Mua hàng spot tồn tại vì chuỗi cung ứng bình thường có khoảng trống. Khách hàng cần vật liệu nhanh hơn thời gian giao hàng tiêu chuẩn. Nhà máy ưu tiên của bạn hết hàng. Đối thủ cạnh tranh đang cung cấp vật liệu với giá làm cho việc bán lại trở nên hấp dẫn. Bạn mua từ một nhà môi giới, một bãi kho thừa, hoặc một nhà phân phối không rõ để lấp khoảng trống.
Trong tình trạng khẩn cấp của mua hàng spot, yêu cầu chứng chỉ thường bị bỏ qua. Cuộc trò chuyện là về giá, tính khả dụng và ngày giao hàng — không phải tài liệu. Vật liệu đến, được nhận vào kho, và mọi người tiếp tục.
Tám tháng sau, một khách hàng đã mua vật liệu từ lô đó gửi một khiếu nại chất lượng đến khách hàng của họ. Kiểm toán chất lượng yêu cầu khả năng theo dõi đến MTC gốc. Họ gọi cho bạn. Bạn gọi cho người bán spot. Người bán spot nói rằng chứng chỉ không được bao gồm trong giao dịch. Nhà máy gốc là một nhà sản xuất nước ngoài và không phản hồi các yêu cầu cấp lại. Chứng chỉ không tồn tại ở bất kỳ dạng nào có thể truy cập được.
Bạn hiện là chủ sở hữu của khoảng trống khả năng theo dõi vật liệu. Vật liệu nằm trong sản phẩm của khách hàng của bạn. Sản phẩm có thể đã được sử dụng. Bạn không có tài liệu để hỗ trợ các đặc tính vật liệu.
Tại Sao Mua Spot Tạo Trách Nhiệm Chứng Chỉ
Mua hàng spot từ các nguồn không tiêu chuẩn mang rủi ro chứng chỉ cao vì ba lý do:
Người bán có thể không phát hành chứng chỉ. Các nhà môi giới và nhà bán lẻ kho thừa thường mua vật liệu mà không có tài liệu đầy đủ. Họ nhận được bất kỳ chứng chỉ nào đi kèm với vật liệu — đôi khi là MTC đầy đủ, đôi khi là báo cáo kiểm tra một phần, đôi khi là không có gì. Trạng thái tài liệu chứng chỉ thường không được biểu diễn chính xác trong bán hàng vì người bán không coi đó là mối quan tâm chính.
Chứng chỉ nhà máy nước ngoài khó cấp lại hơn. Một nhà máy trong nước lớn duy trì hồ sơ chứng chỉ và sẽ cấp lại theo yêu cầu. Các nhà máy nước ngoài nhỏ hơn, đặc biệt là đối với các sản phẩm hàng hóa, có thể không có lưu trữ chứng chỉ có thể truy cập được. Một chứng chỉ không được nắm bắt tại thời điểm mua hàng có thể vĩnh viễn không khả dụng.
Tình trạng khẩn cấp vượt qua các quy trình phê duyệt bình thường. Trong một mua hàng tiêu chuẩn, danh sách kiểm tra mua hàng bao gồm yêu cầu chứng chỉ. Trong mua hàng spot, chuỗi phê duyệt bị nén. Người quản lý người mua nói "chỉ cần lấy vật liệu" và các mục danh sách kiểm tra bình thường bị bỏ qua.
Điều Gì Xảy Ra Khi Chứng Chỉ Bị Thiếu
Chuỗi này diễn ra theo các giai đoạn, mỗi giai đoạn nghiêm trọng hơn giai đoạn trước.
Giai đoạn 1: Yêu cầu khách hàng. Khách hàng yêu cầu MTC cho một lô cụ thể. Bạn tìm kiếm tệp của mình. Chứng chỉ không ở đó. Bạn liên hệ với nhà cung cấp. Nhà cung cấp không có. Bạn giải thích điều này cho khách hàng.
Giai đoạn 2: Escalation khách hàng. Khách hàng escalation trong hệ thống chất lượng của họ. MTC bị thiếu trở thành một không tuân thủ được ghi lại chống lại công ty của bạn. Tùy thuộc vào khách hàng, điều này có thể dẫn đến một yêu cầu hành động khắc phục chính thức, một sự giảm trong xếp hạng nhà cung cấp phê duyệt của bạn, hoặc loại bỏ khỏi danh sách nhà cung cấp phê duyệt.
