Một đại diện bán hàng xác nhận đơn hàng kho, in tài liệu vận chuyển và đi tới kho. Trước khi xe tải rời đi, ai đó phải tìm chứng chỉ cho lô hàng cụ thể được gửi. Đại diện dành 20 phút tìm kiếm trên ổ đĩa được chia sẻ. Không tìm thấy. Gọi bàn bán hàng nội bộ. Bán hàng nội bộ kiểm tra kho lưu trữ email. Thêm 15 phút. Cuối cùng ai đó tìm thấy nó - hoặc họ gửi hàng và gửi chứng chỉ qua email sau, hy vọng rằng khách hàng không hỏi trước khi giao hàng tới kiểm tra đến hàng.
Điều này xảy ra hàng chục lần mỗi ngày tại hầu hết các nhà phân phối thép. Không ai theo dõi thời gian. Không ai phân loại nó như một tổn thất. Quy trình luôn luôn như vậy, vì vậy nó được coi là bình thường.
Nó không bình thường. Đây là một vấn đề vận hành có thể sửa chữa mà hầu hết các nhà phân phối đã đơn giản là ngừng nhìn thấy.
Tại Sao Nhà Phân Phối Bình Thường Hóa Điều Này
Chứng chỉ là một tài liệu hỗ trợ trong hầu hết các quy trình làm việc của nhà phân phối. Giao dịch cốt lõi - xác nhận kho, xử lý đơn hàng, lên lịch giao hàng - được quản lý tốt. Chứng chỉ là một ý tưởng muộn mà được giải quyết bằng cách nào đó trước khi gửi hàng.
Bởi vì nó được giải quyết - trong hầu hết các trường hợp - nó không được đăng ký như một lỗi hệ thống. Cuộc săn chứng chỉ 20 phút vào thứ ba không liên quan đến cuộc săn 45 phút vào thứ sáu trong bất kỳ ai. Mỗi cái là sự bất tiện tình cờ. Tổng hợp trên chi nhánh, họ đại diện cho một chi phí đáng kể và nhất quán.
Lý do khác nó tồn tại: những người tiến hành cuộc săn chứng chỉ không phải là những người đặt ưu tiên vận hành. Một đại diện bán hàng hoặc điều phối viên bán hàng nội bộ dành thời gian vì đó là công việc của họ để hoàn thành đơn hàng. Họ giải quyết nó theo tình huống. Họ không leo thang nó như một vấn đề quy trình vì không phải là vai trò của họ để thiết kế lại quy trình.
Nó Thực Sự Có Giá Bao Nhiêu
Toán học là trực tiếp. Tại một chi nhánh xử lý 15-20 đơn hàng mỗi ngày với yêu cầu chứng chỉ, giả sử trung bình 3 giờ mỗi ngày trên toàn đội trong công việc liên quan đến chứng chỉ - săn lùng, yêu cầu từ nhà cung cấp, theo dõi những chứng chỉ bị mất, lắp ráp gói cho đơn hàng nhiều lô.
3 giờ/ngày × $40/giờ × 250 ngày làm việc = $30.000/năm trên mỗi chi nhánh trong lao động truy xuất chứng chỉ.
Đối với các nhà phân phối có nhiều chi nhánh, nhân với tương ứng. Tại bốn chi nhánh là $120.000 mỗi năm - một mục dòng đủ lớn để tài trợ một giải pháp phần mềm chuyên dụng nhiều lần.
Con số đó không bao gồm chi phí vận chuyển được tạm dừng vì không thể xác định vị trí chứng chỉ trước khi gửi hàng, chứng chỉ mua tại chỗ không bao giờ được nhận và chỉ được phát hiện tại gửi, hoặc tổn hại quan hệ với khách hàng từ giao hàng chứng chỉ bị chậm trễ.
