu đi vào kho và sự khác biệt vẫn vô hình cho đến khi nó xuất hiện sau này.
Sản xuất hoặc xử lý sử dụng vật liệu. Thông số kỹ thuật của khách hàng yêu cầu cường độ chảy tối thiểu mà chứng chỉ sẽ đánh dấu là biên. Chứng chỉ bị thiếu, bị lưu trữ sai hoặc chưa bao giờ được kiểm tra chéo. Các bộ phận được sản xuất.
Vận chuyển đi yêu cầu một gói chứng chỉ. Ai đó tìm kiếm MTC ban đầu. Mất 20 phút - hoặc hai giờ. Chứng chỉ được tìm thấy nhưng nó không khớp với những gì được gửi vì chứng chỉ được sử dụng lại cho một lô khác. Hoặc chứng chỉ hoàn toàn bị mất và phải yêu cầu thay thế từ nhà máy.
Nhận của khách hàng kích hoạt báo cáo không phù hợp. Vật liệu được cách ly. Nhóm của bạn điều tra. Cuộc điều tra phát hiện ra rằng chứng chỉ gốc đã được lưu trữ nhưng được ghi dưới số lô sai sáu tháng trước.
Mỗi bước trong chuỗi này có chi phí. Hầu hết các công ty chỉ theo dõi cái cuối cùng.
Mỗi Liên Kết Chi Phí Bao Nhiêu
Các con số dưới đây được xây dựng từ dữ liệu khuôn mẫu ngành và có chủ ý bảo thủ. Chúng đại diện cho một trung tâm dịch vụ kim loại vừa hoặc nhà phân phối xử lý 2.000-5.000 dòng mục mỗi tháng.
Sự khác biệt nhận (phát hiện sớm): Sự không khớp giữa chứng chỉ-PO được phát hiện khi nhận yêu cầu phải tạm dừng, điều tra nhà cung cấp và khả năng trả lại vật liệu. Chi phí thời gian: 2-4 giờ trong phòng tiếp nhận và chất lượng. Chi phí trực tiếp với tỷ lệ lương hoàn toàn tải $65-85 / giờ: $130-340 mỗi sự kiện. Với 5-10 sự kiện mỗi tháng, đó là $650-3.400 hàng tháng.
Gia công lại từ lệch thông số không được phát hiện: Dữ liệu APQC đặt phế liệu và gia công lại lên đến 2,2% doanh thu ở những người thành tích yếu hơn. Nhưng con số phế liệu được nhìn thấy thường đánh giá thấp tổn hại thực tế. Một khuôn mẫu ngành thường được trích dẫn trong các vòng hoạt động chất lượng cho rằng "2% phế liệu nhìn thấy có thể ẩn 15% gia công lại" - có nghĩa là chi phí sửa chữa hạ lưu gấp 6-7 lần những gì xuất hiện trong báo cáo phế liệu. Đối với nhà phân phối $20 triệu, con số phế liệu nhìn thấy 2% của $400K có thể ẩn $3 triệu + trong tổng chi phí thất bại chất lượng.
Lao động truy xuất chứng chỉ: Yêu cầu chứng chỉ thường xuyên từ khách hàng yêu cầu 5-20 phút thời gian nhân viên khi chứng chỉ được lưu trữ trên ổ dùng chung, chuỗi email hoặc tệp giấy. Với 100 yêu cầu mỗi tháng - khiêm tốn cho một hoạt động đang hoạt động - đó là 8-33 giờ nhân viên mỗi tháng chỉ để truy xuất. Hàng năm: 100-400 giờ lao động chất lượng hoặc dịch vụ khách hàng khi tìm kiếm tài liệu.
Sự không phù hợp của khách hàng và trả lại: Sự không phù hợp đến khách hàng thường liên quan đến điều tra chính thức, báo cáo hành động khắc phục, chi phí vận chuyển khả thi của vật liệu và chi phí vận chuyển thay thế. Ước tính bảo thủ mỗi sự kiện: $1.500-4.000 chi phí trực tiếp, trước khi tính đến tổn hại mối quan hệ hoặc mất tiềm năng của phê duyệt chứng chỉ.
