流通業者が今日の典型的な注文で証明書配信を処理する方法を見てみましょう。材料は木曜日に出荷されます。ドライバーは梱包リストと船荷証券を取ります。MTCはある時点でスキャンされます。配送前、またはお客様が要求するまでスキャンされない場合があります。そして、誰かが要求するとPDF添付としてメール送信されます。メールの件名は通常注文番号で、時には単に「ご注文の証明書」で、時には説明的な内容がありません。
お客様は金曜日に材料を受け取ります。到着検査チームは月曜日に証明書を要求します。応募金チームは証明書待ちで請求書を保留にします。流通業者の内部営業担当者は電話またはメールを受け取ります。誰かがスキャンを掘り起こして再送信します。証明書は利用可能でした。顧客が必要な時期または方法で配信されなかっただけです。
これが標準的なプロセスです。それは機能しますが、ほんとに。生成する証明書追跡は、予測可能で反復的なコストであり、より優れたワークフローが構築されていないため、双方が受け入れています。
デジタル証明書配信は異なる哲学ではありません。同じタスクの異なる実行です。同じ証明書、同じデータ、異なるタイミングと配信メカニズム。
現在のプロセスが破綻する場所
メール添付モデルには、4つの特定の故障点があります。
材料後に送信される証明書。 証明書は配信時または配信時に到着する必要があるため、トラック到着時に到着検査を開始できます。証明書が1～2日後にメール経由で到着する場合、処理ギャップが発生します。材料は保留エリアに留まり、チームはドキュメントを待っています。
間違った証明書が添付されています。 証明書が手動でメール送信される場合、送信者は注文番号または顧客名に基づいて証明書を検索します。ラベル付けが間違ったファイルまたは間違った熱数を返す迅速な検索により、間違った証明書が送信されます。顧客の検査官はそれを拒否します。往復が始まります。
受信トレイで失われました。 証明書メールは翌日到着し、他のメッセージに埋もれ、顧客は処理しません。3週間後、彼らはそれを要求する電話をかけます。流通業者が再送信します。お客様は最初のものを受け取らなかったと主張します。どちらの当事者も、メールスレッドを掘り起こさずに確認することはできません。
セルフサービスアクセスなし。 顧客が6ヶ月後に証明書が必要な場合（品質監査、保証請求、追跡可能性レビュー）、彼らはあなたに電話します。チームは古いメールとフォルダを検索します。元のメールスレッドがアーカイブまたは削除されている場合、検索はエスカレートします。これは解決可能な問題ですが、双方に整理された証明書記録がないため、不均衡な時間がかかります。
デジタル証明書配信が実際にどのように見えるか
デジタル証明書配信には、メール添付モデルと区別する3つの特徴があります。
証明書は注文にリンクされており、メール中に浮いていません。 証明書データが受信時にキャプチャされ、注文レコードにリンクされるとき、注文へのアクセス権を持つ人（チーム、ポータル経由のお客様）は、注文から直接証明書を取り出すことができます。メール履歴を通じた検索は必要ありません。誰かに再送信するよう要求する必要はありません。
証明書はトラック到着前にダウンロード可能です。 配送が確認されると、証明書パッケージが自動的に配送通知に添付されます。顧客は通知を受け取るか、ポータルにログインして、物理的に到着する前に入荷配送用の証明書パッケージをダウンロードできます。到着検査は降ろす前に開始できます。
配送確認時に自動配信がトリガーされます。 誰かが証明書をメール送信することを思い出すことに頼る代わりに、配送ステータスが更新されると配信が自動的にトリガーされます。顧客は証明書パッケージへのリンク付きのメール（またはポータル通知）を受け取ります。手動ステップは必要ありません。
顧客ポータルコンポーネント
顧客ポータルは、デジタル証明書配信の高級版です。メール経由で証明書ドキュメントをプッシュする代わりに、ポータルを使用すると、顧客はログインして、完全な注文履歴にアクセスできます。これには、彼らに出荷されたすべてのヒートのすべての証明書が含まれます。
複数の配送日にわたって複数の購買注文を管理する顧客にとって、これはメールアーカイブよりはるかに有用です。注文番号、ヒート番号、配送日、または材質グレードで検索できます。チームに連絡することなく、いつでも証明書パッケージをダウンロードできます。
ポータルはまたサービスレベルの会話も変わります。「顧客ポータルを提供しており、いつでもすべての証明書にアクセスできます」は「要求するとき証明書をメール送信します」とは異なる販売ピッチです。承認サプライヤーオプションを評価する品質集約的な顧客の場合、証明書アクセスは具体的な差別化要因です。
配信後証明書追跡 - 排除
デジタル証明書配信の最も直接的な運用上の利益は、配信後の証明書追跡を排除することです。これらは、顧客が監査、保証請求、または追跡可能性レビューのために証明書が必要な場合、出荷数週間または数ヶ月後に来る電話です。
メール添付モデルでは、この呼び出しは内部営業または顧客サービスに送られます。誰かがメールを検索し、共有ドライブを検索し、品質管理者にエスカレートする可能性があります。検索は、元の証明書がどのように保存されたかに応じて、20分または2日かかる場合があります。
デジタル配信モデルでは、答えは「ポータルにログインしてください、証明書は注文番号Xの下にあります。」です。またはカスタマーサービス担当者が30秒で注文レコードからそれを引き出してリンクを送信します。時間投資は変数と高から一貫して低に低下します。
この削減は、1年間の配送にわたってすべての顧客のすべての配信後要求全体で乗算されます。週に50または100注文を処理する流通業者の場合、証明書追跡を排除することは意味のある労働力の節約であり、顧客体験の測定可能な改善です。