Đăng mô tả công việc và nó có vẻ như là vai trò kiểm soát chất lượng: xác minh các chứng chỉ vật liệu đến, duy trì hồ sơ tuân thủ, hỗ trợ kiểm toán nội bộ. Thực tế hàng ngày tại hầu hết các trung tâm dịch vụ kim loại trông khác. Một phần đáng kể của mỗi ca được dành để mở PDF chứng chỉ, đọc số lô, tham khảo chéo danh sách đóng gói, và hoặc lưu chứng chỉ ở vị trí phù hợp hoặc gắn cờ vì các số không liên kết.
Tại một trung tâm dịch vụ xử lý 80-120 cuộn hoặc tấm kim loại đến mỗi tuần, điều này cộng lại thành 5-7 giờ công việc khớp thủ công mỗi ngày. Đây không phải là bất ngờ đối với vai trò kiểm soát chất lượng — nó đã trở thành vai trò kiểm soát chất lượng, che phủ công việc kiểm tra và quy trình mà vị trí được thiết kế thực tế.
Tại Sao Điều Này Xảy Ra Với Khối Lượng Cao
Ở khối lượng đến thấp — 10-20 mục mỗi tuần — khớp chứng chỉ thủ công có thể quản lý được. Một kỹ thuật viên có thể giữ bối cảnh về những gì đã được nhận, những gì đang chờ xử lý, và những gì không khớp mà không có một hệ thống chính thức. Dưới ngưỡng nơi theo dõi tâm lý thất bại, các quy trình tức thời hoạt động.
Tăng trưởng khối lượng phá vỡ hệ thống không chính thức. Khi các hóa đơn đến vượt quá 40-50 mỗi tuần, theo dõi tâm lý không mở rộng. Chứng chỉ và vật liệu bắt đầu đến ngoài thứ tự. Nhiều nhà cung cấp sử dụng các định dạng chứng chỉ khác nhau. Một số chứng chỉ đến trước vật liệu; một số đến sau vài ngày. Kỹ thuật viên xây dựng quy trình không chính thức vẫn có thể điều hướng nó. Nhân viên mới không thể, và khoảng cách kiến thức thể chế trở thành gánh nặng giữ chân và đào tạo.
Vào lúc một trung tâm dịch vụ xử lý 80-120 mục mỗi tuần, những gì bắt đầu như một giải pháp thay thế có thể quản lý đã trở thành một thiếu hiệu quả được cấu trúc mà quá trình hoạt động được xây dựng xung quanh.
Ba Chế độ Lỗi Khớp
Sự khác biệt về số lô giữa chứng chỉ và nhãn vật liệu. Đây là sự không khớp phổ biến nhất. Số lô trên chứng chỉ đến không khớp với số trên nhãn vật liệu. Nguyên nhân bao gồm in lại xát lúa (nơi xát lúa tái phát hành chứng chỉ với giá trị đã sửa), các lỗi chuyển vị trong nhập dữ liệu thủ công tại xát lúa, và chứng chỉ sai được rút ra từ hệ thống của chính xát lúa. Mỗi cái yêu cầu kỹ thuật viên dừng lại, điều tra, liên hệ với nhà cung cấp, và đợi xác nhận hoặc tài liệu được sửa.
Chứng chỉ và vật liệu đến ngoài thứ tự. Vật liệu đến vào thứ hai. Chứng chỉ đến vào thứ năm. Hoặc chứng chỉ đến vào thứ sáu cho vật liệu gửi tuần tới. Trong cả hai trường hợp, kỹ thuật viên có một mục không khớp ngồi trong hàng đợi, chiếm sự chú ý, yêu cầu theo dõi. Ở khối lượng cao, những mục không khớp này tích lũy. Một kỹ thuật viên quản lý 20 mục mở không khớp đồng thời đang đưa ra các yêu cầu quyết định về những cái nào quan trọng nhất — điều này giới thiệu rủi ro hoàn toàn bỏ lỡ một cái.
