Một nhà sản xuất ống dẫn đã thêm một dòng vào mẫu đơn đặt hàng tiêu chuẩn cách đây hai năm: "Vật liệu chứng chỉ bắt buộc. Chứng chỉ kiểm tra nhà máy phải kèm theo tất cả lô hàng." Giám đốc chất lượng đã phê duyệt. Trưởng phòng mua hàng cảm thấy rằng khoảng trống về chất lượng đã được giải quyết.
Mười hai tháng sau, một đánh giá tệp chứng chỉ của một dự án hoàn thành đã tiết lộ ba vấn đề: hai MTC dành cho các số lô không chính xác (chúng được trích xuất từ một đơn đặt hàng khác), một chứng chỉ là bản photocopy bị hư hỏng đến mức không thể đọc được, và bốn chứng chỉ hoàn toàn không đi kèm với lô hàng — chúng được gửi qua email ba tuần sau khi vật liệu đã ở trong xưởng.
Điều khoản nằm trong đơn đặt hàng. Chứng chỉ đã đến. Khoảng trống về chất lượng đã không được giải quyết.
Cái Gì "MTC Bắt Buộc" Thực Sự Tạo Ra
Điều khoản "vật liệu chứng chỉ bắt buộc" trong mẫu đơn đặt hàng tạo ra một nghĩa vụ hợp đồng cho nhà cung cấp cung cấp chứng chỉ kiểm tra nhà máy. Nó không chỉ định chứng chỉ phải chứa gì. Nó không chỉ định khi chứng chỉ phải được nhận so với lô hàng. Nó không chỉ định định dạng chứng chỉ phải ở. Nó không chỉ định điều gì sẽ xảy ra nếu chứng chỉ không đáp ứng các yêu cầu. Nó không tạo cánh cổng khi nhận hàng ngăn chặn vật liệu vào sàn xưởng nếu chứng chỉ vắng mặt hoặc không đủ.
Điều khoản tạo ra giấy tờ. Nhà cung cấp gửi PDF, đánh dấu yêu cầu chứng chỉ như đã hoàn thành, và tiếp tục. Liệu chứng chỉ có đúng, đầy đủ và có thể truy tìm được vật liệu thực tế được gửi đi không được giải quyết bởi điều khoản — vì điều khoản không xác định "đúng, đầy đủ và có thể truy tìm" có nghĩa là gì về mặt hoạt động.
Đây là khoảng cách giữa điều khoản chất lượng và cánh cổng chất lượng.
Viết Yêu Cầu MTC Có Thể Thực Thi Trong Đơn Đặt Hàng
Điều khoản MTC có thể thực thi chỉ định năm điều: các trường bắt buộc, thời gian, định dạng, yêu cầu truy tìm và quyền từ chối.
Các trường bắt buộc. Liệt kê các phần tử dữ liệu cụ thể mà MTC phải chứa. Ít nhất đối với vật liệu cấu trúc hoặc chứa áp lực:
- Tên và vị trí nhà máy
- Số lô/phát hành (định danh duy nhất có thể truy tìm được phát hành)
- Thông số kỹ thuật sản phẩm và cấp (khớp chính xác với mục dòng đơn đặt hàng)
- Phân tích hóa học lô với tất cả các phần tử yêu cầu được báo cáo
- Kết quả kiểm tra cơ học (độ chảy, kéo, kéo dài; dữ liệu va chạm nếu cần thiết)
- Trạng thái xử lý nhiệt nếu áp dụng cho thông số kỹ thuật
- Kết quả yêu cầu bổ sung nếu được gọi trong đơn đặt hàng
- Chữ ký của đại diện được phép của nhà máy và tuyên bố chứng chỉ
- Tham chiếu đến thông số kỹ thuật sản phẩm ASTM/ASME hiện hành
Đối với các tổ chức có hệ thống quản lý chất lượng, danh sách các trường bắt buộc có thể tham chiếu tài liệu QMS: "MTC phải chứa tất cả các trường yêu cầu bởi [Quy trình QP-12-01 Rev. C]." Điều này giữ cho mẫu đơn đặt hàng ngắn gọn trong khi kết hợp danh sách đầy đủ các trường theo tham chiếu.
