Tại Sao Các Nhà Sản Xuất Thép Cần Phần Mềm Quản Lý MTC

Thứ sáu lúc 2:30 chiều. Công việc được gửi vào thứ hai. Một kỹ thuật viên chất lượng ngồi tại bàn với ba thẻ trình duyệt mở, một thư mục ổ đĩa được chia sẻ và một hộp tìm kiếm trong máy khách email của công ty. Gói cấu trúc cho một công việc kết nối tòa nhà thương mại cao — 47 mảnh, bốn kích cỡ dầm, hai loại kết nối — đang sắp được xuất đi trên một nền tảng, và thanh tra của nhà thầu chính yêu cầu một gói chứng chỉ nhà máy hoàn chỉnh kèm theo lô hàng. Bốn mươi ba chứng chỉ được tính. Bốn cái thì không.

Đến 18:45 tối hôm đó, thêm hai cái đã xuất hiện: cái một trong một thư mục con được đặt theo tên trung tâm dịch vụ thép chứ không phải số công việc, cái một bị vùi dập trong chuỗi email mua hàng từ mười một tuần trước. Hai cái còn lại cần gọi đến trung tâm dịch vụ vào sáng thứ hai. Nhân viên liên lạc về tài liệu của trung tâm dịch vụ không trả lời cho đến 10 giờ sáng. Chiếc xe tải đã bị bỏ lại tại sân nước ngoài lúc 7 giờ sáng. Giao hàng bây giờ là thứ ba. Người quản lý công trường của nhà thầu chính gọi vào lúc trưa hỏi thép ở đâu. Người quản lý dự án xử lý cuộc trò chuyện đó. Công việc trôi vào chu kỳ thanh toán tiếp theo.

Đây không phải là một thảm họa. Đó là một chiều thứ sáu ở một cửa hàng sản xuất thép cấu trúc không có một hệ thống chuyên dụng để quản lý chứng chỉ kiểm tra nhà máy. Nó xảy ra thường xuyên. Nó hầu như không bao giờ xuất hiện ở bất cứ đâu trên P&L.

Tại Sao Nhà Sản Xuất Đặc Biệt Có Vấn Đề Này

Các nhà sản xuất thép phải đối mặt với vấn đề quản lý chứng chỉ phức tạp hơn hầu hết các hoạt động vì vật liệu của họ đến từ nhiều nguồn, theo nhiều định dạng, không có quy ước lưu trữ nhất quán.

Một nhà sản xuất thép sản xuất theo một thông số duy nhất với một nhà cung cấp duy nhất đã có khó khăn đủ để duy trì khả năng truy xuất chứng chỉ. Một cửa hàng sản xuất cấu trúc làm phức tạp vấn đề thêm vài bậc độ lớn.

Vật liệu cho một dự án thương mại hoặc công nghiệp có kích thước trung bình đến từ nhiều nguồn cùng một lúc. Thép cấu trúc chính có thể đến từ một trung tâm dịch vụ khu vực. Các thanh neo và các tấm khác nhau có thể đến từ một nhà phân phối. Các phần cấu trúc rỗng có thể đến từ một trung tâm dịch vụ hoàn toàn khác hoặc trực tiếp từ nhà máy khi mua dự án. Mỗi nguồn có các thممارسات tài liệu riêng, định dạng chứng chỉ riêng, quy ước đặt tên tệp riêng và phương pháp giao hàng riêng. Trung tâm dịch vụ có thể gửi một tệp PDF có tên "Invoice 84729.pdf" vô tình chứa ba chứng chỉ trong một tài liệu. Nhà máy có thể gửi một liên kết cổng chứng chỉ hết hạn trong 30 ngày. Tài xế của nhà phân phối có thể trao cho nhân viên nhận hàng một chứng chỉ giấy được ghim vào giấy đóng gói.

