Một kiểm toán viên bước vào xưởng của bạn. Anh ấy đang tiến hành kiểm toán giám sát bên thứ ba trên công việc bình chứa áp lực được gửi sáu tháng trước. Anh ta rút ra một bản đồ hàn và chỉ tới khớp W-47. Anh ta muốn chứng chỉ nhà máy cho vật liệu cơ sở tại khớp đó, chứng chỉ dây độc lập và bằng chứng rằng các số lô trên cả hai chứng chỉ đã được chấp nhận với các yêu cầu hóa học bổ sung của khách hàng của bạn.
Bạn tìm thấy thư mục công việc. Bạn tìm thấy một chồng MTC. Bạn có thể cho anh ta xem các chứng chỉ đã đến với vật liệu. Điều bạn không thể cho anh ta xem - điều mà hầu hết các xưởng không thể cho thấy - là một liên kết được ghi chép mà không bị gián đoạn từ khớp W-47 đến một số lô cụ thể, và từ số lô đó đến một bản ghi chấp nhận lại với thông số kỹ thuật của khách hàng. Khoảng cách này là một không phù hợp. Nó có thể giữ lại thanh toán cuối cùng, kích hoạt kiểm toán khách hàng, hoặc - trong các ngành được quy định - yêu cầu thử nghiệm vật liệu vật lý sau đó.
Hầu hết các xưởng khám phá vấn đề này trong quá trình kiểm toán. Bài viết này là về việc hiểu nó trước khi đó.
Khả Năng Truy Xuất Vật Liệu Thực Sự Có Nghĩa Gì trong Thép và Kim Loại
Khả năng truy xuất không phải là "chúng tôi có các chứng chỉ". Mỗi xưởng đều có các chứng chỉ. Khả năng truy xuất là một chuỗi được ghi chép mà không bị gián đoạn từ một số lô cụ thể của nhà máy đến bộ phận cụ thể, khớp hàn hoặc sản phẩm hoàn thành sử dụng vật liệu từ lô đó.
Chuỗi hoạt động như thế này: nhà máy sản xuất một lô, gán một số lô cho nó và phát hành báo cáo kiểm tra nhà máy (MTR hoặc MTC) ghi lại hóa học và các thuộc tính cơ học của lô đó. Nhà phân phối hoặc trung tâm dịch vụ nhận vật liệu, tham chiếu số lô đó trong tài liệu của họ và chuyển tiếp. Nhà sản xuất nhận được nó, kiểm tra số lô trên nhãn vật lý so với chứng chỉ và phải duy trì liên kết đó thông qua mọi hoạt động - cắt, tạo hình, hàn, xử lý nhiệt - cho đến khi sản phẩm hoàn thành rời khỏi xưởng.
Điều gây gián đoạn cho chuỗi:
- Tái sử dụng số lô giữa các đơn hàng — một số nhà máy và nhà phân phối tái sử dụng các định danh lô trên các lô vật liệu khác nhau. Nếu hệ thống của bạn không đánh dấu điều này, bạn có thể vô tình liên kết các chứng chỉ từ hai lô khác nhau.
- Phần dư chưa được chia — thanh 40 feet được cắt thành 18 feet cho một công việc. Phần dư 22 feet quay trở lại kệ. Không có thẻ. Không có tham chiếu chứng chỉ. Bây giờ nó là tồn kho ẩn danh.
- Cắt giảm mà không ghi lại lại — thẻ ban đầu vẫn ở với bộ phận lớn nhất hoặc bị vứt bỏ. Các bộ phận nhỏ hơn không có bản sắc.
- Công việc đa nhà cung cấp mà không tách biệt lô — hai lô A36, cùng kích thước, từ hai nhà máy khác nhau, được lưu trữ trong cùng một vùng. Khi kết thúc ngày, không ai chắc chắn bộ phận nào đến từ chứng chỉ nhà cung cấp nào.
Vấn đề là hệ thống, không phải ngoại lệ. Nó xảy ra ở hầu hết các xưởng vì quá trình nhận hàng tiêu chuẩn - ký phiếu giao hàng, lưu chứng chỉ, di chuyển vật liệu - không bao giờ tạo ra liên kết mà kiểm toán viên sẽ yêu cầu sau này.