Thời gian. Chỉ định khi MTC phải được nhận so với lô hàng. Đối với các hoạt động giữ lại việc nhận hàng so với tính khả dụng của chứng chỉ, "MTC phải được nhận trước hoặc tại thời điểm giao hàng" là tiêu chuẩn. Đối với vật liệu có chu kỳ sản xuất dài, "MTC phải được nhận và phê duyệt trước khi vật liệu được phát hành để sản xuất" chính xác hơn. Tránh "MTC phải kèm theo lô hàng" nếu bạn chấp nhận giao hàng điện tử — kèm theo vật lý và truyền tải điện tử trước giao hàng là khác nhau, và điều khoản phải khớp với quy trình nhận hàng thực tế của bạn.
Định dạng. "Sao chép có thể đọc được" là một yêu cầu tối thiểu hợp lý. Đối với các hoạt động bản địa kỹ thuật số: "MTC phải được cung cấp dưới dạng PDF có thể đọc được bằng máy (không phải quét bản in nếu có thể)." Đối với các hoạt động có phần mềm xác thực MTC, bạn có thể yêu cầu các định dạng cụ thể hỗ trợ xử lý tự động. Yêu cầu định dạng có thể được thực thi — nếu nhà cung cấp liên tục cung cấp các bản photocopy không thể đọc được, điều khoản định dạng cung cấp cho bạn cơ sở để hành động sửa chữa nhà cung cấp.
Yêu cầu truy tìm. Số lô trên MTC phải khớp với số lô trên các thẻ gói, danh sách đóng gói và các dấu vật liệu vật lý. Chỉ định rõ ràng: "Số lô trên MTC phải khớp với số lô được đánh dấu trên vật liệu và được tham chiếu trong danh sách đóng gói. Nhà cung cấp chịu trách nhiệm đảm bảo khả năng truy tìm từ MTC đến vật liệu vật lý." Điều này giải quyết chế độ lỗi phổ biến trong đó các chứng chỉ bị tách khỏi vật liệu tương ứng của chúng trong quá trình xử lý kho hoặc vận chuyển.
Quyền từ chối. Điều khoản phải nêu rõ những gì bạn có thể làm nếu MTC không đáp ứng các yêu cầu: "Người mua bảo lưu quyền từ chối vật liệu mà không có MTC được cung cấp, mà MTC không thể đọc được, mà MTC không khớp với thông số kỹ thuật và cấp được đặt hàng, hoặc mà các trường dữ liệu bắt buộc bị thiếu hoặc vượt quá thông số kỹ thuật. Nhà cung cấp chịu trách nhiệm về vật liệu thay thế và chi phí liên quan." Nếu không có quyền từ chối rõ ràng và điều khoản trách nhiệm chi phí, nhà cung cấp có thể lập luận rằng chứng chỉ khiếm khuyết là vi phạm hợp đồng nhỏ không biện minh cho việc trả lại vật liệu.
Chuyển Đổi Điều Khoản Thành Cánh Cổng Thực Tế
Điều khoản đơn đặt hàng là cần thiết nhưng không đủ. Cánh cổng khi nhận hàng làm cho nó hiệu quả.
Cánh cổng có một quy tắc: vật liệu không rời khỏi khu vực nhận hàng cho đến khi MTC ở trong tệp, đã được xác minh là có thể đọc được và đầy đủ, và số lô trên chứng chỉ đã được xác nhận so với vật liệu vật lý. Bất kỳ chứng chỉ nào không vượt qua kiểm tra khả năng đọc, tính đầy đủ hoặc truy tìm đều tạo ra tạm dừng vật liệu, không phải ghi chú tệp.
Trong thực tế, điều này có nghĩa là danh sách kiểm tra nhận hàng bao gồm: chứng chỉ có (có/không), chứng chỉ có thể đọc được (có/không), số lô trên chứng chỉ khớp với dấu vật lý (có/không), thông số kỹ thuật và cấp trên chứng chỉ khớp với đơn đặt hàng (có/không). Nếu bất kỳ câu trả lời nào là "không," nhân viên kiểm tra nhận hàng sẽ áp dụng thẻ tạm dừng và thông báo cho bộ phận chất lượng. Nhà cung cấp được liên hệ để sửa chữa trước khi vật liệu tiếp tục.
Sự kết hợp của điều khoản đơn đặt hàng có thể thực thi được và cánh cổng nhận hàng có cấu trúc có nghĩa là lần đầu tiên nhà cung cấp gửi bản photocopy bị hư hỏng hoặc chứng chỉ cho số lô không chính xác, có một hành động sửa chữa được ghi lại trong tệp. Lần thứ hai, có SCAR. Lần thứ ba, có cuộc trò chuyện về tính năng.
Điều khoản mẫu không có cánh cổng không bắt được gì. Cánh cổng không có điều khoản không cung cấp cho bạn vị trí hợp đồng. Cả hai đều cần thiết.