Chuẩn bị kiểm toán chứng chỉ: Những lần vội vàng trước kiểm toán để xác định vị trí, xác minh và tổ chức các MTC đại diện cho sự tăng đột biến theo thời kỳ của chi phí lao động. Các nhóm không có hồ sơ chứng chỉ được tổ chức thường dành 20-40 giờ mỗi chu kỳ kiểm toán để phục hồi tài liệu. Theo tỷ lệ nhân viên chất lượng cao cấp, đó là $1.500-3.500 mỗi chu kỳ kiểm toán biến mất không có sản lượng.
Tảng Băng Lao Động
Chi phí lao động của quản lý MTC thủ công là mục dòng được đánh giá thấp một cách có hệ thống nhất trong hoạt động chất lượng. Nó vô hình vì nó được phân bổ - một vài phút ở đây, nửa giờ ở đó - và không bao giờ được mã hóa vào một trung tâm chi phí mà ai đó đang theo dõi.
Hãy xem xét hành trình của một MTC duy nhất thông qua một quy trình làm việc thủ công điển hình: Chứng chỉ đến qua email. Ai đó tải nó xuống, đổi tên (hoặc không) và lưu nó vào ổ dùng chung. Khi nhận, người khác tìm thấy tệp, mở nó và nhập thủ công số lô, cấp độ và thông số kỹ thuật vào ERP hoặc bảng tính. Khi vận chuyển, ai đó tìm kiếm chứng chỉ, xác minh số lô khớp với lô hàng và đính kèm nó vào các tài liệu giao hàng. Nếu khách hàng yêu cầu bản sao sau này, ai đó tìm lại nó và gửi email.
Điểm liên lạc: 5-7 trên mỗi chứng chỉ. Nhập dữ liệu thủ công: 3-5 phút trên mỗi chứng chỉ. Rủi ro giới thiệu lỗi: tại mỗi điểm liên lạc.
Một nhà kho thép của Anh triển khai tự động hóa MTC đã ghi lại tiết kiệm hơn 120 giờ mỗi năm - khoảng ba tuần làm việc đầy đủ - đơn giản bằng cách loại bỏ nhập dữ liệu thủ công cho chứng chỉ đến. Đây là một lợi ích hoạt động duy nhất từ một tính năng duy nhất và nó thậm chí không chạm vào giảm lỗi hạ lưu.
Tự động hóa MTC giảm nhập dữ liệu khoảng 90% và tỷ lệ lỗi khoảng 70%, dựa trên dữ liệu khuôn mẫu nhà cung cấp từ các triển khai trong môi trường phân phối kim loại. Nếu nhóm của bạn xử lý thủ công 500 MTC mỗi tháng và mỗi MTC yêu cầu 5 phút nhập dữ liệu, bạn đang chi 41 giờ nhân viên mỗi tháng chỉ để sao chép. Tự động hóa chuyển đổi nó thành 4 giờ. 37 giờ khác có sẵn cho công việc yêu cầu phán đoán con người.
Bộ Nhân Rủi Ro Kiểm Toán
Có một loại chi phí trong quản lý MTC kém không hoàn toàn phù hợp vào một dòng: rủi ro phơi nhiễm tích lũy từ khả năng truy xuất yếu.
Chuỗi cung ứng hàng không vũ trụ và quốc phòng yêu cầu khả năng truy xuất vật liệu ở cấp lô. Các gửi PPAP ô tô yêu cầu tài liệu chứng chỉ đầy đủ. Vật liệu cấu trúc xây dựng ở nhiều khu vực pháp lý yêu cầu các MTC phù hợp để ký phép. Khi khách hàng hoặc cơ quan quản lý kiểm toán hồ sơ khả năng truy xuất của bạn và tìm thấy các lỗ hổng (chứng chỉ bị thiếu, chứng chỉ không khớp với hồ sơ vật liệu, số lô trùng lặp, tài liệu không rõ ràng hoặc bị thay đổi) - hậu quả vượt xa chi phí kiểm toán trực tiếp.