Không cái nào trong số này rơi vào cùng một nơi. Không ai được lập chỉ mục theo cách tương tự. Các số nhiệt được in trên vật liệu vật lý — dập trên các góc, mẫu trên các tấm, sơn trên các cánh dầm — tồn tại độc lập với các tài liệu chứng chỉ được cho là phải khớp. Trong một cửa hàng di chuyển 50-200 tấn thép mỗi tuần trên một chục công việc đang hoạt động, khoảng cách giữa vật liệu vật lý và tài liệu của nó mở rộng với mỗi lần giao hàng và mỗi công việc.

Ngành thép cấu trúc cũng có một vấn đề được ghi chép tốt với tính liên tục của chứng chỉ trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Khi một trung tâm dịch vụ mua cuộn hoặc tấm từ một nhà máy, xử lý nó và bán lại, chứng chỉ đến nhà sản xuất có thể là bản sao của bản sao hoặc có thể được tái phát hành bởi trung tâm dịch vụ thay vì bởi nhà máy gốc. Số nhiệt phải nhất quán trong suốt quá trình. Các chứng chỉ thông số kỹ thuật — xác nhận hóa học ASTM A572 Gr. 50 và các giá trị cơ học, chẳng hạn — phải hoàn chỉnh. Nhưng càng nhiều liên kết trong chuỗi giữa nhà máy và nhà sản xuất, càng nhiều cơ hội để một chứng chỉ đến không hoàn chỉnh, ghi nhãn sai hoặc đơn giản là thiếu.

Chi Phí P&L Ẩn Giấu Mà Ai Không Tính

Chi phí lao động trong một cửa hàng sản xuất được theo dõi so với các hoạt động sản xuất: cắt, lắp ráp, hàn, sơn, vận chuyển. Nó được lập ngân sách, giám sát và báo cáo. Chi phí lao động QC tồn tại trên bảng lương, nhưng sự phân bổ của nó hiếm khi cụ thể đủ để nắm bắt thời gian dành cho tìm kiếm chứng chỉ, xác minh chứng chỉ và chuẩn bị gói kiểm toán.

Tính toán không phức tạp. Một cửa hàng cấu trúc có kích thước trung bình xử lý 200 công việc mỗi năm, mỗi công việc yêu cầu một gói chứng chỉ để giao hàng, và trung bình ba giờ lao động QC mỗi công việc trong tìm kiếm chứng chỉ và lắp ráp gói, đang chi tiêu 600 giờ mỗi năm để lấy tài liệu. Với tỷ lệ lao động QC đầy đủ là 45 đô la mỗi giờ, đó là 27.000 đô la mỗi năm chi phí lao động trực tiếp trước khi được tính một lần giữ chuyến hàng duy nhất, hình phạt của khách hàng hoặc phí tăng tốc.

Trong thực tế, sự phân bổ không đều. Hầu hết các công việc mất một đến hai giờ. Một số công việc mất bốn đến sáu vì vật liệu đến từ nhiều nguồn thông qua nhiều lần giao hàng trong quá trình sản xuất kéo dài nhiều tuần, và dấu vết chứng chỉ đã lạnh. Các công việc liên quan đến thay thế vật liệu — khi một lò đã hết và một công việc thay thế được rút ra từ một lần mua khác — yêu cầu xây dựng lại chuỗi chứng chỉ từ đầu. Đây là những công việc tạo ra những cuộc khủng hoảng buổi chiều thứ sáu.

Giữ chuyến hàng có hồ sơ chi phí riêng. Một chiếc xe tải nền tảng được giữ ở sân trong một ngày có giá từ 300 đến 600 đô la trong phí lưu kho và thời gian tài xế tùy thuộc vào sự sắp xếp. Nếu việc giữ là vấn đề của nhà thầu, chi phí đó có thể quay trở lại như một khoản phí đối chiếu. Nếu sự chậm trễ khiến nhà thầu bỏ lỡ cửa sổ đổ bê tông hoặc nâng cẩu, rủi ro phí đối chiếu tăng lên. Các nhà sản xuất có khách hàng thương mại lặp lại thường im lặng hấp thụ những chi phí này để bảo vệ mối quan hệ, điều đó có nghĩa là chúng không bao giờ xuất hiện trong bất kỳ hệ thống theo dõi chi phí nào và không bao giờ kích hoạt bất kỳ lần xem xét quy trình nào.

