Người kiểm tra bên thứ ba đã ở tại hiện trường trong hai giờ. Kiểm tra cuối cùng hoàn thành 90%. Sau đó anh ta yêu cầu chứng chỉ EN 10204 3.1 cho lô 87423. Thư mục công việc có 34 chứng chỉ. Lô 87423 không nằm trong số đó. Ai đó từ nhóm chất lượng nói rằng anh ta nhớ lại việc nhận được nó — anh ta chắc chắn nó đã đến với lần giao hàng thứ hai. Điều đó là sáu tuần trước.
Lô hàng bị giữ. 50,000 đô la thép được chế tạo nằm trên bến cảng. Người kiểm tra được lên lịch lại ba ngày sau với chi phí bổ sung. Nhóm dành thời gian xen kẽ để tìm kiếm trong các kho lưu trữ email, cổng thông tin nhà cung cấp và các tủ lưu trữ vật lý.
Đây không phải là một sự kiện hiếm gặp. Nó là kết quả dự đoán được của một quy trình quản lý chứng chỉ trì hoãn xác thực cho đến cuối công việc.
Tại Sao Vấn Đề Xuất Hiện ở Kiểm Tra Cuối Cùng
Xác thực chứng chỉ hầu như luôn được coi là một tác vụ đóng cửa thay vì một tác vụ nhận. Khi vật liệu đến, nó được kiểm tra về mặt vật lý — kích thước, tình trạng, số lượng — và chuyển đến sàn. Chứng chỉ được lưu trữ "cho sau này". Sau này có nghĩa là kiểm tra cuối cùng.
Khoảng cách giữa nhận hàng và kiểm tra cuối cùng có thể là sáu tuần, ba tháng hoặc lâu hơn tùy thuộc vào phạm vi công việc. Trong khoảng thời gian đó, chứng chỉ vẫn ở trong hệ thống lưu trữ bất kỳ nơi nó được đặt khi nhận. Nếu hệ thống lưu trữ đó không liên kết chứng chỉ với số lô cụ thể và công việc, nó chỉ có thể được tìm thấy thông qua tìm kiếm thủ công khi cần — chính xác lúc áp lực thời gian cao nhất.
Ba Nguyên Nhân Cơ Bản
Chứng chỉ được nhận nhưng không được lập chỉ mục theo số lô. Đây là nguyên nhân phổ biến nhất. Các chứng chỉ được lưu trữ theo ngày giao hàng, tên nhà cung cấp hoặc số PO — bất kỳ chứng chỉ nào cũng có thể lấy lại chứng chỉ nếu bạn nhớ bối cảnh. Ở kiểm tra cuối cùng sáu tuần sau, bối cảnh truy xuất là số lô. Bối cảnh lưu trữ không khớp. Tìm kiếm thất bại.
Chứng chỉ được nhận bởi người sai và không bao giờ được chuyển hướng đến QA. Nhà cung cấp gửi chứng chỉ cho người mua đã đặt hàng. Người mua tải xuống, xác nhận đơn hàng và tiếp tục. Chứng chỉ không bao giờ đến được thư mục chất lượng. Ở kiểm tra cuối cùng, nó không tồn tại trong hệ thống QA vì nó không bao giờ nhập hệ thống QA.
Chứng chỉ không bao giờ được yêu cầu vào thời điểm PO. Nhóm giả định rằng nhà cung cấp sẽ bao gồm chứng chỉ với lần giao hàng. Nhà cung cấp giả định rằng các tài liệu đóng gói tiêu chuẩn là đủ. Không có chứng chỉ nào được yêu cầu, vì vậy không có chứng chỉ nào được gửi. Điều này được phát hiện ở kiểm tra cuối cùng khi thư mục công việc không đầy đủ.
Lô Hàng Bị Giữ Ba Ngày Thực Sự Có Giá Bao Nhiêu
Chi phí có thể nhìn thấy là trực tiếp: vận chuyển được lên lịch lại, phí cuộc gọi lại của người kiểm tra bên thứ ba (thường là $800–$2.500 cho chuyến thăm trở lại nửa ngày) và có thể là lấy lại chứng chỉ nhanh chóng từ xưởng của nhà cung cấp.