Hậu quả đầu tiên là gia công lại: chu kỳ hành động khắc phục, kiểm toán lại, gánh nặng tài liệu bổ sung. Nhà cung cấp hàng không vũ trụ hạng trung bị thất bại kiểm toán khả năng truy xuất của khách hàng có thể dự kiến chi $15.000-50.000 trong chi phí khắc phục trực tiếp và vài tháng kiểm tra tăng cường.
Hậu quả thứ hai là rủi ro phê duyệt. Chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001, AS9100, IATF 16949) được duy trì thông qua hiệu suất kiểm toán. Các thất bại có hệ thống trong quản lý chứng chỉ tạo ra những phát hiện tích lũy hướng tới sự không phù hợp lớn. Sự không phù hợp lớn trong kiểm toán đăng ký có thể dẫn đến tạm dừng chứng chỉ - và đối với khách hàng yêu cầu chứng chỉ, đó là sự kiện không đủ điều kiện chuỗi cung ứng.
Hậu quả thứ ba là trách nhiệm. Trong thép cấu trúc, thanh thép và ứng dụng bình áp suất, chứng chỉ vật liệu không phải là chính thức - nó là bằng chứng rằng tuân thủ thông số kỹ thuật đã được xác minh. Khi vật liệu bị lỗi khi sử dụng và theo sau là kiện tụng, câu hỏi về việc hồ sơ chứng chỉ có được duy trì đúng cách hay không trở thành yếu tố trực tiếp trong xác định rủi ro trách nhiệm.
Không có chi phí rủi ro nào trong số này xuất hiện trong báo cáo chất lượng thường xuyên. Chúng chỉ được hiện thực hóa khi hỏng hóc xảy ra, khi đó câu hỏi về phòng chống là học thuật.
Hạng Thế Giới Trông Như Thế Nào
Khuôn mẫu Hiệp hội Chất Lượng Mỹ cho COPQ hạng thế giới là dưới 5% doanh thu. Đó không phải là mục tiêu tham vọng - nó là hiệu suất được thực hiện bởi các hoạt động đã có hệ thống đóng khoảng cách giữa chi phí chất lượng nhìn thấy và ẩn.
Trong quản lý chứng chỉ kiểm tra cụ thể, hạng thế giới trông như thế này:
Chứng chỉ được thu thập tự động tại thời điểm nhận, dữ liệu được trích xuất và xác nhận so với thông số kỹ thuật đơn đặt hàng mà không cần nhập lại thủ công. Sự khác biệt được gắn cờ trước khi vật liệu được chấp nhận vào kho.
Khả năng truy xuất số lô được duy trì trên toàn bộ chuỗi giữ hộ - từ nhận hàng đến bất kỳ xử lý hoặc vận hành chia lô nào cho đến vận chuyển đi. Yêu cầu chứng chỉ của khách hàng được trả lời trong vài giây, không phải phút.
Chuẩn bị kiểm toán không cần vội vàng. Hồ sơ được tổ chức, hoàn chỉnh và có thể tìm kiếm được vì chúng được tổ chức và xác nhận tại thời điểm nhận, không được xây dựng lại trước kiểm toán.
Xử lý ngoại lệ là có hệ thống. Khi chứng chỉ không khớp, ngoại lệ được bắt, điều tra và giải quyết bằng một quyết định được ghi lại - không được xử lý một cách không chính thức và quên đi.
Các hoạt động đạt được điều này không làm gì kỳ lạ. Họ đã thay thế một tập hợp các quy trình làm việc thủ công, dễ gặp lỗi bằng các quy trình kỹ thuật số có cấu trúc thực thi kỷ luật tại điểm nhập dữ liệu chứ không phải theo dõi lỗi hạ lưu.