Chi phí sâu hơn nằm trong thời gian thanh toán. Hợp đồng xây dựng thương mại thường liên kết các cột mốc thanh toán với giao hàng đã xác minh. Một công việc được gửi vào thứ ba thay vì thứ hai có thể không đạt được xác nhận nhận hàng của nhà thầu cho đến thứ tư, điều này có thể đẩy việc gửi hóa đơn vào kỳ thanh toán tiếp theo. Trên hợp đồng sản xuất 300.000 đô la, sự chậm trễ 30 ngày trong việc phê duyệt hóa đơn có chi phí tài chính thực sự không bao giờ xuất hiện trên bất kỳ dòng nào liên quan đến quản lý chứng chỉ.

Điều Gì Xảy Ra Khi Chứng Chỉ Sai Hoặc Thiếu Tại Giao Hàng

Không phải mọi khoảng trống chứng chỉ đều được giải quyết bằng một cuộc gọi điện thoại và một chiếc xe tải bị trễ. Một số xuất hiện tại công trường, trong hoặc sau khi dựng, khi kỹ sư cấu trúc hồ sơ hoặc thanh tra đặc biệt yêu cầu xem lại gói chứng chỉ và phát hiện ra rằng những gì được giao hàng không khớp với những gì được lắp đặt.

Chứng chỉ thiếu cho một kết nối khung momen trong một vùng địa chất không phải là một bất tiện hành chính. Đó là một sự không phù hợp cấu trúc tiềm tàng yêu cầu kỹ sư đánh giá xem vật liệu có thể được giả định phù hợp dựa trên bằng chứng khác hay kết nối cần được kiểm tra theo cách phá hoại, kiểm tra lại bằng các phương pháp siêu âm hoặc loại bỏ và thay thế. Sự phơi bày của nhà sản xuất trong tình huống đó bao gồm chi phí tái kiểm tra, công việc sửa chữa tiềm ẩn, mất các cơ hội thầu trong tương lai với GC đó, và trong một số trường hợp, sự tham gia vào quy trình giải quyết không phù hợp chính thức tạo ra dấu vết giấy có thể nhìn thấy được cho bộ phận xây dựng.

Một chứng chỉ sai lệch — một tài liệu cho thấy hóa học A36 cho vật liệu được giao dưới dạng A572 Gr. 50, hoặc chứng chỉ cho một lò khác với những gì được đóng dấu trên vật liệu — tạo ra một loại vấn đề khác. Vật liệu có thể là hoàn toàn đầy đủ. Trong nhiều trường hợp, tấm A36 vượt quá mức tối thiểu A572 Gr. 50 trong thực tế. Nhưng kỹ sư không thể dựa vào vật liệu là gì; kỹ sư chỉ có thể dựa vào những gì tài liệu nói. Nếu tài liệu nói một điều và dấu nói một điều khác, vật liệu sẽ được đặt câu hỏi bất kể các thuộc tính thực tế của nó.

Khách hàng từ chối gói chứng chỉ tại giao hàng cũng có ý nghĩa thanh toán vượt quá công việc tức thời. Các nhà thầu chính và chủ sở hữu-điều hành duy trì danh sách chính thức và không chính thức của các nhà sản xuất có các thممارسات tài liệu đã gây ra vấn đề. Một cửa hàng sản xuất thường xuyên các gói chứng chỉ không hoàn chỉnh bị bỏ qua trên danh sách thầu trong tương lai. Tác động thu nhập của thiệt hại danh tiếng đó là thực tế và vĩnh viễn, và nó được truy dõi trực tiếp tới một quy trình tài liệu không bao giờ được thiết kế để xử lý khối lượng và độ phức tạp của một hoạt động sản xuất hiện đại.

