Nhà cung cấp gửi chứng chỉ được đánh dấu "EN 10204 3.1". Kiểm tra đến hạn phê duyệt nó. Lô hàng đi đến khách hàng Châu Âu. Sau đó, nhân viên kiểm nhận của khách hàng từ chối nó — vì chữ ký của nhân viên kiểm tra được phép bị thiếu, hoặc tên của nhân viên kiểm tra không thể được theo dõi đến một người được phép chỉ định tại nhà máy. Chứng chỉ về mặt kỹ thuật là một 3.1. Nó không phải là một 3.1 phù hợp.
Đây không phải là một trường hợp cạnh raro. Đó là một trong những kịch bản từ chối chứng chỉ phổ biến nhất trong các chuỗi cung ứng Châu Âu. Sự khác biệt giữa chứng chỉ vượt qua và chứng chỉ thất bại không liên quan gì đến vật liệu. Nó liên quan đến năm trường cụ thể.
Những Gì Chứng chỉ EN 10204 3.1 Phù hợp Phải Chứa
EN 10204 Loại 3.1 là tài liệu kiểm tra cụ thể được cấp bởi nhân viên kiểm tra được phép của nhà sản xuất. "Cụ thể" là từ khóa — chứng chỉ phải được liên kết với lô chính xác đã được vận chuyển, không phải lô đại diện.
Chứng chỉ 3.1 phù hợp yêu cầu:
- Số lô cụ thể và nhận dạng vật liệu — không phải chứng chỉ sản phẩm chung
- Kết quả kiểm tra từ lô cụ thể đó — không phải từ lô đại diện hoặc giá trị trung bình
- Tên và chức vụ của nhân viên kiểm tra được phép tại nhà máy — không chỉ dấu, không chỉ chữ ký
- Tuyên bố rằng kết quả phù hợp với yêu cầu của đơn hàng — chứng chỉ phải tuyên bố tuân thủ, không chỉ liệt kê các giá trị
- Tham chiếu đến tiêu chuẩn áp dụng và đơn hàng cụ thể — số PO hoặc số hợp đồng của khách hàng phải xuất hiện
Tất cả những điều này là bắt buộc. Chứng chỉ thiếu bất kỳ điều nào trong số này không tuân thủ EN 10204, bất kể nó trông bao chuyên nghiệp.
Những Gì Chứng chỉ EN 10204 3.2 Phù hợp Phải Chứa Thêm
EN 10204 Loại 3.2 thêm một lớp bên thứ ba. Nhân viên kiểm tra bên thứ ba phải được xác định — không chỉ đơn giản.
Chứng chỉ 3.2 phù hợp thêm:
- Tên, tổ chức (Lloyd's Register, Bureau Veritas, TÜV, SGS, v.v.) và dấu của nhân viên kiểm tra bên thứ ba — cả ba phải có mặt
- Bằng chứng rằng bên thứ ba chứng kiến hoặc xác minh các bài kiểm tra — chữ ký đối chứng mà không có chứng thực về sự hiện diện không thỏa mãn 3.2
- Tham chiếu trình độ hoặc chứng thực của nhân viên kiểm tra — đặc biệt liên quan đến các ứng dụng hạt nhân, ngoài khơi và quốc phòng
Sự phân biệt giữa "ký tên đối chứng" và "chứng kiến" khiến nhiều nhà sản xuất bối rối. Chứng chỉ nhà máy với hai chữ ký không phải là 3.2 tự động. Nhân viên kiểm tra bên thứ ba phải chứng thực việc xác minh độc lập.
Bốn Trường Mà Các Nhà kiểm toán Châu Âu Kiểm tra Đầu tiên
Các nhà kiểm toán khách hàng Châu Âu — dù là tại điểm nhận hàng hay tại kiểm toán nhà cung cấp chính thức — tuân theo một trình tự xem xét nhất quán. Họ xem cùng một trường theo cùng một thứ tự:
1. Tên nhân viên kiểm tra (không chỉ dấu). Dấu mực không có tên in hoặc viết tay không thỏa mãn yêu cầu nhân viên kiểm tra được phép. Tên phải rõ ràng và có thể quy cho một cá nhân cụ thể tại nhà máy.
2. Cụm từ "kiểm tra cụ thể" trong tuyên bố. Chứng chỉ phải tuyên bố rằng các bài kiểm tra được thực hiện trên lô được xác định cụ thể, không phải trên cơ sở đại diện. Một số nhà máy sử dụng ngôn ngữ mẫu bỏ qua điều này. Các nhà kiểm toán để ý.
3. Trận đấu số lô. Số lô trên chứng chỉ phải trùng khớp với số lô trên tài liệu giao hàng — danh sách đóng gói, thẻ vật liệu và tham chiếu đơn hàng mua. Một sự không khớp về một chữ số kích hoạt một lệnh tạm dừng ngay lập tức.
4. Tham chiếu đơn hàng. Chứng chỉ phải tham chiếu đến số PO cụ thể của khách hàng hoặc số hợp đồng. Chứng chỉ chung bao gồm "sản xuất tiêu chuẩn" không thỏa mãn EN 10204 cho một lô hàng cụ thể.
Những Gì "Trông Hợp lệ" Thực Sự Có Nghĩa
Chứng chỉ có bố cục chuyên nghiệp, tiêu đề chính xác và dấu nhà máy có thể trông giống như 3.1 phù hợp và vẫn thiếu tên của nhân viên kiểm tra được phép. Đây là khoảng trống phổ biến nhất trong kiểm tra đến hạn.
Sự xuất hiện chuyên nghiệp không phải là bằng chứng tuân thủ. Các nhà máy cung cấp cho nhiều thị trường — một số có yêu cầu chứng chỉ nghiêm ngặt, một số không — thường tạo ra chứng chỉ đáp ứng tiêu chuẩn của thị trường kém khắt khe hơn. Chứng chỉ đến trông hoàn chỉnh. Nó không phải.
Khoảng trống giữa "trông hợp lệ" và "hợp lệ" chính xác là những gì các nhà kiểm toán Châu Âu được đào tạo để tìm. Họ không phải là kiểm tra vật liệu. Họ đang kiểm tra tài liệu.
Xây dựng Danh sách Kiểm tra Chứng chỉ Chấp nhận
Giải pháp không phải là đọc cẩn thận hơn — nó là danh sách kiểm tra có cấu trúc được áp dụng tại kiểm tra đến hạn. Danh sách kiểm tra rõ ràng yêu cầu:
- Số lô có mặt và xác nhận so với tài liệu giao hàng
- Tên nhân viên kiểm tra được phép (không chỉ dấu) có mặt và dễ đọc
- Tuyên bố tuân thủ yêu cầu đơn hàng được nêu rõ ràng
- Tham chiếu đơn hàng cụ thể hoặc PO có trên tài liệu
- Đối với 3.2: tổ chức bên thứ ba được đặt tên, nhân viên kiểm tra được xác định, chứng thực về sự chứng kiến hoặc xác minh
Đây không phải là danh sách kiểm tra dài. Nó mất hai phút mỗi chứng chỉ. Nó bắt được những thất bại chính xác mà các nhà kiểm toán Châu Âu bắt được trong các cuộc kiểm toán — trước khi vật liệu rời khỏi cơ sở của bạn.
Không dựa vào "nói EN 10204 3.1 trong tiêu đề" như tiêu chí chấp nhận. Trường này được điền bởi nhà máy phát hành. Nó không xác minh tuân thủ.