Biến thể định dạng chứng chỉ nhà cung cấp yêu cầu diễn giải thủ công. Một số nhà cung cấp gửi PDF với các trường được cấu trúc. Một số gửi bảng tính Excel. Một số gửi hình ảnh quét của tài liệu vật lý — đôi khi ở một góc, đôi khi với các giá trị bị cắt ở cạnh trang. Một số gửi giấy vật lý kèm theo giao hàng. Mỗi định dạng yêu cầu một cách tiếp cận đọc khác nhau. Khi một kỹ thuật viên di chuyển giữa 8 định dạng nhà cung cấp khác nhau trong một buổi sáng, chi phí chuyển đổi nhận thức tích lũy cùng với chi phí thời gian.
Cái Gì Bị Mất Khi Khối Lượng Đạt Đỉnh
Khớp thủ công ở khối lượng cao tạo ra một mô hình lỗi cụ thể: các giá trị ngoại lệ bị mất. Chứng chỉ khớp sạch sẽ được xử lý. Chứng chỉ cho số lô không xuất hiện trong bất kỳ PO nào được mở được đặt sang một bên — đặt trong một chồng vật lý hoặc thư mục "chờ xử lý" — và có thể không được theo dõi trừ khi điều gì đó hạ nguồn buộc phải xảy ra.
Vật liệu tương ứng được nhận, gắn thẻ, và đi vào kho. Nó được tính trong hàng tồn kho. Nó có sẵn để bán. Nó không có chứng chỉ trong hồ sơ.
Khi lô đó cuối cùng được bán và khách hàng yêu cầu chứng chỉ, trung tâm dịch vụ hoặc là tìm kiếm chứng chỉ của nhà cung cấp (nếu nó vẫn có thể được lấy) hoặc khám phá rằng vật liệu chưa bao giờ được chứng nhận đúng cách. Cả hai kết quả đều tồi tệ hơn việc bắt nó khi nhận.
Cách Sửa Chữa Trông Giống Như
Nhập chứng chỉ tự động với trích xuất OCR thay đổi kinh tế của vấn đề này. Thay vì kỹ thuật viên đọc mỗi chứng chỉ và nhập số lô, cấp độ và tính chất cơ học theo cách thủ công, hệ thống đọc chứng chỉ và trích xuất các trường liên quan. Công việc của kỹ thuật viên chuyển từ nhập dữ liệu sang quản lý ngoại lệ — xem xét các trường hợp nơi độ tin cậy OCR thấp hoặc số lô được trích xuất không khớp với bất kỳ PO nào được mở.
Sau đó, logic khớp chạy tự động: số lô được trích xuất được kiểm tra so với các đơn đặt hàng mở; chứng chỉ khớp được liên kết với hồ sơ nhận tương ứng; chứng chỉ không khớp được gắn cờ trong hàng đợi ngoại lệ với tài liệu tham khảo nhà cung cấp và tài liệu.
Xử lý ưu tiên ngoại lệ là sự thay đổi hoạt động. Thay vì kỹ thuật viên xử lý mỗi chứng chỉ một cách tuần tự, hệ thống xử lý chúng tự động và kỹ thuật viên chỉ chạm vào những cái yêu cầu phán xét của con người. Ở 80-120 mục mỗi tuần, điều này thường làm giảm xử lý thủ công xuống 15-25% của khối lượng tổng cộng — các ngoại lệ thực sự, không phải các trận đấu thường xuyên.
Vai trò kiểm soát chất lượng quay trở lại công việc kiểm soát chất lượng. Kiểm tra đến, theo dõi chất lượng nhà cung cấp, chuẩn bị kiểm toán — công việc thực sự yêu cầu phán xét — lấy lại thời gian trong lịch biểu.
Cái Gì Để Đọc Tiếp
- Khi Hệ thống Chứng chỉ Xát lúa Của Bạn Chi Phí Nhiều Hơn Thép
- Những Gì Các Trung tâm Dịch vụ Hàng Đầu Làm Khác Với Chứng chỉ Đến — Đó Không Phải Là Những Gì Bạn Mong Đợi
- Những Nhà Phân Phối Thép Dành 3 Giờ Mỗi Đơn Hàng trên Săn Bắn Chứng chỉ — Hầu Hết Nghĩ Rằng Điều Đó Là Bình Thường