Điều Gì Thay Đổi Với Một Hệ Thống Quản Lý MTC Chuyên Dụng

Sự thay đổi hoạt động mà một hệ thống chuyên dụng tạo ra là một sự thay đổi về khi xác minh chứng chỉ xảy ra. Trong các cửa hàng không có hệ thống, xác minh xảy ra khi giao hàng — khi gói chứng chỉ được lắp ráp và kiểm tra dựa trên biểu hiện. Trong các cửa hàng có hệ thống chuyên dụng, xác minh xảy ra khi nhận hàng, trước khi vật liệu đến sàn cửa hàng.

Khi một lô hàng đến, chứng chỉ được ghi theo đơn hàng mua và được lập chỉ mục theo số nhiệt. Trong hệ thống có trích xuất tự động, số nhiệt, thông số kỹ thuật vật liệu, thương hiệu và giá trị kiểm tra có liên quan được trích xuất từ PDF và so sánh với các mục dòng PO mà không cần sao chép thủ công. Nếu chứng chỉ thiếu — nếu giao hàng 12 phần dầm đến với chứng chỉ cho 10 trong số đó — khoảng trống được nhìn thấy ngay lập tức, trong khi tài xế trung tâm dịch vụ vẫn ở bến cảng và một cuộc gọi điện thoại có thể giải quyết nó trong vài phút chứ không phải vài tuần.

Xác minh thông số kỹ thuật khi nhập lệnh bắt được vấn đề chứng chỉ sai trước khi nó trở thành vấn đề vật liệu sai. Nếu đơn hàng mua gọi cho cánh rộng A992 và chứng chỉ đến ghi chép A572 Gr. 50, sự không phù hợp được gắn cờ ở cửa. Vật liệu đi vào một khu vực chờ đợi chứ không phải sàn cửa hàng. Không cắt, không lắp ráp, không hàn chống vật liệu mà tài liệu của nó đang bị xem xét.

Trong suốt quá trình sản xuất, lập chỉ mục số nhiệt có nghĩa là chứng chỉ được liên kết với vật liệu bất kể vật liệu thay đổi tay nội bộ bao nhiêu lần — từ nhận hàng đến sân, từ sân đến bàn lắp ráp, từ lắp ráp sang khoang hàn. Khi bản vẽ dựng tham chiếu một dấu mảnh cụ thể và dấu mảnh đó được cắt từ một tấm cụ thể và tấm đó có số nhiệt, chứng chỉ cho lò đó có thể được lấy ngay lập tức.

Khi giao hàng, gói chứng chỉ được lắp ráp trong vài phút chứ không phải hàng giờ. Hệ thống biết những mảnh nào nằm trên danh sách gửi hàng, những lò nào những mảnh đó đến, và chứng chỉ tương ứng ở đâu. Kỹ thuật viên QC không tìm kiếm. Kỹ thuật viên QC xem xét và gửi đi.

27.000 đô la mỗi năm trong lao động tìm kiếm chứng chỉ là chi phí có thể phục hồi — đơn giản để tính toán, dễ dàng giải thích cho bất kỳ ai xem xét trường hợp ROI. Chi phí được tránh từ giữ chuyến hàng, chậm trễ giao hàng, từ chối khách hàng và thiệt hại danh tiếng là lớn hơn và ít dự đoán được, nhưng đó là những chi phí thực sự xác định xem liệu một cửa hàng sản xuất thép cấu trúc có xây dựng hay xói mòn lợi nhuận trong dài hạn hay không.

Sản xuất thép cấu trúc là kinh doanh lợi nhuận thấp, khối lượng cao. Các cửa hàng vẫn cạnh tranh là những cửa hàng đã loại bỏ ma sát không cần thiết khỏi mọi phần của hoạt động của họ. Quản lý chứng chỉ là một trong những nơi cuối cùng nơi ma sát mà nên đã bị loại bỏ một thập kỷ trước vẫn được hấp thụ trong lao động QC, giữ chuyên đề và tổn thương im lặng về mối quan hệ khách hàng. Một hệ thống quản lý MTC chuyên dụng không thêm khả năng vào cửa hàng. Nó loại bỏ một loại vấn đề không có chỗ ở trong một hoạt động được quản lý tốt.

Câu Hỏi Thường Gặp