Một khách hàng gọi cần SA-516-70N — chuẩn hóa, không được lăn nóng — với các bài thử va chạm Charpy được ghi lại ở -50°F. Họ cần tấm 4 inch và họ cần nó trong tuần này. Bạn biết bạn có SA-516-70 trong kho. Bạn khá chắc chắn rằng một số trong đó được chuẩn hóa. Bạn không chắc chắn lô nào có bài thử va chạm được ghi lại ở đúng nhiệt độ.
Đại diện bán hàng nội bộ của bạn mở ERP. Màn hình kho hiển thị cấp, kích thước, số lượng và giá. Không có trường cho điều kiện xử lý nhiệt. Không có bộ lọc cho yêu cầu bổ sung. Số thông số kỹ thuật được liệt kê là "A516-70" ở khắp nơi — không có sự phân biệt giữa chuẩn hóa và lăn nóng, không có dữ liệu Charpy hiển thị. Đại diện biết rằng vật liệu có thể đủ điều kiện nhưng không thể xác nhận mà không cần đi đến tủ tệp, lấy chứng chỉ cho các lô SA-516-70 trong kho và kiểm tra từng lô một cách thủ công.
Đây là vấn đề tìm kiếm chứng chỉ: vật liệu đủ điều kiện ở trong kho của bạn, nhưng dữ liệu chứng minh nó đủ điều kiện bị khoá trong các tệp PDF không thể tìm kiếm được. Đội bán hàng nội bộ của bạn kết thúc bằng cách báo giá mù (rủi ro) hoặc dành 45 phút tìm chứng chỉ trước khi có thể đưa ra câu trả lời cho khách hàng (chậm).
Những Gì Các Hệ Thống ERP Tiêu Chuẩn Không Theo Dõi
Hầu hết các hệ thống ERP trong phân phối thép theo dõi kho ở mức cấp/kích thước. Chúng được xây dựng để quản lý số lượng kho, giá cả và thực hiện đơn hàng. Chúng không được thiết kế để lưu trữ dữ liệu chứng chỉ thử nghiệm nhà máy, và hầu hết không có.
Các trường mà ERP tiêu chuẩn thường theo dõi: mã mục, mô tả, số lượng cảm ứng, vị trí, chi phí đơn vị, giá khách hàng. Những gì họ không theo dõi: điều kiện xử lý nhiệt (chuẩn hóa vs. lăn nóng vs. tôi luyện), kết quả thử yêu cầu bổ sung, giá trị hóa học thực tế theo lô, nhiệt độ thử Charpy và giá trị năng lượng, cảm ứng thực tế và lực kéo theo lô.
Tất cả dữ liệu đó đều nằm trên MTC. Nhưng MTC là tệp PDF được đính kèm với tài liệu nhận, không phải bản ghi dữ liệu có cấu trúc mà ERP có thể lọc.
Kết quả là sự ngắt kết nối giữa những gì đội bán hàng cần biết và những gì hệ thống có thể nói với họ.
Các Kịch Bản Nơi Điều Này Gây Hại
Đơn đặc biệt giá trị cao. Tấm chuẩn hóa, vật liệu thử Charpy, vật liệu dịch vụ nhiệt độ cao — đây là đơn hàng giá trị cao hơn, biên lợi nhuận cao hơn. Khách hàng đặt hàng này thường là những người mua lặp lại với yêu cầu kỹ thuật cụ thể. Khả năng phản hồi nhanh chóng và chính xác đối với những cuộc điều tra này là một yếu tố khác biệt cạnh tranh. Nhà phân phối thép có thể trả lời "có, chúng tôi có, đây là số lô và dữ liệu chứng chỉ" trong vài phút sẽ thắng đơn đặt hàng. Những người nói "hãy để tôi kiểm tra và gọi bạn lại" sẽ thua với ai đó có thể trả lời nhanh hơn.
Độ chính xác báo giá dưới áp lực thời gian. Một nhà sản xuất gọi lúc 14:00 cần câu trả lời vào lúc 15:30 cho khách hàng của mình. Đại diện bán hàng nội bộ phải xác nhận vật liệu có trong kho, xác nhận nó đáp ứng thông số kỹ thuật và đưa ra ngày giao hàng. Nếu tìm kiếm chứng chỉ mất một giờ, cửa sổ báo giá sẽ đóng lại.
