Hãy theo dõi cách nhà phân phối xử lý giao hàng chứng chỉ trên đơn hàng điển hình ngày hôm nay: vật liệu được gửi vào thứ năm. Tài xế lấy danh sách đóng gói và hóa đơn vận chuyển. MTC được quét tại một thời điểm nào đó — có thể trước khi gửi hàng, có thể không cho đến khi khách hàng yêu cầu — và được gửi dưới dạng tệp đính kèm PDF khi ai đó yêu cầu. Chủ đề email thường là số đơn hàng, đôi khi chỉ là "Chứng chỉ cho đơn hàng của bạn", đôi khi không có gì mô tả.
Khách hàng nhận được vật liệu vào thứ sáu. Nhóm kiểm tra đầu vào của họ yêu cầu chứng chỉ vào thứ hai. Nhóm phải trả lần đầu tiên tạm giữ hóa đơn chờ chứng chỉ. Đại diện bán hàng nội bộ của nhà phân phối nhận được cuộc gọi hoặc email. Ai đó đào bản quét và gửi lại. Chứng chỉ đã có sẵn — nó chỉ không được giao vào thời gian hoặc cách mà khách hàng cần.
Đây là quy trình tiêu chuẩn. Nó hoạt động, nhưng hầu như không. Việc theo dõi chứng chỉ mà nó tạo ra là một chi phí có thể dự đoán được, lặp đi lặp lại mà cả hai bên chấp nhận vì không ai đã xây dựng một quy trình công việc tốt hơn.
Giao hàng chứng chỉ kỹ thuật số không phải là một triết lý khác — đó là một thực hiện khác của cùng một nhiệm vụ. Cùng một chứng chỉ, cùng một dữ liệu, thời gian và cơ chế giao hàng khác nhau.
Nơi Quy Trình Hiện Tại Phá Vỡ
Mô hình tệp đính kèm email có bốn điểm lỗi cụ thể:
Chứng chỉ được gửi sau vật liệu. Chứng chỉ nên đến trước hoặc trong giao hàng, để kiểm tra đầu vào có thể bắt đầu khi xe tải đến. Khi chứng chỉ đến một hoặc hai ngày sau qua email, nó tạo ra một khoảng cách xử lý — vật liệu ở lại trong một khu vực giữ trong khi nhóm chờ tài liệu.
Chứng chỉ sai được đính kèm. Khi chứng chỉ được gửi thủ công, người gửi tìm kiếm chứng chỉ dựa trên số đơn hàng hoặc tên khách hàng. Một tệp được gắn nhãn sai hoặc tìm kiếm nhanh trả về số lô sai dẫn đến gửi chứng chỉ sai. Nhân viên kiểm tra của khách hàng từ chối nó. Bắt đầu lên xuống.
Bị mất trong hộp thư đến. Email chứng chỉ đến vào ngày hôm sau, bị chôn dưới các tin nhắn khác và khách hàng không bao giờ xử lý nó. Ba tuần sau, họ gọi yêu cầu nó. Nhà phân phối gửi lại. Khách hàng khẳng định rằng họ không bao giờ nhận được cái đầu tiên. Cả hai bên không thể xác nhận mà không đào vào các chuỗi email.
Không truy cập tự phục vụ. Nếu khách hàng cần chứng chỉ sáu tháng sau — để kiểm toán chất lượng, yêu cầu bảo hành, yêu cầu khả năng theo dõi — họ gọi cho bạn. Nhóm của bạn tìm kiếm qua email cũ và thư mục. Nếu chuỗi email gốc đã được lưu trữ hoặc xóa, tìm kiếm sẽ được nâng cấp. Đây là một vấn đề có thể giải quyết được nhưng tốn kém thời gian không tương xứng vì không có bản ghi chứng chỉ được tổ chức trên cả hai bên.
Cách Giao Hàng Chứng Chỉ Kỹ Thuật Số Thực Sự Trông Như Thế
Giao hàng chứng chỉ kỹ thuật số có ba đặc điểm xác định giúp phân biệt nó với mô hình tệp đính kèm email:
Chứng chỉ được liên kết với đơn hàng, không nổi trong email. Khi dữ liệu chứng chỉ được thu thập khi nhận và liên kết với bản ghi đơn hàng, bất cứ ai có quyền truy cập vào đơn hàng — nhóm của bạn, khách hàng của bạn thông qua cổng thông tin — có thể lấy chứng chỉ trực tiếp từ đơn hàng. Nó không yêu cầu tìm kiếm thông qua lịch sử email. Nó không yêu cầu yêu cầu ai đó gửi lại nó.
