Ở khối lượng thấp — 20 hoặc 30 MTC mỗi tuần — tiếp nhận chứng chỉ thủ công có thể quản lý. Nhân viên tiếp nhận mở PDF, xác minh rằng nó hoàn chỉnh, đặt tên tập tin theo số lượng nhiệt và ngày tiếp nhận, đặt nó vào thư mục đúng và tiếp tục. Quy trình hoạt động. Lỗi hiếm gặp và thường được phát hiện nhanh chóng vì khối lượng thấp đủ để ai đó nhận thấy khi có vấn đề.
Ở 200 MTC mỗi tuần, toán học thay đổi. Quy trình tương tự mất vài phút mỗi chứng chỉ bây giờ chiếm một phần quan trọng của vị trí toàn thời gian. Quan trọng hơn, tỷ lệ lỗi có thể chấp nhận ở khối lượng thấp trở thành vấn đề vận hành định kỳ ở quy mô lớn. Tỷ lệ lỗi 1% trên 200 tài liệu mỗi tuần có nghĩa là hai chứng chỉ được phân loại sai hoặc xử lý không chính xác mỗi tuần. Hai chứng chỉ này chuyển thành hai khiếu nại của khách hàng, hai lần giữ chuyển hàng hoặc hai giờ điều tra — mỗi tuần, theo cách tích lũy.
Đây là điểm uốn nơi tiếp nhận chứng chỉ thủ công dừng là một công việc hành chính và trở thành một trách nhiệm.
Tiếp Nhận Thủ Công Trông Như Thế Nào Ở Quy Mô
Một nhà phân phối cỡ vừa nhận 200 MTC mỗi tuần thường nhận từ 10 đến 20 nhà cung cấp khác nhau, trên nhiều loại và hình thức sản phẩm. MTC đến qua tệp đính kèm email, cổng thông tin nhà cung cấp, fax (vẫn phổ biến) và đôi khi giấy tờ có kèm theo.
Quy trình tiếp nhận thủ công trông như thế này: nhận chứng chỉ, mở nó, xác minh rằng đó là tài liệu đúng cho đơn đặt hàng đúng, trích xuất thông tin chính để xác nhận tiếp nhận, lưu nó bằng tên tập tin nhất quán và phân loại nó vào vị trí chính xác. Đối với chứng chỉ trực tiếp từ một lò thép trong nước quen thuộc bằng tiếng Anh, điều này mất 3-5 phút. Đối với chứng chỉ có vấn đề, mất nhiều thời gian hơn.
Toán học khối lượng ở 200 chứng chỉ mỗi tuần: 600-1000 phút mỗi tuần chỉ trên tiếp nhận chứng chỉ. Đó là 10-17 giờ mỗi tuần — phần quan trọng của năng lực FTE, không làm gì khác ngoài xử lý tài liệu đến.
Nó Thất Bại Ở Đâu
Chứng Chỉ Được Phân Loại Sai. Ở khối lượng cao, các quy ước đặt tên và phân loại phá vỡ. Một số lượng nhiệt được nhập là "H98721" trong một chứng chỉ được phân loại là "98721" trong tên thư mục bởi một nhà khai thác khác. Tìm kiếm bất kỳ hình thức nào có thể không trả lại cái kia. Chứng chỉ tồn tại — nó chỉ không thể tìm thấy trong tìm kiếm dự kiến. Chứng chỉ được phân loại sai xuất hiện như một chứng chỉ bị mất tại thời điểm chuyển hàng.
Số Lượng Nhiệt Trùng Lặp Với Dữ Liệu Biến Đổi. Các lò thép khác nhau đôi khi sản xuất vật liệu có cùng số lượng nhiệt, đặc biệt khi lấy từ nhiều nhà cung cấp. Hai chứng chỉ có cùng số lượng nhiệt nhưng giá trị hóa học khác nhau tạo ra sự mơ hồ: chứng chỉ nào thuộc về kho hàng nào? Không có ngày tiếp nhận hoặc tiền tố cụ thể của nhà cung cấp trong tên tập tin, hai chứng chỉ không thể phân biệt được trong tìm kiếm thư mục.
Chứng Chỉ Ngoại Ngữ. Các lò thép Châu Âu và châu Á sản xuất MTC bằng các ngôn ngữ địa phương của họ — tiếng Đức, tiếng Pháp, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Trung Quốc, tiếng Nhật. Nhân viên tiếp nhận có thể đọc tiếng Anh không thể xác minh nội dung của chứng chỉ bằng tiếng Đức với bất kỳ sự tự tin nào. Phản ứng điển hình là phân loại nó như cách nó là và hy vọng các trường liên quan ở những vị trí chính xác. Nếu bố cục trường khác với chứng chỉ trong nước, dữ liệu được chụp sai hoặc bị mất hoàn toàn.
