Có hai phiên bản của gói truy xuất vật liệu mà kiểm toán viên từ chối. Phiên bản đầu tiên là phiên bản mỏng — thư mục có MTC và bản đồ hàn, không có liên kết giữa chúng. Phiên bản thứ hai là phiên bản phồng — tập hợp ba vành tròn đầy chứng chỉ, từng tài liệu, từng email, được tổ chức theo ngày, không có chỉ mục và không có cấu trúc rõ ràng.
Kiểm toán viên từ chối cả hai. Phiên bản mỏng không vượt qua vì thiếu liên kết. Phiên bản phồng không vượt qua vì kiểm toán viên không thể tìm thấy những gì họ cần trong thời gian được cấp. Cả hai phiên bản đều không phải là lỗi quản lý chất lượng xảy ra trong một đêm — cả hai đều là kết quả dự đoán được của việc không thiết kế gói cho trường hợp sử dụng thực tế của nó: xác minh nhanh chóng, tự chứa đủ của bên thứ ba không tham gia vào công việc.
Tiêu chuẩn cho gói có thể bảo vệ là: kiểm toán viên phải có thể truy xuất bất kỳ thành phần hoặc hàn nào từ sản phẩm hoàn thành lại thành lô đã kiểm tra trong vòng năm phút. Đây không phải là yêu cầu chính thức được viết ở bất cứ đâu. Đó là tiêu chuẩn thực tế phân tách các gói vượt qua từ các gói tạo ra các mục không phù hợp.
Gói Có Thể Bảo Vệ Chứa Gì
Đối với tàu chứa áp suất, lắp ráp cấu trúc hoặc sản xuất phức tạp, các yếu tố cần thiết là:
1. Bản vẽ hoặc hình chiếu với các số thành phần và khớp. Mỗi thành phần có một định danh duy nhất. Mỗi khớp hàn có một số duy nhất. Đây là những khóa tham chiếu chính cho toàn bộ gói — từng tài liệu khác tham chiếu đến những số này.
2. Danh sách vật liệu với số lô được gán cho từng mục hàng. Không chỉ lớp và thông số kỹ thuật — số lô. Danh sách vật liệu là kho vật liệu; các số lô là những gì làm cho nó có thể truy xuất được. Danh sách vật liệu không có số lô là tài liệu mua sắm, không phải tài liệu chất lượng.
3. MTC cho mỗi lô. Số lô in trên MTC phải khớp với số lô được ghi trong danh sách vật liệu. Nếu chúng khớp, liên kết được thiết lập. Nếu chúng không khớp, đó là mục không phù hợp.
4. Bản đồ hàn với các số khớp và tham chiếu số lô. Mỗi khớp trên bản đồ hàn tham chiếu đến số lô vật liệu cơ sở và số lô vật liệu độn. Số khớp trên bản đồ hàn liên kết trở lại bản vẽ và tiến tới báo cáo NDE.
5. Chứng chỉ vật liệu độn (lô điện cực hoặc dây) được tham chiếu trên bản đồ hàn. Một chứng chỉ cho từng lô được sử dụng trong công việc. Số lô trên chứng chỉ phải khớp với số lô được ghi trên bản đồ hàn cho các khớp nơi lô đó được sử dụng.
6. Số WPS/PQR cho mỗi khớp. Quy trình hàn đủ tiêu chuẩn cho mỗi khớp. Được tham chiếu trên bản đồ hàn.
7. Hồ sơ trình độ thợ hàn. Theo số WQT. Được tham chiếu trên bản đồ hàn hoặc trên nhật ký so với các khớp mà mỗi thợ hàn thực hiện.
8. Báo cáo NDE tham chiếu các số khớp. Báo cáo NDE tham chiếu đến các số khớp cụ thể từ bản đồ hàn. Kết quả chấp nhận được nêu rõ cho mỗi khớp. Kỹ thuật và quy trình được xác định.
9. Hồ sơ PWHT (nơi có thể áp dụng). Các hồ sơ xử lý nhiệt sau hàn tham chiếu đến các lô được xử lý, hồ sơ nhiệt độ và hồ sơ lò. Nếu yêu cầu PWHT và không được ghi lại, quy trình hàn của khớp có thể bị vô hiệu.
10. Báo cáo kiểm tra cuối cùng với chữ ký chấp nhận. Chữ ký của người kiểm tra bao gồm tập hợp hoàn chỉnh và tham chiếu đến gói tài liệu như được xác minh.
Điều Gì Làm Cho Nó Có Thể Bảo Vệ — Không Chỉ Hoàn Tất
Tính hoàn chỉnh là cần thiết. Nó không đủ.
Một chỉ mục. Một trang ở phía trước gói liệt kê từng tài liệu, số tài liệu hoặc tham chiếu của nó, và nơi có thể tìm thấy. Kiểm toán viên nhận được tập hợp 200 trang không có chỉ mục sẽ dành mười phút đầu tiên kiểm tra chỉ để định vị tài liệu. Đó là mười phút thời gian kiểm toán hiệu quả mất đi — và kiểm toán viên nhận thấy.
Tham chiếu chéo tích hợp sẵn. Danh sách vật liệu tham chiếu đến MTC theo số chứng chỉ. Bản đồ hàn tham chiếu đến mục hàng danh sách vật liệu theo số mục, MTC theo số lô, và báo cáo NDE theo số báo cáo. Báo cáo NDE tham chiếu đến các số khớp từ bản đồ hàn. Khi mỗi tài liệu tham chiếu đến các tài liệu nó kết nối, chuỗi có thể được theo dõi mà không cần kiểm toán viên xây dựng lại về mặt tinh thần.
Được lọc thành các lô thực sự được sử dụng. Một lỗi phổ biến trong các gói phồng: bao gồm từng chứng chỉ nhận được cho vật liệu mua trên dự án, bao gồm vật liệu đã được đặt hàng nhưng không sử dụng, trả lại kho hoặc sử dụng cho công việc khác. Các chứng chỉ bổ sung tạo ra sự mơ hồ. Kiểm toán viên thấy số lô X trong gói và cần xác minh xem lô X có thực sự được sử dụng hay không. Nếu không có tham chiếu danh sách vật liệu đến lô X, nó không nên có trong gói.
Gói có thể bảo vệ chứa chính xác những gì được sử dụng trong công việc, với mỗi liên kết rõ ràng, được tổ chức để chuỗi có thể được truy xuất trong vòng năm phút.