Bốn Mô Hình Khả Năng Truy Xuất
Không phải tất cả các ngành đều yêu cầu cùng độ sâu của khả năng truy xuất. Hiểu biết mô hình nào áp dụng cho công việc của bạn là bước đầu tiên để xây dựng một hệ thống phù hợp.
Khả Năng Truy Xuất Dựa trên Lô
Chứng chỉ theo dõi số lô. Bất kỳ bộ phận vật liệu nào từ một lô nhất định được bao phủ bởi MTC của lô đó. Đây là mô hình tiêu chuẩn cho thép cấu trúc (AISC, AWS D1.1) và hầu hết các công việc dưới áp lực (ASME Section II). Đây là kỳ vọng tối thiểu cho bất kỳ xưởng nào sản xuất chứng nhận.
Khả Năng Truy Xuất Dựa trên Lô
Chứng chỉ theo dõi một lô hoặc đợt, có thể tổng hợp nhiều lô. Phổ biến trong các hoạt động phân phối và xử lý nơi danh tính vật liệu được quản lý ở cấp độ lô cho kiểm soát kho. Có thể chấp nhận được theo các tài liệu EN 10204 Type 2.1 và 2.2, nhưng không đủ cho công việc EN 10204 Type 3.1.
Khả Năng Truy Xuất Dựa trên Bộ Phận
Chứng chỉ theo dõi một bộ phận được sắp xếp tuần tự. Mỗi bộ phận vật lý có một định danh duy nhất - được đóng dấu, gắn thẻ hoặc khắc - truy nguồn trực tiếp đến chứng chỉ của nó. Cần thiết cho hàng không vũ trụ (AS9100, NADCAP), quốc phòng và hạt nhân (ASME NCA-3800). Mô hình đòi hỏi nhiều tài nguyên nhất để duy trì.
Khả Năng Truy Xuất Dựa trên Công Việc
Một gói chứng chỉ được lắp ráp cho mỗi dự án. Gói bao gồm tất cả MTC cho vật liệu được sử dụng trong công việc đó, được tham chiếu chéo với danh sách vật liệu hoặc bản đồ hàn của công việc. Phổ biến trong công việc EPC, ngoài khơi và đường ống. Khả năng truy xuất dựa trên công việc chỉ mạnh như các tham chiếu chéo của nó - nếu gói có các chứng chỉ chính xác nhưng không liên kết chúng với các khớp hoặc bộ phận cụ thể, nó sẽ không sống sót được cuộc điều tra kiểm toán từng lô.
Tiêu chuẩn nào yêu cầu mô hình nào:
| Tiêu Chuẩn | Mô Hình Tối Thiểu | Ghi Chú |
|---|---|---|
| AWS D1.1 | Dựa trên Lô | Hóa học và thuộc tính cơ học theo lô |
| ASME Section VIII | Dựa trên Lô | EN 10204 3.1 hoặc tương đương |
| EN 10204 3.1 | Dựa trên Lô | Kiểm tra có sự chứng kiến của kiểm tra viên theo lô |
| AS9100D | Dựa trên Bộ Phận | Yêu cầu hệ thống phả hệ vật liệu hoàn chỉnh |
| API 5L / API 650 | Dựa trên Lô | PSL2 thêm các yêu cầu khả năng truy xuất bổ sung |
| NADCAP | Dựa trên Bộ Phận | Kiểm soát lô và lô với các bản ghi xem xét vật liệu |
Nơi Khả Năng Truy Xuất Bị Gián Đoạn trong Sản Xuất
Các xưởng sản xuất điển hình mất 4-6 giờ để xây dựng lại chuỗi chứng chỉ cho một yêu cầu kiểm toán duy nhất. Thời gian đó được dành cho việc rút hồ sơ, tham chiếu chéo phiếu giao hàng, gọi cho nhà phân phối và - thường - thừa nhận rằng liên kết không tồn tại và hy vọng kiểm toán viên chấp nhận tài liệu có sẵn là đủ. Đôi khi họ làm. Đôi khi không.
