Một nhà sản xuất đặt hàng tấm thép từ bạn với yêu cầu bạn cung cấp Chứng Chỉ Phù Hợp của mình — không phải MTC của nhà máy, mà là tài liệu của công ty bạn chứng thực rằng vật liệu đáp ứng các yêu cầu được chỉ định. Đây là một thực tiễn tiêu chuẩn trong các ngành công nghiệp được quản lý: khách hàng của bạn muốn tài liệu trên giấy kỹ phục vụ của công ty bạn, với chữ ký được phép của bạn, xác nhận rằng bạn đã xác minh vật liệu theo các yêu cầu PO của họ.
Đối với một nhà phân phối có quy trình thủ công, tạo tài liệu này mất từ 15 đến 25 phút trên mỗi đơn hàng. Tìm mẫu Word chính xác, mở MTC để trích xuất dữ liệu, nhập số lô, lớp, giá trị hóa học, kích thước và tham chiếu thông số kỹ thuật, in, lấy chữ ký của người quản lý chất lượng, quét và đính kèm vào tài liệu đơn hàng. Nhân với 30 hoặc 50 đơn hàng mỗi tuần và bạn có gánh nặng tài liệu đáng kể — và cơ hội đáng kể cho các lỗi viết lại.
Có một phiên bản nhanh hơn. Đây là nó trông như thế nào.
Chứng Chỉ Phù Hợp Nhà Phân Phối Thích Hợp Nên Chứa Gì
Trước khi bạn có thể tự động hóa việc tạo, bạn cần một mẫu nhất quán. Một Chứng Chỉ Phù Hợp nhà phân phối nên bao gồm:
Các trường nhận dạng:
- Tên, địa chỉ và logo công ty của bạn
- Số tài liệu và sửa đổi
- Ngày phát hành
- Tên và chức vụ của người ký có thẩm quyền
Tham chiếu đơn hàng:
- Tên khách hàng và số PO
- Số đơn hàng bán hàng của bạn
- Ngày gửi hàng
Nhận dạng vật liệu:
- Mô tả vật liệu (ví dụ: SA-516-70 Normalized Pressure Vessel Plate)
- Số lô
- Số lô hoặc cuộn nếu có thể
- Kích thước và số lượng được gửi
Tuyên bố tuân thủ:
- (Các) thông số kỹ thuật được chứng nhận (ví dụ: ASTM A516/A516M, Lớp 70)
- Tuyên bố rằng vật liệu đã được kiểm tra và thấy đáp ứng tất cả các yêu cầu được chỉ định
- Tham chiếu đến chứng chỉ thử nghiệm nhà máy gốc (số tài liệu hoặc tham chiếu nhà máy)
- Tuyên bố về bất kỳ yêu cầu bổ sung nào được gọi bởi PO
Khối chữ ký:
- Tên, chức vụ và chữ ký của đại diện chất lượng được phép
- Ngày ký
CoC không thay thế MTC — nó đi kèm với nó. Tài liệu của nhà máy chứng minh hóa học, thử nghiệm cơ học và xử lý nhiệt. CoC của bạn chứng minh rằng bạn đã xem xét nó theo các yêu cầu của khách hàng và xác nhận nó đáp ứng chúng.
Quy Trình Thủ Công và Các Chế Độ Hỏng Hóc Của Nó
Hầu hết các nhà phân phối chạy một mẫu Word. Người kiểm soát tài liệu mở mẫu, lưu bản sao mới với số đơn hàng làm tên tệp và nhập dữ liệu từ MTC thủ công. Họ in nó, mang nó đến người quản lý chất lượng để ký bút mực ướt, quét bản sao đã ký và đính kèm vào thư mục gửi hàng.
Các chế độ hỏng hóc có thể dự đoán được:
Lỗi viết lại. Số lô, giá trị hóa học và tham chiếu thông số kỹ thuật được nhập sai. A5166 thay vì A516. Sức mạnh năng suất 37.500 psi thay vì 37.000 psi. Những lỗi này biến tài liệu thường xuyên thành không phù hợp khi khách hàng nhận thấy.
Phiên bản mẫu sai. Mẫu Word được cập nhật sau khi kiểm toán khách hàng yêu cầu thay đổi. Không phải ai cũng có phiên bản mới nhất. CoC được ký được cấp trên mẫu cũ thiếu trường bắt buộc.