Ba Điểm Lỗi Truy Xuất Chứng Chỉ cho Nhà Phân Phối
Chứng chỉ được lưu tại nhận theo ngày, không phải theo số lô. Đây là nguyên nhân cơ bản của hầu hết cuộc săn chứng chỉ. Khi chứng chỉ đến từ lò hoặc nhà môi giới và được lưu theo ngày hoặc tên nhà cung cấp, đường dẫn truy xuất vào thời điểm đặt hàng - khi nhà điều hành biết số lô trên vé chọn - không kết nối với đường dẫn lưu trữ. Mỗi tìm kiếm đòi hỏi một tài liệu tham khảo chéo mà ai đó thực hiện theo cách thủ công.
Hàng tồn kho đa địa điểm, chứng chỉ địa điểm đơn. Vật liệu được đặt hàng để Kho A được chuyển đến Kho B khi hàng tồn kho được cân bằng lại. Chứng chỉ ở Kho A - hoặc đúng hơn, trong thư mục ổ đĩa được chia sẻ được dán nhãn để quá trình nhận của Kho A. Đội vận chuyển tại Kho B không thể truy cập mà không biết ở đâu để tìm hoặc gọi ai.
Chứng chỉ mua tại chỗ không bao giờ được yêu cầu. Khi một nhà phân phối điền đơn hàng của khách hàng từ một mua tại chỗ - một mua không kho từ trung tâm dịch vụ khác hoặc nhà môi giới - chứng chỉ cho vật liệu đó có thể không bao giờ được yêu cầu như một phần của giao dịch. Các phương pháp chứng chỉ của nhà cung cấp mua tại chỗ khác nhau. Một số bao gồm chứng chỉ tự động; một số chỉ gửi chúng nếu được yêu cầu. Nhà phân phối phát hiện ra khoảng trống khi khách hàng hỏi.
Khách Hàng Bắt Đầu Yêu Cầu Gì
Ngưỡng cho giao hàng chứng chỉ chấp nhận được đang tăng. Khách hàng chuỗi cung ứng hàng không vũ trụ, quốc phòng và ô tô ngày càng yêu cầu giao hàng chứng chỉ kỹ thuật số trước khi xác nhận gửi hàng - không phải "chứng chỉ để theo dõi". Một số yêu cầu tính khả dụng chứng chỉ trong cùng một hệ thống như xác nhận đơn hàng để đội kiểm tra đến hàng của họ có thể bắt đầu xem xét trước khi xe tải đến.
Đối với các nhà phân phối phục vụ những thị trường này, cách tiếp cận không chính thức "gửi hàng và gửi chứng chỉ sau" không còn khả thi. Nó đang trở thành một điều kiện để kinh doanh với những khách hàng quan trọng nhất đối với doanh thu.
Giải Pháp Trông Như Thế Nào
Thay đổi vận hành là để tính khả dụng chứng chỉ trở thành một phần của quy trình xác nhận đơn hàng, không phải một ý tưởng muộn trước khi gửi hàng.
Khi một lô được nhận vào hàng tồn kho, chứng chỉ được lập chỉ mục theo số lô - ngay lập tức, như một phần của nhận hàng. Khi lô đó được phân bổ cho một đơn hàng, chứng chỉ có thể truy cập từ hồ sơ đơn hàng. Khi đội vận chuyển kéo vé chọn, chứng chỉ có sẵn mà không cần tìm kiếm riêng biệt.
Điều này yêu cầu một thay đổi cơ bản: tính năng chứng chỉ được lập chỉ mục theo số lô tại nhận, có thể truy cập từ bất kỳ vị trí hoặc hệ thống nào có khả năng hiển thị hàng tồn kho. Công nghệ để hỗ trợ điều này rất đơn giản. Kỷ luật quy trình để áp dụng nó một cách nhất quán là phần khó nhất - và đó là một quyết định quản lý, không phải một lần mua phần mềm.
Tiếp Theo Cần Đọc Gì
- When Your Mill Cert System Costs You More Than the Steel
- What Best-in-Class Service Centers Do Differently With Incoming Certs — It's Not What You'd Expect
- 6 Hours Per Shift Matching MTCs to Heat Numbers — This Is the Job Nobody Hired For