Dưới đây là sáu điểm mà chuỗi được gián đoạn phổ biến nhất.
Thất Bại 1: Vật Liệu Đến — Thẻ Không Khớp Chứng Chỉ
Vật liệu đến. Thẻ trên bó nói Lô 87342. Chứng chỉ trong gói nói Lô 87432. Lỗi chuyển vị, ở nhà máy hoặc nhà phân phối. Bên nhận ký vào vật liệu, lưu chứng chỉ và tiếp tục. Sáu tháng sau, một kiểm toán viên rút cả hai tài liệu và đánh dấu sự khác biệt. Bạn có thể chứng minh rằng nó là lỗi tài liệu chứ không phải thay thế không? Nếu bạn không tài liệu hóa xác minh khi nhận, bạn có thể không thể.
Thất Bại 2: Tồn Kho Phần Dư — Các Bộ Phận Cắt Mất Bản Sắc
Đây là điểm thất bại phổ biến nhất trong sản xuất. Một bản được cắt. Thẻ ban đầu vẫn ở với xác vụ quay trở lại kệ - hoặc nó bị cắt hoàn toàn. Trong vòng vài ngày, phần dư không có tham chiếu chứng chỉ. Khi nó được rút ra cho công việc tiếp theo, nó sẽ nhập bản ghi vật liệu của công việc đó dưới dạng tồn kho ẩn danh hoặc, tệ hơn, là lô sai.
Thất Bại 3: Lô Đa Nhà Cung Cấp — Cùng Loại, Trộn trên Sàn
Một xưởng đặt hàng 200 tấn A992 từ hai nhà cung cấp để đáp ứng các cửa sổ giao hàng. Cả hai lô hàng đều đến trong cùng một tuần. Những người xử lý vật liệu di chuyển nó đến cùng một vùng vì nó cùng loại, cùng kích thước. Trừ khi tách biệt lô được thực thi lúc lưu trữ - các vùng riêng biệt, kệ được đánh dấu, bó được gắn thẻ - nó trở nên không thể đảm bảo bộ phận nào đến từ chứng chỉ nhà cung cấp nào.
Thất Bại 4: Khả Năng Truy Xuất Hàn Độc Lập — Chứng Chỉ Điện Cực Không Liên Kết với Bản Đồ Hàn
Hầu hết các xưởng duy trì chứng chỉ điện cực. Ít hơn nhiều liên kết các chứng chỉ đó với bản đồ hàn ở cấp độ khớp. Một kiểm toán viên tiến hành xem xét khả năng truy xuất đầy đủ về hàn dưới áp lực hoặc hạt nhân sẽ yêu cầu số lô hoặc số lô dây độc lập cho một khớp cụ thể. Nếu bản đồ hàn của bạn chỉ ghi lại ID thợ hàn và WPS, bạn đang mất nửa yêu cầu khả năng truy xuất.
Thất Bại 5: Hồ Sơ PWHT Không Liên Kết với Lô Cụ Thể Được Xử Lý
Các bản ghi xử lý nhiệt sau hàn ghi lại thời gian, nhiệt độ và tốc độ dốc. Họ cần có liên kết với các lô cụ thể và khớp hàn đã được xử lý. Nếu hồ sơ PWHT của bạn chỉ tham chiếu một số công việc nhưng không phải số lô của vật liệu trong tải lò, một kiểm toán viên xem xét sự tuân thủ ASME UW-40 hoặc các yêu cầu tương tự không có cách nào để xác minh rằng vật liệu được hiển thị trên chứng chỉ đã được chế ngự một cách thực sự chu kỳ xử lý nhiệt được ghi lại.
Thất Bại 6: Chuỗi Chứng Chỉ Nhà Thầu Phụ
Bạn ký hợp đồng thép cấu trúc hoặc lò sưởi cho một nhà sản xuất chuyên biệt. Họ giao tập hợp. Bạn giao nó cho chủ sở hữu. Kiểm toán viên của chủ sở hữu yêu cầu chứng chỉ lô cho mỗi khớp trong bộ lắp ráp đó. Nhà thầu phụ của bạn hoặc không theo dõi chúng, sẽ không giải phóng chúng, hoặc giao một gói chứng chỉ mà không có tham chiếu chéo khớp. Đây là điều bình thường. Nó cũng là một không phù hợp sống trong bản ghi chất lượng của bạn, không phải của họ.
