Cuộc kiểm tra hàng tồn kho hàng tháng tại một đơn vị chế biến thép ở Pune không phát hiện thứ gì bất thường. Tám trăm tấn các tấm IS 2062 E350, được mua trong ba lô trong bốn tháng từ một nhà máy ở Vizag, nằm trong khu vực lưu trữ với MTC được xác minh và các phiếu nhập hàng được niêm phong. Người quản lý chất lượng đã thực hiện kiểm tra cổng BIS tại lần mua đầu tiên. Anh ta không lặp lại nó.
Sáu tuần sau, người quản lý tài khoản chính của nhà máy gọi — xin lỗi. Giấy phép BIS đã hết hạn ba tháng trước. Đơn xin gia hạn đã được nộp nhưng BIS đã nêu ra một câu hỏi kỹ thuật làm chậm quá trình phê duyệt. Nhà máy đã tiếp tục sản xuất và đánh dấu trong suốt thời gian hết hạn.
Nhà sản xuất có ba tháng vật liệu trong kho với nguồn gốc giấy phép hết hạn. Một số đã được cắt và hàn thành các bộ phận con cho dự án NHAI. Đội TPI của NHAI sẽ đến vào tuần sau.
Tại sao Hết hạn Giấy phép BIS là Rủi ro Cấu trúc
Giấy phép sản phẩm BIS cho các tiêu chuẩn thép được lên kế hoạch — IS 2062, IS 1786, IS 808, IS 1161, IS 3502 — được cấp cho các kỳ hạn cố định. Kỳ gia hạn tiêu chuẩn là từ một đến hai năm tùy thuộc vào danh mục sản phẩm, mặc dù BIS có thể cấp các kỳ hạn ngắn hơn hoặc dài hơn dựa trên đánh giá lịch sử tuân thủ của nhà sản xuất.
Khi giấy phép hết hạn, nhà sản xuất không còn được phép:
- Áp dụng nhãn ISI cho sản xuất mới
- Cấp MTC khẳng định chứng chỉ BIS cho vật liệu mới
Những gì các nhà máy được yêu cầu hợp pháp khi giấy phép hết hạn: dừng sản xuất theo kế hoạch BIS và dừng áp dụng nhãn ISI cho đến khi gia hạn được phê duyệt. Những gì một số nhà máy làm trong thực tế: tiếp tục sản xuất và đánh dấu, hoạt động dưới giả định rằng gia hạn sẽ đến sớm.
Khoảng cách giữa yêu cầu pháp lý và thực tế hoạt động này là điểm tiếp xúc của các khách hàng hạ nguồn.
Tại sao Khách hàng Không Được Thông báo
Không có cơ chế thông báo bắt buộc BIS cảnh báo các khách hàng hạ nguồn khi giấy phép của nhà cung cấp hết hạn. Cổng BIS phản ánh trạng thái hiện tại, nhưng chỉ khi ai đó kiểm tra. Một nhà phân phối hoặc nhà sản xuất đã mua từ nhà máy có giấy phép hợp lệ tại thời điểm mua hàng và không kiểm tra lại không có cách nào biết rằng giấy phép đã hết hạn — trừ khi nhà máy cho họ biết.
Các nhà máy có động lực tài chính không tự nguyện công khai hết hạn giấy phép. Công khai sẽ kích hoạt hủy đơn hàng, thương lượng lại giá cả và xem xét lại trình độ nhà cung cấp. Sự bất đối xứng thông tin giữa nhà máy và khách hàng về trạng thái giấy phép BIS là thực tế và hoạt động.
Tích hợp Giám sát Giấy phép BIS vào Trình độ Nhà cung cấp
Giải pháp là giám sát có hệ thống, theo lịch — không dựa vào nhà máy để thông báo cho bạn.
Tại lúc xác nhận ban đầu của nhà cung cấp:
- Ghi lại số CM/L và ngày hết hạn giấy phép BIS trong sổ đăng ký nhà cung cấp được phê duyệt
- Xác minh giấy phép trên cổng BIS vào ngày xác nhận, không chỉ dựa vào tài liệu chứng chỉ
- Lưu ý: một số nhà máy có nhiều giấy phép BIS cho các danh mục sản phẩm khác nhau; xác minh giấy phép cho sản phẩm cụ thể bạn đang mua
Xem xét hàng quý (tối thiểu):
- Kiểm tra số CM/L của từng nhà máy được phê duyệt trên cổng BIS
- Ghi ngày kiểm tra cổng và kết quả trong tệp nhà cung cấp
- Đánh dấu bất kỳ giấy phép nào có ít hơn 60 ngày để hết hạn
Khi kích hoạt 60 ngày:
- Liên hệ với nhà cung cấp và yêu cầu xác nhận trạng thái gia hạn
- Nếu gia hạn đang được tiến hành, hãy yêu cầu thư xác nhận của BIS hoặc số tham chiếu yêu cầu làm bằng chứng
- Quyết định có tiếp tục mua sắm trong khi chờ gia hạn hay tạm dừng cho đến khi giấy phép gia hạn được xác nhận
Khi gia hạn giấy phép:
- Ghi lại số giấy phép mới và ngày hết hạn
- Cập nhật sổ đăng ký nhà cung cấp được phê duyệt
Nhịp độ này có thể quản lý ngay cả đối với các nhóm mua sắm không có tài nguyên chất lượng chuyên dụng. Đối với các nhà cung cấp vượt quá ngưỡng khối lượng, các kiểm tra hàng quý mất vài phút mỗi nhà cung cấp. Đối với các nhà cung cấp nhỏ hơn hoặc bổ sung mới, hãy tích hợp kiểm tra cổng vào bước xác nhận đơn hàng đầu tiên và lặp lại trong 90 ngày.
