"Chúng tôi có một hệ thống — đó là một bảng tính." Đây là câu trả lời phổ biến nhất khi các nhà sản xuất quy mô vừa và các xưởng chế tạo được hỏi cách họ theo dõi các chứng chỉ thử nghiệm lò dệt đến. Và đối với hầu hết các cửa hàng chạy dưới 300 nhiệt hoạt động mỗi năm, đó là một câu trả lời có thể bảo vệ được. Bảng tính nhanh chóng để thiết lập, mọi người đã biết cách sử dụng chúng, chúng có chi phí bằng không để triển khai và có thể được tùy chỉnh để phù hợp với bất kỳ trường nào mà nhóm chất lượng cần.
Vấn đề không phải là bảng tính sai cho mục đích này. Vấn đề là chúng dường như vẫn hoạt động lâu sau khi chúng không còn đáng tin cậy.
Những Gì Hoạt Động Dưới Ngưỡng
Một bảng tính được duy trì tốt để theo dõi MTC thường bao gồm các cột cho số nhiệt, nhà cung cấp, độ, số PO, ngày nhận chứng chỉ, đường dẫn tệp chứng chỉ và một số tính chất cơ học chính. Đối với một cửa hàng chạy 150–200 nhiệt mỗi năm với một hoặc hai người duy trì tệp, điều này hoạt động. Các mục nhập hiện tại, người đã xây dựng nó biết nơi mọi thứ sống và tìm kiếm đủ nhanh.
Giá trị là thực tế trong phạm vi này. Cửa hàng có khả năng truy xuất, đường dẫn tệp chứng chỉ liên kết với tài liệu thực và kiểm toán viên có thể theo dõi chuỗi. Các hạn chế chưa nổi lên vì khối lượng chưa gây áp lực lên hệ thống.
Bốn Chế Độ Lỗi Bảng Tính
Không có kiểm soát phiên bản. Bảng tính chính nằm trên một ổ đĩa được chia sẻ. Hai người mở nó cùng lúc và thực hiện thay đổi. Lần lưu cuối cùng thắng. Các thay đổi từ phiên trước có thể hoặc không thể được chụp, tùy thuộc vào ai đã lưu cuối cùng và liệu có ai nhận thấy xung đột hay không. Trong một cửa hàng nơi ba hoặc bốn người truy cập trình theo dõi chứng chỉ, mất dữ liệu im lặng là một sự kiện thường xuyên — không ai theo dõi nó vì không ai biết điều gì mà họ không biết.
Không có liên kết từ nhiệt đến tài liệu mà sống sót từ việc di chuyển tệp. Bảng tính có một cột cho "đường dẫn tệp chứng chỉ" trỏ đến vị trí PDF trên ổ đĩa được chia sẻ. Khi cấu trúc tệp được sắp xếp lại — và nó luôn luôn, thường hàng năm — mỗi đường dẫn trong bảng tính bị hỏng. Chứng chỉ vẫn ở đó. Liên kết với nó không. Ai đó đi qua và sửa những cái quan trọng và bỏ lại những cái bị hỏng. Theo thời gian, bảng tính liệt kê các nhiệt nhưng chứng chỉ thực tế chỉ có thể tìm thấy thông qua duyệt thư mục thủ công.
Không có xác thực trên mục nhập dữ liệu. Cột giới hạn chảy nhập mọi giá trị. Một kỹ thuật viên nhập "36ksi" trong một hàng, "36 ksi" ở hàng tiếp theo và "36,000 psi" ở hàng thứ ba đã tạo ba giá trị khác nhau cho cùng một phép đo. Khi ai đó cố gắng lọc hoặc phân tích dữ liệu, những không nhất quán sẽ tạo ra những khoảng cách sai lầm. Cột tiêu chuẩn ASTM có thể có "A36", "ASTM A36", "A36-19" và "A 36" tất cả đều tham chiếu đến cùng một thông số kỹ thuật. Truy vấn tuân thủ trở nên không đáng tin cậy.
