Lô hàng đã sẵn sàng. Giấy chứng nhận nằm trong gói. Xe tải được lên lịch. Sau đó nhân viên vận chuyển của khách hàng châu Âu gọi — giấy chứng nhận là loại 3.1 và hợp đồng chỉ định 3.2. Lô hàng bị tạm dừng chờ giấy chứng nhận đã sửa. Nhận giấy chứng nhận 3.2 sau khi vật liệu đã được vận chuyển có nghĩa là liên hệ với nhà máy gốc, phối hợp kiểm tra của bên thứ ba và chờ đợi. Những ngày, đôi khi là những tuần.
Loại giấy chứng nhận mà nhà cung cấp của bạn gửi không phải lúc nào cũng là loại giấy chứng nhận mà khách hàng của bạn cần. Đối với các nhà phân phối, sự không khớp này đặc biệt đau đớn — vì việc khắc phục rất tốn kém, thời gian biểu không thể dự đoán được, và chi phí rơi lên mối quan hệ của bạn với khách hàng.
Tại Sao Điều Này Xảy Ra Đặc Biệt Đối Với Các Nhà Phân Phối
Các nhà phân phối không sản xuất giấy chứng nhận — họ chuyển tiếp nó. Họ nhận được bất cứ điều gì nhà máy gửi. Nếu nhà máy gửi loại 3.1 và khách hàng cần loại 3.2, nhà phân phối ở giữa một vấn đề mà họ không tạo ra và không thể khắc phục với hiệu lực hành động mà không quay trở lại nguồn.
Giấy chứng nhận loại 3.1 được cấp bởi người thanh tra được ủy quyền nội bộ của nhà máy, chứng thực rằng lô hàng cụ thể đáp ứng tiêu chuẩn áp dụng. Giấy chứng nhận loại 3.2 bổ sung thêm một người thanh tra bên thứ ba độc lập — Lloyd's Register, Bureau Veritas, TÜV, SGS hoặc tương tự — người chứng kiến hoặc xác minh bài kiểm tra và ký kết hợp trên tài liệu.
Nhà phân phối không thể nâng cấp 3.1 lên 3.2. Việc thanh tra bên thứ ba phải thực sự xảy ra. Nếu nó không xảy ra trước khi vật liệu được vận chuyển, nó không thể xảy ra với hiệu lực hành động với cùng tính hợp lệ của tài liệu.
Cách Để Đi Trước
Giải pháp là quy trình thượng nguồn, áp dụng tại ba điểm:
1. Xem xét mọi PO khách hàng châu Âu để có thông số kỹ thuật loại EN 10204. Không phải tất cả khách hàng châu Âu đều yêu cầu 3.2 — sản xuất thương mại tiêu chuẩn có thể chỉ yêu cầu 3.1. Nhưng khách hàng trong các ứng dụng ngoài khơi, áp suất, quốc phòng hoặc hạt nhân sẽ chỉ định 3.2 và ghi lại nó bằng văn bản. Khi PO chỉ định 3.2, yêu cầu đó phải chảy xuôi dòng ngay lập tức.
2. Bao gồm yêu cầu loại giấy chứng nhận một cách rõ ràng trong PO nhà cung cấp của bạn. PO nhà cung cấp phải đọc: "Nhà cung cấp phải cung cấp giấy chứng nhận EN 10204 loại 3.2 với [người thanh tra bên thứ ba được chỉ định] cho đơn hàng này." Không phải "giấy chứng nhận EN 10204 bắt buộc." Không phải "giấy chứng nhận theo tiêu chuẩn." Loại cụ thể, tổ chức bên thứ ba cụ thể nếu khách hàng đã chỉ định, và tham chiếu đơn hàng cụ thể.
3. Xác minh loại giấy chứng nhận tại nhận hàng đến trước khi vật liệu vào kho. Khi vật liệu đến, xác minh loại giấy chứng nhận so với yêu cầu đơn hàng trước khi cuộn hoặc tấm thép vào kho của bạn. Không phải khi đơn hàng châu Âu được lấy. Không phải khi xe tải được đặt chỗ. Tại nhận hàng.
Kiểm tra ba điểm này gần như không tốn gì để thực hiện. Nó hoàn toàn loại bỏ kịch bản.
Thực Tế Thực Tế Của Việc Nhận 3.2 Hành Động Hồi Tố
Khi cần 3.2 và nhận được 3.1, con đường đến sự sửa chữa liên quan đến nhà máy gốc và một tổ chức thanh tra bên thứ ba. Nhà máy phải liên hệ lại với người thanh tra bên thứ ba để xem xét các bản ghi kiểm tra cho lô hàng cụ thể đó và cấp một tài liệu ký kết hợp.
Một số nhà máy có thể làm được điều này. Những cái khác thì không — nếu kiểm tra nội bộ không được chứng kiến hoặc ghi lại theo cách mà người thanh tra bên thứ ba có thể xác minh một cách độc lập, thì không có cơ sở để cấp giấy chứng nhận 3.2 hành động hồi tố.
Một số người thanh tra bên thứ ba sẽ cấp chứng chỉ chứng kiến hành động hồi tố dựa trên xem xét các bản ghi kiểm tra được ghi lại. Những người khác yêu cầu sự hiện diện vật lý tại thời điểm kiểm tra và sẽ không cấp giấy chứng nhận cho các bài kiểm tra mà họ không chứng kiến.
Không có gì đảm bảo rằng 3.2 có thể được nhận hành động hồi tố. Con đường duy nhất đáng tin cậy đến 3.2 là đặt hàng nó tại thời điểm PO.
Quy Tắc Thực Tế Cho Các Nhà Phân Phối
Đối với bất kỳ đơn hàng nào mà điểm đến cuối cùng là khách hàng châu Âu đã chỉ định trước đó 3.2 — hoặc nơi ứng dụng là ngoài khơi, áp suất hoặc quốc phòng — đặt hàng 3.2 tại thời điểm PO. Xây dựng nó trong quy trình nhập đơn hàng như một trường bắt buộc cho các phân đoạn khách hàng đó.
Giấy chứng nhận 3.2 tốn kém hơn 3.1 ở cấp độ nhà máy. Chi phí có thể dự đoán được. Chi phí của một lô hàng bị tạm dừng, một hành động sửa chữa và một sửa chữa gấp rút từ nhà máy không phải vậy.