Giai đoạn 3: Trạng thái vật liệu. Nếu vật liệu đã được kết hợp vào một sản phẩm, khách hàng phải đối mặt với quyết định: cách ly sản phẩm chờ xử lý vật liệu, hoàn toàn từ chối lô, hoặc sử dụng nguyên trạng với chấp nhận rủi ro được ghi lại. Cả ba tùy chọn đều có chi phí, và công ty của bạn chịu trách nhiệm về một số hoặc tất cả.
Giai đoạn 4: Trách nhiệm xuôi dòng. Trong các ngành được quản lý — các tàu chở áp lực, các kết cấu hàng không vũ trụ, các thành phần hạt nhân — một khoảng trống khả năng theo dõi trong chuỗi chứng chỉ vật liệu có thể kích hoạt một sự tạm dừng sản phẩm, thông báo quy định, hoặc trong các trường hợp nghiêm trọng, lệnh thu hồi sản phẩm. Việc tiếp xúc tài chính từ một khoảng trống chứng chỉ duy nhất có thể vượt quá đáng kể giá trị mua hàng spot đã tạo ra nó.
Xây Dựng Chính Sách Không Chứng Chỉ-Không Nhận Hàng Mà Lưu Giữ
Chính sách rất đơn giản: không có vật liệu nào được nhận vào kho mà không có MTC đi kèm. Không có ngoại lệ cho mua hàng spot. Không có ngoại lệ cho đơn hàng khẩn cấp. Không có ngoại lệ cho các nhà cung cấp được biết đến.
Để chính sách lưu giữ dưới áp lực mua hàng spot, cần hai điều:
Làm cho chính sách có thể nhìn thấy được khi mua, không phải khi nhận hàng. Yêu cầu chứng chỉ cần phải là một phần của đơn hàng mua, không phải là kiểm tra tại bến tàu. Mỗi PO — bao gồm cả mua hàng spot khẩn cấp — phải bao gồm một dòng chỉ định yêu cầu MTC. Điều này thay đổi cuộc trò chuyện: "Tôi sẽ gửi cho bạn một PO, chứng chỉ được yêu cầu khi giao hàng" thay vì hy vọng chứng chỉ đến.
Cấp quyền nhận hàng từ chối vật liệu không được chứng nhận. Nhóm nhận hàng cần có quyền hạn rõ ràng để giữ hoặc trả lại vật liệu đến mà không có tài liệu bắt buộc. Nếu không có quyền hạn này, việc nhận sẽ chấp nhận vật liệu vì ai đó nói với họ rằng đơn hàng khẩn cấp và khoảng trống chứng chỉ sẽ chỉ được phát hiện sau này.
Nhóm mua hàng sẽ phản đối chính sách này khi họ đang trong áp lực giao hàng. Câu trả lời là kịch bản được phác thảo ở trên: chi phí của khoảng trống chứng chỉ được phát hiện sau xử lý hoặc sau khi giao hàng là bội số của chi phí thực hiện tài liệu đúng cách trong hai ngày chậm trễ.
Xử Lý Kho Không Được Chứng Nhận Hiện Tại
Nếu cơ sở của bạn đã có vật liệu trong kho mà không có chứng chỉ — từ mua hàng spot quá khứ hoặc tài liệu lịch sử không hoàn chỉnh — cách tiếp cận phụ thuộc vào điểm đến của vật liệu.
Đối với vật liệu sẽ chỉ được bán cho khách hàng mà không có yêu cầu chứng chỉ, rủi ro bị chứa. Ghi lại giới hạn trên hồ sơ hàng tồn kho: "MTC không có sẵn, chỉ bán cho các tài khoản không yêu cầu chứng chỉ."
Đối với vật liệu có thể được bán cho khách hàng yêu cầu chứng chỉ, hai tùy chọn: lấy MTC thay thế từ nhà máy gốc nếu có thể, hoặc kiểm tra vật liệu về mặt vật lý thông qua phòng thí nghiệm được công nhân và ghi lại kết quả kiểm tra. Kiểm tra vật lý tốn kém nhưng tạo một hồ sơ thuộc tính được ghi lại.
Vật liệu không có tài liệu và không có con đường để ghi lại tài liệu phải được đánh dấu là bị hạn chế và không được phân bổ cho các khách hàng có hệ thống chất lượng yêu cầu khả năng theo dõi.
Chính sách Không Chứng Chỉ-Không Nhận Hàng ngăn chặn vấn đề phát triển. Quản lý các khoảng trống hiện tại yêu cầu sàng lọc. Sàng lọc xảy ra sớm, ít tùy chọn bạn cạn kiệt.