Không có dấu vết kiểm toán. Khi kiểm toán viên hỏi ai phê duyệt nhiệt 44821 và khi nào, bảng tính hiển thị trạng thái hiện tại của hàng đó — không phải lịch sử. Nếu giá trị giới hạn chảy được thay đổi sau khi mục nhập ban đầu, giá trị ban đầu đã biến mất. Nếu một chứng chỉ được thêm vào, ngày thêm có thể không khớp với ngày nhận thực tế. Bảng tính ghi lại trạng thái hiện tại; nó không ghi lại những gì đã xảy ra.
Điểm Uốn 500 Nhiệt
Dưới khoảng 500 nhiệt hoạt động, một nhóm kỷ luật có thể giữ cho bảng tính hoạt động thông qua điều hòa thủ công. Trên nó, gánh nặng bảo trì vượt quá những gì nhóm có thể duy trì một cách đáng tin cậy cùng với công việc khác của họ. Drift dữ liệu trở nên đáng kể. Các liên kết bị hỏng tích tụ nhanh hơn chúng được sửa. Người biết những điều kỳ lạ của bảng tính trở thành một điểm lỗi duy nhất quan trọng — nếu họ rời đi, hệ thống trở nên không thể hiểu một phần.
Bảng tính vượt qua các đánh giá nội bộ vì nhóm sử dụng nó biết cách điều hướng các hạn chế của nó. Nó không vượt qua các cuộc kiểm toán bên ngoài vì kiểm toán viên tiếp cận nó như một hệ thống, không phải như một cách giải quyết được duy trì bằng kiến thức bộ lạc. Kiểm toán viên tìm kiếm dấu vết kiểm toán không có ở đó. Họ tìm thấy những đường dẫn tệp bị hỏng. Họ tìm thấy những mục nhập không nhất quán. Họ viết những phát hiện bao trùm một quá trình kiểm soát tài liệu không bao giờ được thiết kế cho khối lượng này.
Bước Tiếp Theo Trông Như Thế Nào
Quá trình chuyển đổi từ bảng tính sang hệ thống được xây dựng tùy chỉnh không yêu cầu một dự án CNTT quy mô lớn. Thay đổi tối thiểu khả thi là chuyển từ bảng tính nơi mỗi hàng đại diện cho một nhiệt đến hệ thống nơi mỗi PDF chứng chỉ là bản ghi được lập chỉ mục.
Trong một hệ thống được xây dựng tùy chỉnh, bản thân chứng chỉ là tài liệu chính. Số nhiệt, độ và tính chất cơ học được trích xuất từ chứng chỉ và lưu trữ dưới dạng siêu dữ liệu có thể tìm kiếm. Dấu vết kiểm toán là tự động — mỗi truy cập, mỗi đánh giá, mỗi phê duyệt tạo một bản ghi có dấu thời gian. Đường dẫn tệp không bị hỏng vì chứng chỉ không phải là tệp được liên kết; nó là một tài liệu được lưu trữ.
Nhóm dừng duy trì bảng tính và bắt đầu tìm kiếm hệ thống ghi lại. Công việc quản lý chứng chỉ dịch chuyển từ mục nhập dữ liệu và quản lý tệp sang xử lý ngoại lệ và xem xét chất lượng — đây là những gì vai trò chất lượng nên làm.
Đọc Tiếp Theo
- Khi Hệ Thống Chứng Chỉ Thử Nghiệm Của Bạn Chi Phí Cho Bạn Nhiều Hơn Thép
- Rà Soát MTC Nên Mất Vài Phút, Không Phải Ngày — Đây là Khoảng Cách Mà Hầu Hết Các Xưởng Chế Tạo Bỏ Lỡ
- Đây là Vòng Đời MTC — Đây là Mỗi Bàn Giao Từ Lò Dệt Đến Khách Hàng Cuối Cùng