Tự Động Hóa Thay Đổi Toán Học Như Thế Nào
Trường hợp tài chính cho tự động hóa MTC bất thường sạch so với hầu hết các khoản đầu tư chất lượng. Chi phí nó loại bỏ là cụ thể và có thể đo lường được, việc triển khai được bao gồm và thời gian hoàn vốn là ngắn.
ROI quản lý tài liệu trong bối cảnh sản xuất chạy 312-520% trong 12 tháng, dựa trên dữ liệu từ các triển khai chuyển đổi kỹ thuật số trong môi trường công nghiệp. Thời gian hoàn vốn trung bình cho các hệ thống quản lý tài liệu chuyên dụng là 2-4 tháng; đối với tự động hóa dành riêng cho MTC với tích hợp ERP hiện có, các triển khai đã đạt hoàn vốn chỉ trong 3-8 tuần sau triển khai đầy đủ.
Một khuôn mẫu thường được trích dẫn trong nghiên cứu chuyển đổi kỹ thuật số SME: $8,55 được trả lại cho mỗi $1 được đầu tư vào quản lý tài liệu kỹ thuật số cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Đối với các hoạt động kim loại, mẫu số thấp hơn những gì hầu hết các ngành giả định vì tự động hóa MTC không yêu cầu một ngăn xếp công nghệ phức tạp - nó yêu cầu thu thập có cấu trúc, trích xuất, xác nhận và truy xuất được áp dụng cho một loại tài liệu cụ thể có cấu trúc dự đoán được.
Riêng tiết kiệm lao động thường biện minh cho khoản đầu tư trong 90 ngày đầu tiên. Giảm lỗi và giảm thiểu rủi ro kiểm toán đại diện cho lợi suất bổ sung không xuất hiện trong các phép tính ROI đơn giản nhưng là giá trị thực tế mà bất kỳ giám đốc chất lượng hoặc CFO nào cũng muốn nắm bắt.
Toán học là tối ưu nhất khi bạn tính toán dựa trên chi phí thực tế - không phải dòng phế liệu nhìn thấy, không phải giờ truy xuất chứng chỉ mà nhóm của bạn theo dõi, mà là ngăn xếp đầy đủ: lao động nhập dữ liệu, gia công lại do lỗi, điều tra không phù hợp, chuẩn bị kiểm toán và dự trữ rủi ro cho các thất bại khả năng truy xuất chưa xảy ra nhưng sẽ xảy ra.
Tính Số Của Bạn
Phân tích trên cung cấp cho bạn cấu trúc. Số của bạn sẽ khác nhau tùy thuộc vào khối lượng, tỷ lệ lao động, hỗn hợp khách hàng và trưởng thành quy trình hiện tại.
Các biến quan trọng nhất:
- Khối lượng MTC hàng tháng (đến + đi)
- Thời gian nhập dữ liệu trung bình trên mỗi chứng chỉ
- Tần suất và chi phí của sự không phù hợp liên quan đến chứng chỉ
- Giờ chi cho mỗi chu kỳ kiểm toán trên chuẩn bị liên quan đến chứng chỉ
- Tỷ lệ lao động hoàn toàn tải cho nhân viên chất lượng và hoạt động
Cắm chúng vào một mô hình có cấu trúc và đầu ra thường là một con số khiến lãnh đạo hoạt động ngạc nhiên - không phải vì chi phí không có tiền lệ mà vì chúng chưa bao giờ được tổng hợp thành một con số duy nhất trước đó.
Để chạy tính toán của riêng bạn, hãy sử dụng Máy Tính Chi Phí MTC của chúng tôi. Mất khoảng năm phút và trả lại một sự phân tích chi phí đầy đủ trên các loại lao động, lỗi và rủi ro kiểm toán - cùng với lịch trình ROI dự kiến để tự động hóa.
Số mà bạn tính sẽ là sự bắt đầu của một loại cuộc trò chuyện khác về lý do tại sao quản lý chứng chỉ tiếp tục được hoãn lại trong chu kỳ lập kế hoạch vốn.