Chi phí ít rõ ràng hơn tích lũy nhanh hơn. Khách hàng hiện nhận thức được rằng có vấn đề về tài liệu trong công việc của họ. Nếu đây là khách hàng lặp lại, mối quan hệ đó sẽ chịu tác động có thể đo lường được. Nếu lô hàng là một phần của dự án lớn hơn ở phía khách hàng, độ trễ ba ngày trong một lần giao hàng có thể dẫn đến những ảnh hưởng về lịch trình mà khách hàng sẽ chịu trách nhiệm đối với nhà sản xuất.
Tại một cửa hàng chế tạo có kích thước trung bình, một sự kiện giữ lô hàng thường tốn kém $3.000–$12.000 chi phí trực tiếp và gián tiếp ngoài các khoản phí có thể nhìn thấy. Hai hoặc ba mỗi năm làm cho đây là vấn đề kinh doanh thực chất.
Phòng Ngừa: Di Chuyển Kiểm Tra Sớm Hơn
Giải pháp không phải là siêng năng hơn ở kiểm tra cuối cùng. Giải pháp là chạy các kiểm tra tính hoàn chỉnh của chứng chỉ khi mở công việc, không phải khi đóng công việc.
Khi một công việc được tạo trong hệ thống, các chứng chỉ cần thiết phải được xác định dựa trên thông số kỹ thuật vật liệu trong PO. Khi vật liệu đến và các chứng chỉ đến, các bản cập nhật tính hoàn chỉnh xảy ra tự động. Các cảnh báo chứng chỉ thiếu nên kích hoạt 2–3 tuần trước kiểm tra cuối cùng được lên lịch, không phải trong quá trình đó.
Điều này yêu cầu lập chỉ mục số lô khi nhận (để hệ thống biết những chứng chỉ nào đã đến) và liên kết các chứng chỉ với các mục hàng công việc (để hệ thống biết những chứng chỉ nào được yêu cầu). Cả hai đều là những thay đổi quy trình mà bất kỳ quy trình quản lý tài liệu nào cũng có thể hỗ trợ.
Người kiểm tra bên thứ ba xuất hiện không phải là kích hoạt phù hợp để xem xét tính hoàn chỉnh của chứng chỉ. Mở công việc là kích hoạt phù hợp. Mỗi ngày giữa mở công việc và kiểm tra cuối cùng là một cơ hội để theo đuổi chứng chỉ thiếu mà không có áp lực thời hạn. Cửa sổ đó sẽ đóng hoàn toàn sau khi người kiểm tra vào trong tòa nhà.
Quyết Định Lưu Trữ Gây Ra Hầu Hết Các Vấn Đề
Vào lúc một chứng chỉ đến — qua email, tải xuống cổng thông tin hoặc giao hàng vật lý — ai đó đưa ra quyết định lưu trữ. Họ đặt nó trong một thư mục, đặt tên một tệp, ghi một hàng trong bảng tính. Quyết định đó quyết định xem chứng chỉ có thể tìm thấy được sáu tuần sau dưới các điều khoản tìm kiếm phù hợp hay không.
Nếu quyết định lưu trữ sử dụng số lô làm chỉ mục chính, chứng chỉ có thể tìm thấy được ở kiểm tra cuối cùng. Nếu quyết định lưu trữ sử dụng bất kỳ chỉ mục chính nào khác, chứng chỉ có thể tìm thấy được hoặc không tùy thuộc vào việc người đánh giá có nhớ bối cảnh nhận hay không.
Lập chỉ mục số lô ưu tiên khi nhận là thay đổi được sử dụng hiệu quả cao nhất mà một cửa hàng chế tạo hoặc nhà phân phối có thể thực hiện để phòng ngừa tình trạng giữ lô hàng.
Điều Gì Để Đọc Tiếp
- When Your Mill Cert System Costs You More Than the Steel
- You're Losing 4 Hours Per Job to Cert Hunting — And It's Invisible on Your P&L
- MTC vs Certificate of Conformance vs Certificate of Compliance: Only One Satisfies Your Auditor