Nơi Khả Năng Truy Xuất Bị Gián Đoạn ở Trung Tâm Dịch Vụ
Các trung tâm dịch vụ phải đối mặt với một bộ điểm thất bại khác nhau. Vật liệu nhập vào cơ sở như tồn kho được chứng nhận. Rủi ro là các hoạt động xử lý gián đoạn liên kết giữa vật liệu và chứng chỉ của nó.
Cắt và Chia
Một cuộn chính từ một lô được cắt thành mười hai dải. Mỗi dải cần tham chiếu chứng chỉ riêng của nó - cùng MTC bao gồm cả mười hai, nhưng mỗi dải phải được gắn thẻ với số lô ban đầu để khách hàng hạ lưu có thể so sánh vật liệu với chứng chỉ. Khi các dải được cuộn lại, đóng gói lại hoặc chuẩn bị mà không có thẻ số lô, chuỗi bị gián đoạn tại lần chuyển giao đầu tiên.
Hoạt Động Có Giá Trị Gia Tăng
Khuôn, san bằng, thổi cát và cắt theo chiều dài — tất cả đều liên quan đến xử lý vật liệu có thể tách vật liệu vật lý khỏi bản sắc của nó. Một đường thổi cát loại bỏ thẻ và dựa trên vị trí sàn để theo dõi danh tính là sự thất bại của khả năng truy xuất chờ kiểm toán.
Các Lô Vận Chuyển Một Phần
Khách hàng đặt hàng 10 tấn từ lô 22 tấn. 12 tấn còn lại quay trở lại kho. Cả lượng vận chuyển và phần dư đều phải mang số lô về phía trước - trên tài liệu vận chuyển cho khách hàng và trên thẻ kho cho vật liệu còn lại. Nếu phần dư được ghi lại chỉ bằng một số kho nội bộ, liên kết số lô sẽ bị gián đoạn cho người mua nó sau đó.
Khoản Hoàn Lại Khách Hàng
Khách hàng trả lại vật liệu dưới dạng quá tải. Bạn có thể chứng minh nó đến từ lô nào không? Nếu thẻ số lô gốc còn nguyên vẹn và phù hợp với chứng chỉ bạn đã phát hành, bạn có thể tái hấp thụ nó vào tồn kho được chứng nhận. Nếu thẻ bị mất hoặc bị hư hỏng, bạn có hai lựa chọn: kiểm tra lại hoặc hạ cấp xuống tồn kho không được chứng nhận. Nhiều trung tâm dịch vụ chọn một lựa chọn thứ ba - họ hấp thụ nó mà không xác minh - điều này đưa vật liệu không được xác minh vào cái mà khách hàng của họ tin là tồn kho được chứng nhận.
Hệ Thống Khả Năng Truy Xuất Có Thể Bảo Vệ Trông Như Thế Nào
Phần sau đây không phải là mô tả về một trạng thái tương lai lý tưởng. Đó là mô tả của những gì một hệ thống khả năng truy xuất hướng tới kiểm toán phải làm, tối thiểu, để sống sót một điều tra có cấu trúc.
Nhập chứng chỉ được liên kết với các mục dòng đơn hàng mua và số lô. Khi vật liệu đến, quá trình nhận tạo một bản ghi liên kết dòng PO, tài liệu giao hàng của nhà cung cấp, thẻ số lô vật lý và MTC - được xác minh so với nhau tại thời điểm nhận. Các điểm khác biệt được đánh dấu trước khi vật liệu vào sàn, không được khám phá trong quá trình kiểm toán.
