Các trung tâm dịch vụ được phê duyệt bởi NADCAP và các cơ sở đăng ký ASME chia sẻ yêu cầu ghi chép khiến hầu hết các hoạt động bối rối: bạn phải có khả năng lấy MTC cho bất kỳ lô nào được xử lý tại cơ sở của bạn trong thời gian lưu giữ được chỉ định bởi khách hàng — thường là từ 10 đến 25 năm. Đối với trung tâm dịch vụ xử lý 50.000 cuộn trong thời gian đó, đó là hàng triệu tài liệu.
Kho lưu trữ vật lý thất bại. Kho lưu trữ kỹ thuật số hoạt động — nhưng chỉ khi được cấu trúc chính xác. Thư mục ổ đĩa dùng chung không phải là kho lưu trữ tuân thủ. Câu trả lời là kỹ thuật số, nhưng nó phải là loại kỹ thuật số phù hợp.
Những gì Yêu cầu Thực sự Nói
Ba khung xác định nghĩa vụ lưu giữ MTC cho các trung tâm dịch vụ phục vụ khách hàng hàng không vũ trụ và hạt nhân:
NADCAP (hàng không vũ trụ và quy trình đặc biệt): Hồ sơ chất lượng, bao gồm chứng chỉ vật liệu, phải được lưu giữ trong thời gian được chỉ định bởi khách hàng. Yêu cầu nhà cung cấp được phê duyệt của khách hàng — thường tham chiếu AS9100 hoặc các điều khoản dòng chảy chất lượng dành riêng cho khách hàng — thường yêu cầu 10-25 năm. Một số khách hàng quốc phòng chỉ định vòng đời chương trình.
ASME Section VIII Division 1 (bình chứa áp lực): Báo cáo Dữ liệu của Nhà sản xuất và tài liệu hỗ trợ phải được lưu giữ bởi nhà sản xuất trong tối thiểu 3 năm. Các trung tâm dịch vụ cung cấp vật liệu cho các nhà sản xuất đăng ký ASME có thể bắt buộc phải lưu giữ tài liệu trong suốt vòng đời của bình chứa theo các hợp đồng khách hàng của họ — có thể 30+ năm.
AS9100 Rev D (quản lý chất lượng hàng không vũ trụ): Tổ chức phải xác định và ghi chép các khoảng thời gian lưu giữ hồ sơ chất lượng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và quy định. AS9100 không chỉ định một thời gian tối thiểu — yêu cầu tổ chức xác định những gì áp dụng và thực hiện.
Trong thực tế, bất kỳ trung tâm dịch vụ nào có khách hàng hàng không vũ trụ hoặc hạt nhân nên kế hoạch lưu giữ 25 năm như cơ sở. Một số khách hàng sẽ yêu cầu nhiều hơn.
Tại sao Kho lưu trữ Vật lý Thất bại
Các rủi ro hoạt động của kho lưu trữ vật lý được ghi chép tốt và được nhận thực:
Thiệt hại nước và lửa. Một sự kiện duy nhất — ống nước vỡ, rò rỉ mái nhà, hỏa hoạn — có thể phá hủy nhiều năm ghi chép vô giá. Bảo hiểm bao gồm chi phí thay thế trong hầu hết các danh mục. Báo cáo thử nghiệm nhà máy là bản gốc. Không thể tái tạo từ quỹ bảo hiểm.
Chuyển nhà và tổ chức lại. Ghi chép di chuyển theo sự chuyển dịch nhà cửa thường mất cấu trúc tổ chức. Các hộp được dán nhãn sai lệch trong khi di chuyển trở nên vĩnh viễn không thể truy cập. Điều này đặc biệt cấp tính đối với ghi chép giấy tích tụ trước khi lưu trữ điện tử trở thành tiêu chuẩn.
Vòng quay nhân viên. Người biết hệ thống lưu trữ nghỉ hưu. Không ai ghi chép logic tổ chức. Kho lưu trữ vẫn còn nguyên vẹn về mặt vật lý nhưng không thể truy cập được thực tế.
Thời gian phục hồi. Tìm một chứng chỉ cụ thể trong kho lưu trữ giấy 25 năm — khi tất cả những gì được biết là số lô và ngày gần đúng — có thể mất hàng giờ. Điều này không đáp ứng yêu cầu phục hồi kiểm toán.