Tồn Đọng Trong Các Kỳ Cao Điểm. Khi khối lượng tiếp nhận tăng — trong quá trình xây dựng kho hàng cuối quý, sau khi giải quyết sự gián đoạn chuỗi cung ứng, hoặc trong đỉnh cao nhu cầu theo mùa — tiếp nhận chứng chỉ bị tồn đọng. Chứng chỉ tích tụ trong hộp thư đến. Vật liệu được nhận vào kho hàng trước khi chứng chỉ của nó được ghi lại. Khi một đơn hàng được gửi, chứng chỉ không có trong hệ thống vì tiếp nhận không theo kịp.
Tiếp Nhận Có Cấu Trúc Trông Như Thế Nào
Tiếp nhận chứng chỉ có cấu trúc thay thế tệp và quên bằng cách nắm bắt dữ liệu và quản lý ngoại lệ. Quy trình có ba thành phần:
Trích Xuất Trường Bắt Buộc. Đối với mỗi chứng chỉ được nhận, các trường được chỉ định được chụp vào bản ghi có cấu trúc: số lượng nhiệt, nhà cung cấp, loại, giá trị hóa học, kết quả kiểm tra cơ học, yêu cầu bổ sung và ngày chứng chỉ. Trích xuất này có thể được thực hiện thủ công bằng cách sử dụng biểu mẫu, hoặc một phần tự động hóa bằng cách sử dụng phân tích chứng chỉ dựa trên OCR cho các định dạng lò thép quen thuộc.
Khớp Tự Động Với Đơn Đặt Hàng. Số lượng nhiệt và loại được trích xuất được so sánh với đơn đặt hàng mở cho tiếp nhận tương ứng. Nếu dữ liệu chứng chỉ khớp với đơn hàng, tiếp nhận được xác nhận. Nếu không khớp — loại không khớp, số lượng nhiệt không tìm thấy trên các đơn đặt hàng mở, hóa học ngoài phạm vi được chỉ định — chứng chỉ chuyển vào hàng đợi ngoại lệ để xem xét thủ công.
Hàng Đợi Ngoại Lệ Cho Bất Thường. Chứng chỉ ngoại ngữ, dữ liệu một phần, quét không thể đọc được và không khớp dữ liệu được định tuyến đến hàng đợi ngoại lệ được xác định với bước xem xét trước khi xác nhận tiếp nhận. Hàng đợi ngoại lệ làm cho vấn đề hiển thị và yêu cầu giải quyết trước khi vật liệu vào kho hàng.
Trường Hợp ROI Cho Nhà Phân Phối Khối Lượng Cao
Tính toán ROI cho tiếp nhận có cấu trúc rất đơn giản ở khối lượng cao. Chi phí tiếp nhận thủ công ở 200 chứng chỉ mỗi tuần: 600-1000 phút mỗi tuần, hoặc khoảng 0,35-0,5 FTE. Tiếp nhận có cấu trúc với tự động hóa một phần giảm thời gian xử lý thủ công xuống 1-2 phút mỗi chứng chỉ cho tài liệu trực tiếp — khoảng 200-400 phút mỗi tuần, với ngoại lệ thêm thời gian bổ sung.
Mức tăng hiệu quả có ý nghĩa. Nhưng lợi nhuận lớn hơn nằm ở loại bỏ lỗi. Mỗi chứng chỉ được phân loại sai gây ra giữ chuyển hàng có giá khoảng 1-3 giờ điều tra và giao tiếp với khách hàng. Mỗi chứng chỉ sai gắn kèm với lô hàng được phát hiện trong kiểm tra tiếp nhận của khách hàng có giá cao hơn. Mỗi từ chối khoảng trống chứng chỉ có giá cao hơn nữa.
Ở 200 chứng chỉ mỗi tuần, giảm tỷ lệ lỗi từ 1% xuống 0,1% ngăn chặn khoảng 90 chứng chỉ có vấn đề mỗi năm. Chi phí hạ lưu của những lỗi được ngăn chặn này — về lao động, chi phí tăng tốc và quản lý mối quan hệ khách hàng — thường vượt quá chi phí triển khai tiếp nhận có cấu trúc bởi một biên độ đáng kể.