Truyền bá số lô qua các hoạt động. Mỗi hoạt động chuyển, cắt, chia hoặc xử lý vật liệu phải mang số lô về phía trước. Tồn kho phần dư được gắn thẻ với số lô gốc trước khi rời khỏi trạm cắt. Cuộn hoặc bản được chia tạo ra các bản ghi con kế thừa lô cha. Hệ thống phải có thể trả lời: "Số lô của bộ phận này là gì và chứng chỉ ở đâu?"
Liên kết bản đồ hàn. Bản đồ hàn không phải là tài liệu độc lập - nó là bản ghi khả năng truy xuất. Mỗi khớp trên bản đồ hàn phải tham chiếu số lô của vật liệu cơ sở ở mỗi bên của khớp và số lô hoặc số lô của dây độc lập được sử dụng. Khi chu kỳ PWHT hoàn thành, bản ghi tải lò tham chiếu các số lô tương tự.
Yêu cầu gói nhà thầu phụ được xây dựng trong hợp đồng. Nếu bạn ký hợp đồng sản xuất, đơn hàng mua của bạn phải yêu cầu nhà thầu phụ cung cấp gói chứng chỉ tham chiếu chéo các lô với khớp, hàn hoặc bộ phận - bất kỳ khoảng khách hàng cuối cùng của bạn sẽ yêu cầu. Đây là yêu cầu hợp đồng, không phải một yêu cầu. Nếu bạn không chỉ định, bạn sẽ không nhận được.
Truy hồi sẵn sàng kiểm toán: bất kỳ chứng chỉ, bất kỳ lô, bất kỳ ngày - trong chưa đến 60 giây. Đây là bài kiểm tra thực tế. Nếu một kiểm toán viên cung cấp cho bạn số lô hoặc ID khớp hàn và yêu cầu chuỗi chứng chỉ hoàn chỉnh, bạn sẽ có thể truy hồi nó ở một nơi, trong chưa đến một phút, mà không gọi cho bất kỳ ai hoặc mở các tủ tập tin. Nếu bạn không thể làm điều này ngày hôm nay, hệ thống khả năng truy xuất của bạn không sẵn sàng cho kiểm toán bất kể bản ghi cơ bản hoàn chỉnh đến mức nào.
Một Lưu Ý cho Nhà Sản Xuất, Trung Tâm Dịch Vụ và Nhà Sản Xuất
Nhà Sản Xuất: Tiếp xúc của bạn là trên bản đồ hàn. Một kiểm toán viên tiến hành xem xét từng lô, từng khớp sẽ tìm thấy những khoảng cách mà xem xét thư mục công việc sẽ không tìm thấy. Bắt đầu từ đó. Xây dựng liên kết khớp-lô vào tài liệu du lịch hoặc bản ghi hàn trước khi hàn được thực hiện, không phải sau.
Trung Tâm Dịch Vụ: Tiếp xúc của bạn là trong kho cắt và phần dư. Hệ thống khả năng truy xuất cuộn chính không truyền bá số lô cho mỗi dải cắt và mỗi phần dư được trả lại không phải là hệ thống khả năng truy xuất - nó là nhật ký nhận. Khoảng cách xuất hiện khi khách hàng hạ lưu nhận được sự không phù hợp từ kiểm toán viên của họ và truy nguồn nó trở lại vật liệu bạn đã gửi.
Nhà Sản Xuất: Tiếp xúc của bạn là ở cấp độ nhà thầu phụ. Bạn chấp nhận trách nhiệm cho mỗi chứng chỉ trong sách dữ liệu khi bạn ký khai báo tuân thủ. Nếu một phụ cấu trúc không cung cấp khả năng truy xuất ở cấp độ lô, khoảng cách đó là của bạn trong kiểm toán của chủ sở hữu, không phải của họ.
Tiếp Theo Đọc Gì
- Khả Năng Truy Xuất Lô tới Danh Sách Vật Liệu: Khoảng Cách Giấu Ngoại Sáu Kiểm Toán Thất Bại Kiểm Tra ASME
- Thẻ Rơi Khỏi Kệ. Bây Giờ Sao?
- Số Lô Số Lô so với Số Nấu Chảy
- Liên Kết Báo Cáo NDE: Cách Đính Kèm Kết Quả UT và RT Trực Tiếp vào Bản Đồ Hàn và MTC