Kho lưu trữ Kỹ thuật số Tuân thủ Trông như Thế Nào
Kho lưu trữ kỹ thuật số đáp ứng yêu cầu phục hồi NADCAP và ASME có năm đặc điểm cấu trúc:
1. Được lập chỉ mục theo số lô và ngày tháng. Khóa tìm kiếm chính phải là số lô — đó là những gì kiểm toán viên sẽ cung cấp cho bạn khi thực hiện kiểm tra điểm. Các khóa phụ bao gồm cấp vật liệu, đơn hàng khách hàng và ngày xử lý. Một hệ thống tuân thủ lấy lại chứng chỉ cho một số lô cụ thể trong vòng 60 giây từ bất kỳ trạm làm việc nào.
2. Chất lượng tài liệu gốc. Tài liệu phải được quét và lưu trữ ở độ phân giải đủ để bảo toàn tất cả nội dung hiển thị — bao gồm tem kiểm tra, tem lô và ghi chú viết tay. Tối thiểu 300 DPI. Các bản quét nén hoặc chất lượng fax mất chi tiết tem không đáp ứng yêu cầu duy trì ghi chép có thể đọc được.
3. Lưu trữ chống giả mạo. Hệ thống phải có khả năng chứng minh rằng tài liệu được lưu trữ là cùng một tài liệu đã được lưu trữ ban đầu — rằng nó không bị sửa đổi, thay thế hoặc xóa và thay thế. Đây là mối quan tâm cụ thể của NADCAP. Cần có băm, vết kiểm toán hoặc các biện pháp kiểm soát kỹ thuật khác chứng minh tính toàn vẹn của tài liệu.
4. Sao lưu dự phòng địa lý. Máy chủ duy nhất hoặc sao lưu cơ sở duy nhất không đáp ứng mục đích lưu giữ ghi chép dài hạn. Yêu cầu có bản sao sao lưu ở một vị trí địa lý khác biệt, với quy trình phục hồi được ghi chép. Lưu trữ đám mây với các vùng dự phòng địa lý đáp ứng yêu cầu này nếu cũng đáp ứng các yêu cầu kiểm soát truy cập và chống giả mạo.
5. Kiểm soát truy cập với vết kiểm toán. Chỉ nhân viên được phép mới có thể lưu trữ hoặc xóa ghi chép. Mỗi sự kiện truy cập — ai lấy lại tài liệu nào, khi nào — nên được ghi lại. Các kiểm toán viên NADCAP sẽ hỏi về kiểm soát truy cập và sẽ xem lại nhật ký.
Những Gì Không Đủ Tiêu Chuẩn
"Kho lưu trữ kỹ thuật số" không tuân thủ phổ biến nhất được nhìn thấy ở các trung tâm dịch vụ: ổ đĩa mạng dùng chung với thư mục được đặt tên theo năm — "Certs 2018–2019", "Certs 2020–2021". Không có lập chỉ mục tìm kiếm. Không có kiểm soát truy cập. Không chống giả mạo. Không xác minh sao lưu. Phục hồi yêu cầu biết tập tin được lưu ở đâu nhiều năm trước, và thời gian phục hồi cho số lô cụ thể được đo bằng phút hoặc giờ, không phải giây.
Điều này không đáp ứng yêu cầu phục hồi kiểm toán trước khi kiểm toán viên thậm chí kiểm tra nó.
Trình diễn Phục hồi Kiểm toán
Hầu hết các kiểm toán NADCAP bao gồm kiểm tra điểm: kiểm toán viên chọn ghi chép xử lý từ nhật ký yêu cầu của cơ sở, xác định số lô và yêu cầu cơ sở lấy lại MTC tương ứng. Đồng hồ ngầm bắt đầu khi yêu cầu được thực hiện.
Các cơ sở duy trì kho lưu trữ kỹ thuật số tuân thủ được lập chỉ mục theo số lô lấy lại chứng chỉ trong vòng 60 giây. Các cơ sở dựa vào ổ đĩa thư mục theo năm tìm kiếm qua nhiều thư mục trong vài phút. Sự khác biệt có thể quan sát được đối với kiểm toán viên. Phục hồi mất hơn vài phút là phát hiện kiểm soát tài liệu — bất kể chứng chỉ có tồn tại cuối cùng hay không.
Đầu tư vào cấu trúc kho lưu trữ tuân thủ tự trả cho chính nó lần đầu tiên kiểm toán viên NADCAP thực hiện kiểm tra điểm này.