Chứng chỉ có thể tải xuống trước khi xe tải đến. Khi lô hàng được xác nhận, gói chứng chỉ được tự động đính kèm vào thông báo lô hàng. Khách hàng nhận được thông báo hoặc có thể đăng nhập vào cổng thông tin và tải xuống gói chứng chỉ cho giao hàng đầu vào trước khi nó thực sự đến. Kiểm tra đầu vào có thể bắt đầu trước khi dỡ hàng.
Giao hàng tự động kích hoạt khi xác nhận lô hàng. Thay vì dựa vào ai đó nhớ gửi chứng chỉ, giao hàng được kích hoạt tự động khi trạng thái lô hàng được cập nhật. Khách hàng nhận được email (hoặc thông báo cổng thông tin) có liên kết đến gói chứng chỉ. Không yêu cầu bước thủ công nào.
Thành Phần Cổng Thông Tin Khách Hàng
Cổng thông tin khách hàng là phiên bản cao cấp của giao hàng chứng chỉ kỹ thuật số. Thay vì đẩy tài liệu chứng chỉ qua email, cổng thông tin cho phép khách hàng đăng nhập và truy cập lịch sử đơn hàng đầy đủ — bao gồm mọi chứng chỉ cho mọi lô từng được gửi đến họ.
Đối với khách hàng quản lý nhiều đơn hàng mua trên nhiều ngày giao hàng, điều này hữu ích hơn nhiều so với lưu trữ email. Họ có thể tìm kiếm theo số đơn hàng, số lô, ngày giao hàng hoặc cấu hình vật liệu. Họ có thể tải xuống gói chứng chỉ bất cứ lúc nào mà không cần liên hệ với nhóm của bạn.
Cổng thông tin cũng thay đổi cuộc trò chuyện cấp dịch vụ. "Chúng tôi cung cấp cổng thông tin khách hàng nơi bạn có thể truy cập tất cả chứng chỉ của mình bất cứ lúc nào" là một bước khác nhau từ "chúng tôi sẽ gửi cho bạn chứng chỉ khi bạn yêu cầu". Đối với khách hàng yêu cầu chất lượng cao đánh giá các tùy chọn nhà cung cấp được phê duyệt, khả năng truy cập chứng chỉ là một yếu tố phân biệt hữu hình.
Theo Dõi Chứng Chỉ Sau Giao Hàng — Loại Bỏ
Lợi ích hoạt động trực tiếp nhất từ giao hàng chứng chỉ kỹ thuật số là loại bỏ theo dõi chứng chỉ sau giao hàng. Đây là những cuộc gọi đến vài tuần hoặc vài tháng sau khi lô hàng, khi khách hàng cần chứng chỉ để kiểm toán, yêu cầu bảo hành hoặc xem xét khả năng theo dõi.
Trong mô hình tệp đính kèm email, cuộc gọi này đi đến bán hàng nội bộ hoặc dịch vụ khách hàng. Ai đó tìm kiếm email, tìm kiếm ổ đĩa được chia sẻ, có thể nâng cấp cho trình quản lý chất lượng. Tìm kiếm có thể mất 20 phút hoặc hai ngày, tùy thuộc vào cách chứng chỉ gốc được lưu trữ.
Trong mô hình giao hàng kỹ thuật số, câu trả lời là "đăng nhập vào cổng thông tin, chứng chỉ của bạn nằm dưới số đơn hàng X." Hoặc nhân viên dịch vụ khách hàng lấy nó từ bản ghi đơn hàng trong 30 giây và gửi liên kết. Khoản đầu tư thời gian giảm từ biến-và-cao xuống liên tục thấp.
Sự giảm này nhân lên trên mỗi yêu cầu sau giao hàng trên mỗi khách hàng trên một năm giao hàng. Đối với nhà phân phối xử lý 50 hoặc 100 đơn hàng mỗi tuần, loại bỏ theo dõi chứng chỉ là tiết kiệm lao động đáng kể và cải tiến có thể đo lường được trong trải nghiệm khách hàng.