Trễ chữ ký. Người quản lý chất lượng là người duy nhất được phép ký. Họ đang ở trong cuộc họp, trên đường hoặc không có sẵn. Gửi hàng bị trì hoãn chờ chữ ký.
Dự thảo bị mất. Phiên bản không ký được lưu vào thư mục sai. Quét ký được đặt tên không nhất quán. Sáu tháng sau, khách hàng yêu cầu CoC và tìm kiếm phiên bản chính xác mất nhiều thời gian hơn tạo phiên bản mới.
Quy Trình Tạo Kỹ Thuật Số Trông Như Thế Nào
Quy trình tạo CoC kỹ thuật số loại bỏ bước viết lại và vấn đề kiểm soát phiên bản. Cấu trúc là:
Bước 1: Dữ liệu MTC được trích xuất và cấu trúc khi nhận. Khi MTC đến, các trường chính — số lô, lớp, hóa học, kết quả thử nghiệm cơ học, yêu cầu bổ sung — được nắm bắt trong một bản ghi có cấu trúc. Điều này có thể được thực hiện thủ công vào biểu mẫu, hoặc tự động bằng cách sử dụng OCR và phân tích chứng chỉ.
Bước 2: Liên kết từ đơn hàng đến chứng chỉ được duy trì. Khi đơn hàng bán hàng được đặt cho lô đó, bản ghi chứng chỉ liên kết với bản ghi đơn hàng. Hệ thống biết MTC nào hỗ trợ gửi hàng nào.
Bước 3: Tạo CoC được kích hoạt khi xác nhận gửi hàng. Khi đơn hàng sẵn sàng gửi, hệ thống điền sẵn mẫu CoC từ dữ liệu chứng chỉ được liên kết và dữ liệu đơn hàng: tên khách hàng từ đơn hàng, dữ liệu vật liệu từ chứng chỉ, số PO từ đơn hàng. Người kiểm soát tài liệu xem lại biểu mẫu được điền sẵn và xác nhận.
Bước 4: Chữ ký điện tử được áp dụng. Người quản lý chất lượng nhận được yêu cầu chữ ký — một liên kết, thông báo hoặc mục hàng đợi — xem lại tài liệu được điền sẵn và áp dụng chữ ký điện tử của họ. Không in ấn, không quét. Tài liệu được ký được lưu trữ dưới dạng PDF được liên kết với đơn hàng.
Bước 5: CoC được gửi kèm với thông báo gửi hàng. Khi gửi hàng được xác nhận, CoC được ký và MTC gốc được tự động đưa vào gói tài liệu được gửi đến khách hàng.
Từ xác nhận đến tài liệu được ký: dưới 2 phút làm việc tích cực. Phần còn lại là luồng dữ liệu.
Chiến Thắng Hoạt Động
Chiến thắng hoạt động không chỉ là tốc độ. Đó là sự nhất quán và đầy đủ. Mỗi CoC rời khỏi cơ sở của bạn đều ở mẫu hiện tại, với dữ liệu chính xác từ bản ghi chứng chỉ, với chữ ký chính xác, và được liên kết với đơn hàng nó bao gồm. Không có lỗi viết lại. Không có mismatch phiên bản. Không có trường bị thiếu.
Đối với các nhà phân phối phục vụ khách hàng nhạy cảm về chất lượng, chất lượng CoC là rõ ràng. CoC với dữ liệu được điền sẵn, chính xác báo hiệu một quy trình tài liệu trưởng thành. CoC được viết tay với chất lỏng sửa chữa hoặc trường bị bỏ trống báo hiệu ngược lại.
Quy trình tạo được mô tả ở đây không yêu cầu khoản đầu tư phần mềm lớn. Nó yêu cầu nạp chứng chỉ có cấu trúc khi nhận, liên kết từ đơn hàng đến chứng chỉ trong hệ thống quản lý đơn hàng của bạn, mẫu CoC bị khóa và cơ chế chữ ký kỹ thuật số. Đây là những bước khả thi cho bất kỳ nhà phân phối nào quản lý nhiều hơn một số đơn hàng mỗi ngày.