Tránh không phù hợp thông số kỹ thuật sau bán hàng. Đại diện bán hàng nội bộ báo giá và bán SA-516-70 mà không kiểm tra xem lô trong kho có được chuẩn hóa hay không. PO của khách hàng yêu cầu chuẩn hóa. Vật liệu được vận chuyển. Tại kiểm tra nhận, khách hàng kiểm tra chứng chỉ — lăn nóng, không chuẩn hóa. Từ chối vật liệu, đặt hàng lại, gấp tốc. Sự thất bại này bắt đầu bằng không có khả năng truy vấn dữ liệu chứng chỉ tại thời điểm báo giá.
Cơ Sở Dữ Liệu Chứng Chỉ Có Thể Tìm Kiếm Được Cho Phép
Khi dữ liệu chứng chỉ được cấu trúc và lưu trữ — không phải dưới dạng PDF mà dưới dạng bản ghi có thể truy vấn — khả năng tìm kiếm thay đổi hoàn toàn.
Một truy vấn như thế này trở thành có thể trong vài giây: Cho tôi xem tất cả các lô SA-516-70 trong kho nơi MTC ghi lại xử lý nhiệt chuẩn hóa và giá trị Charpy ở -50°F. Hệ thống trả về danh sách các lô đủ điều kiện với số lượng, vị trí và tham chiếu chứng chỉ.
Đại diện bán hàng nội bộ trả lời khách hàng trong hai phút thay vì bốn mươi lăm. Họ báo giá các số lô cụ thể. Họ đính kèm bản xem trước dữ liệu chứng chỉ với báo giá. Khách hàng thấy họ đang xử lý một nhà cung cấp biết kho của họ ở mức độ chứng chỉ.
Truy vấn cũng có thể đi sâu hơn: lọc theo lực kéo tối thiểu, theo phạm vi hóa học đáp ứng yêu cầu bổ sung cụ thể, theo quốc gia tan chảy cho các đơn đặc hàng nhạy cảm với DFARS, hoặc theo ngày thử nghiệm cho các yêu cầu chất lượng nhạy cảm với thời gian.
Xây Dựng Bản Ghi Chứng Chỉ Có Thể Tìm Kiếm Được
Để đạt được khả năng này, cần có hai điều: thực hiện chứng chỉ có cấu trúc và liên kết chứng chỉ-kho.
Thực hiện chứng chỉ có cấu trúc có nghĩa là khi MTC đến, các trường dữ liệu chính được chụp dưới dạng có cấu trúc — không chỉ PDF được lưu trữ trong thư mục, mà các giá trị dữ liệu thực tế được nhập vào cơ sở dữ liệu. Cấp, số lô, xử lý nhiệt, giá trị hóa học, kết quả thử cơ học, dữ liệu thử bổ sung.
Điều này có thể được thực hiện thủ công thông qua biểu mẫu nhập chứng chỉ khi nhận. Nó có thể được tự động hóa một phần bằng cách phân tích chứng chỉ dựa trên OCR. Dù bằng cách nào, kỷ luật cũng giống nhau: dữ liệu chứng chỉ đi vào hệ thống dưới dạng dữ liệu, không chỉ là tệp.
Liên kết chứng chỉ-kho có nghĩa là bản ghi chứng chỉ kết nối với bản ghi kho cho lô đó. Khi đội bán hàng truy vấn kho, dữ liệu chứng chỉ có thể truy cập được thông qua bản ghi kho — không phải là tìm kiếm hệ thống tệp riêng biệt.
Đối với các nhà phân phối xử lý hàng chục MTC mỗi tuần, xây dựng khả năng này là một khoản đầu tư quy trình. Lợi tức là một đội bán hàng nội bộ có thể phản hồi các cuộc điều tra kỹ thuật trong thời gian thực, báo giá chính xác hơn và đóng các đơn đặc trị cao hơn nhanh hơn.