Điều khoản Hợp đồng Chuyển giao Nghĩa vụ
Các thủ tục xác nhận nhà cung cấp là các biện pháp kiểm soát nội bộ. Các nghĩa vụ hợp đồng là biện pháp bảo vệ bên ngoài. Xem xét thêm vào các đơn hàng mua hoặc thỏa thuận nhà cung cấp:
- Điều khoản thông báo: "Nhà cung cấp sẽ thông báo cho [người mua] trong vòng 5 ngày làm việc nếu giấy phép BIS của nó cho danh mục sản phẩm liên quan hết hạn, bị tạm dừng hoặc đang được xem xét gia hạn."
- Điều khoản bảo hành: "Nhà cung cấp đảm bảo rằng giấy phép BIS theo đó bất kỳ vật liệu nào được cung cấp theo lệnh này được sản xuất đều có hiệu lực và ở tình trạng tốt vào ngày sản xuất."
- Điều khoản khắc phục: "Nếu phát hiện vật liệu được sản xuất theo giấy phép BIS hết hạn hoặc tạm dừng, nhà cung cấp sẽ thay thế vật liệu với chi phí của mình và bồi thường người mua chống lại bất kỳ chi phí nào phát sinh từ trễ dự án, thông báo tạm giữ hoặc từ chối công việc được chế tạo."
Những điều khoản này không ngăn nhà máy không để cho giấy phép hết hạn. Họ thiết lập rằng rủi ro tài chính của hết hạn đó nằm trên nhà máy, không phải trên bạn.
Làm gì Khi Bạn Phát hiện Vật liệu Giấy phép Hết hạn trong Kho
Nếu bạn phát hiện rằng vật liệu trong kho của bạn được sản xuất trong thời gian giấy phép BIS của nhà cung cấp hết hạn hoặc quá hạn, phản ứng phụ thuộc vào giai đoạn vật liệu:
Trong kho thô, chưa được xử lý:
- Đặt các lô bị ảnh hưởng vào tạm dừng chất lượng
- Liên hệ với nhà máy và yêu cầu bằng chứng rằng ngày sản xuất nằm trong kỳ hạn giấy phép hợp lệ (nhật ký sản xuất nhà máy, hồ sơ kiểm tra giám sát BIS, hồ sơ sản xuất được mã hóa theo ngày)
- Nếu bằng chứng thỏa đáng, hãy ghi lại và xóa; nếu bằng chứng không đủ, hãy nêu lên báo cáo không tuân thủ nhà cung cấp và thương lượng thay thế hoặc tín dụng
- Không bán cho các dự án yêu cầu vật liệu được chứng chỉ BIS cho đến khi trạng thái được giải quyết
Trong bộ phận con được chế tạo hoặc công việc hoàn thành:
- Đánh giá dự án nào vật liệu dự định và liệu chứng chỉ BIS có phải là yêu cầu hợp đồng
- Đối với các dự án nơi đó là yêu cầu (chính phủ, cơ sở hạ tầng), công khai cho đội QA dự án và chủ sở hữu dự án trước khi kiểm tra TPI — công khai tự nguyện tốt hơn nhiều so với thông báo tạm giữ được phát hiện trong quá trình kiểm tra
- Làm việc với nhà máy để xác định bằng chứng nào có sẵn và liệu việc miễn trừ từ chủ sở hữu dự án có khả thi
- Đối với các dự án nơi chứng chỉ BIS không phải là yêu cầu hợp đồng cụ thể, hãy ghi lại sự không tuân thủ, ghi lại các thuộc tính vật liệu từ MTC và tiếp tục với chữ ký thích hợp
Tình huống của nhà sản xuất Pune — được phát hiện một tuần trước TPI — có thể cứu vãn được đối với một phần kho tồn kho nơi nhà máy sản xuất bằng chứng ngày sản xuất, nhưng không phải đối với vật liệu được sản xuất trong những tuần cuối cùng trước khi giấy phép chính thức hết hạn. Ba phần tử cấu trúc phải được làm lại. Chi phí được hấp thụ bởi nhà máy theo hợp đồng cung cấp.