スポット購入は、正常なサプライチェーンにギャップがあるため存在します。顧客は標準的なリード時間より速く材料が必要です。お好みの製鋼所は在庫がありません。競争相手は転売を魅力的にする価格で材料を提供しています。ギャップを埋めるために、ブローカー、余剰ヤード、または不透明な流通業者から購入します。
スポット購入の緊急性の中で、証明書要件はしばしば削除されます。会話は価格、可用性、および配送日についてであり、文書ではありません。材料が到着し、在庫に受け入れられ、すべての人が前に進みます。
8ヶ月後、そのヒートから材料を購入した顧客が、彼らの顧客に品質苦情を提出します。品質監査は元のMTCへの追跡可能性が必要です。彼らはあなたに電話します。スポット販売者に電話します。スポット販売者は、証明書が取引に含まれていなかったと言います。元の製鋼所は外国の製造業者であり、再発行リクエストに応じません。証明書はアクセス可能な形式では存在しません。
あなたは今、材料の追跡可能性ギャップの所有者です。材料はあなたの顧客の製品にあります。製品はすでに使用中である可能性があります。材料の特性をサポートする文書がありません。
スポット購入が証明書責任を作成する理由
非標準ソースからのスポット購入は、3つの理由で証明書リスク上昇を伴います：
販売者が証明書を発信しなかった可能性があります。 ブローカーと余剰ディーラーは、しばしば完全な文書なしで材料を購入します。材料に付属していた証明書を取得します — 完全なMTC、部分的な試験報告書、または何もない場合もあります。証明書文書ステータスは、販売者がそれを主要な関心事と見なさないため、販売で正確に表示されることはしばしばありません。
外国の製鋼所の証明書は再発行が難しい。 大規模な国内製鋼所は証明書レコードを保持し、リクエストに応じて再発行します。特に商品製品の小規模な外国製鋼所は、アクセス可能な証明書アーカイブを持たないかもしれません。購入時に取得されなかった証明書は、永久に利用できなくなる可能性があります。
緊急性は通常の承認プロセスをバイパスします。 標準的な購入では、調達チェックリストには証明書要件が含まれます。スポット購入では、承認チェーンが圧縮されます。買い手のマネージャーは「ただ材料を手に入れるだけ」と言い、通常のチェックリスト項目がスキップされます。
証明書が不足しているときに何が起こるか
シーケンスは段階的に展開され、それぞれが前のものより重大です。
段階1：顧客のリクエスト。 顧客が特定のヒートに対してMTCを要求します。ファイルを検索します。証明書はそこにありません。供給者に連絡します。供給者にはありません。顧客に説明します。
段階2：顧客のエスカレーション。 顧客は品質システム内でエスカレーションします。不足しているMTCはあなたの会社に対する文書化された不適合になります。顧客によっては、これは正式な是正措置リクエスト、承認された仕入先評価の低下、または承認された仕入先リストからの削除につながる可能性があります。
段階3：材料ステータス。 材料が既に製品に組み込まれている場合、顧客は決定に直面します：材料処分を待つ間に製品を隔離する、ロットを完全に拒否する、または文書化されたリスク受け入れで使用する。3つのオプションすべてにコストがあり、会社はそのすべてまたは一部を担当します。
段階4：下流責任。 規制産業（圧力容器、航空宇宙構造、核部品）では、材料証明書チェーンの追跡可能性ギャップが、製品保持、規制通知、または深刻な場合は製品回収をトリガーできます。単一の証明書ギャップからの財務エクスポージャーは、それを作成したスポット購入の価値をはるかに超える可能性があります。
継続するための証明書なし・受入なしポリシーの構築
ポリシーは直率です：付属のMTCなしで材料が在庫に受け入れられることはありません。スポット購入に例外はありません。緊急オーダーに例外はありません。既知の供給者に例外はありません。
スポット購入圧力下でポリシーを維持するには、2つが必要です：
受け取り時ではなく、購入時にポリシーを見えるようにする。 証明書要件は購買注文の一部である必要があり、受け取り時のチェックではありません。すべてのPO（緊急スポット購入を含む）は、MTC要件を指定するラインを含める必要があります。これは会話を変更します：「POを送信します、配送時に証明書が必要です」ではなく、証明書が到着することを望んでいます。
受入権限に未認定の材料を拒否する権限を与える。 受入チームは、必要な文書なしで到着する材料を保持または返却する明示的な権限が必要です。この権限がなければ、誰かが注文が緊急だと言ったため、受入は材料を受け入れ、証明書ギャップは後にのみ発見されます。
配送圧力下にある場合、購買チームはこのポリシーに抵抗します。答えは上記のシナリオです：処理後または配送後に発見された証明書ギャップのコストは、文書を正しく取得するための2日間の遅延のコストの倍数です。
既存の認定されていない在庫の処理
施設に証明書のない在庫に材料がある場合（過去のスポット購入または不完全な履歴文書から）、アプローチは材料の目的地によります。
証明書要件のない顧客にのみ販売される材料の場合、リスクは含まれています。在庫レコードに制限を文書化します：「利用可能なMTCなし、非証明書必須アカウントにのみ販売。」
証明書が必要な顧客に販売される可能性のある材料の場合、2つのオプションがあります：可能であれば元の製鋼所から代替MTCを入手するか、認定ラボを通じて材料を物理的にテストして試験結果を文書化します。物理テストは費用がかかりますが、文書化されたプロパティレコードを作成します。
文書なし、文書化へのパスなしの材料は、制限されたものとしてフラグが立てられ、追跡可能性が必要な品質システムを持つ顧客に割り当てられるべきではありません。
証明書なし・受入なしポリシーは、問題の増大を防止します。既存のギャップを管理するには、分類が必要です。分類が早く発生するほど、消費されるオプションが少なくなります。