製造業者が貴社から鋼板を注文する際、貴社のコンフォーマンス認証書(工場のMTCではなく、材料が指定要件を満たしていることを証明する貴社の文書)の提供を要求します。これは規制産業の標準的な慣行です。顧客は、貴社のレターヘッドの文書を必要とし、貴社の認可署名により、材料がPO要件に対して確認されたことを保証します。
手動プロセスを採用している流通業者の場合、この文書の生成には、注文ごとに1525分かかります。正しいWordテンプレートを見つけ、MTCを開いてデータを抽出し、ロット番号、等級、化学値、寸法、仕様参照を入力し、印刷し、品質管理者の署名を取得し、スキャンし、注文文書に添付します。これを週当たり3050の注文に掛けると、かなりの文書作成負担 — および記録エラーの大きな機会があります。
より速いバージョンがあります。これがどのように見えるかをご覧ください。
適切な流通業者CoCが含むべき内容
生成を自動化する前に、一貫したテンプレートが必要です。流通業者のコンフォーマンス認証書には、以下を含める必要があります。
識別フィールド:
- 貴社の名称、住所、ロゴ
- 文書番号と改訂版
- 発行日
- 認可署名者の名前と職位
注文参照:
- 顧客名とPO番号
- 貴社の販売注文番号
- 出荷日
材料識別:
- 材料の説明(例:SA-516-70 Normalized Pressure Vessel Plate)
- ロット番号
- 該当する場合はバッチまたはコイル番号
- 出荷された寸法と数量
適合性声明:
- 認定対象仕様(例:ASTM A516/A516M、等級70)
- 材料がテストされ、すべての指定要件を満たしていることが確認されたという声明
- 元の工場テスト認証書への参照(文書番号または工場参照)
- POで呼び出されるすべての補足要件に関する声明
署名ブロック:
- 認可品質代表者の名前、職位、署名
- 署名日
CoCはMTCを置き換えるのではなく、それに付き添うものです。工場の文書は、化学、機械テスト、および熱処理を証明します。貴社のCoCは、顧客の要件に対して確認され、それを満たしていることを証明します。
手動プロセスとその故障モード
ほとんどの流通業者はWordテンプレートを使用します。文書管理担当者はテンプレートを開き、注文番号をファイル名として新しいコピーを保存し、MTCからデータを手動で入力します。それらを印刷し、品質管理者に署名させ、スキャンし、出荷フォルダに添付します。
故障モードは予測可能です。
記録エラー。 ロット番号、化学値、仕様参照が誤って入力されます。A516ではなくA5166。37,000 psiではなく37,500 psiの降伏強度。これらのエラーは、顧客が気付いたときに、通常の文書を不適合に変換します。
テンプレートバージョンの誤り。 顧客監査が変更を要求した後、Wordテンプレートが更新されます。すべてのユーザーが最新バージョンを持っているわけではありません。署名されたCoCは、必須フィールドが欠けている古いテンプレートで発行されます。
署名の遅延。 品質管理者は署名を承認された唯一の人物です。会議中であったり、外出中であったり、利用できなかったりします。出荷は署名を待つ間、遅延します。
紛失されたドラフト。 署名されていないバージョンは、間違ったフォルダに保存されます。署名されたスキャンは一貫性なく命名されます。6ヶ月後、顧客がCoCを要求すると、正しいバージョンを見つけるのに新しい生成より時間がかかります。
デジタル生成プロセスの概要
デジタルCoC生成プロセスは、記録ステップとバージョン管理の問題を排除します。構造は以下の通りです。
ステップ1: 受け取り時にMTCデータが抽出および構造化されます。 MTCが到着すると、主要フィールド — ロット番号、等級、化学、機械テスト結果、補足要件 — が構造化レコードでキャプチャされます。これは、フォームに手動で実行することも、OCRと認証書パースを使用して自動的に実行することもできます。
ステップ2: 注文から認証書へのリンクが保持されます。 そのロット番号に対して販売注文が作成されると、認証書レコードは注文レコードにリンクされます。システムは、どのMTCがどのシップメントをサポートしているかを認識しています。
ステップ3: 出荷確認時にCoC生成がトリガーされます。 注文が出荷準備完了の場合、システムはリンクされた認証書データと注文データからCoCテンプレートを事前入力します:注文の顧客名、認証書の材料データ、注文のPO番号。文書管理担当者は、事前入力されたフォームをレビューして確認します。
ステップ4: 電子署名が適用されます。 品質管理者は署名リクエスト(リンク、通知、またはキューアイテム)を受け取り、事前入力された文書をレビューし、電子署名を適用します。印刷なし、スキャンなし。署名された文書は、注文にリンクされたPDFとして保存されます。
ステップ5: CoCが出荷通知とともに配信されます。 出荷が確認されると、署名されたCoCと元のMTCが自動的に顧客に送信される文書パッケージに含まれます。
確認から署名文書まで:2分未満のアクティブな作業。残りはデータフローです。
運用利益
運用利益は単なるスピードではありません。一貫性と完全性です。貴社施設を離れるすべてのCoCは、現在のテンプレートに基づいており、認証書レコードの正確なデータ、正しい署名、およびそれがカバーしている注文にリンクされています。記録エラーなし。バージョンの不一致なし。欠落フィールドなし。
品質を重視する顧客にサービスを提供している流通業者の場合、CoC品質は目に見えます。事前入力された正確なデータを含むCoCは、成熟した文書プロセスを示しています。修正液が含まれている、または空白のままになっているハンドキャストCoCは、反対を示しています。
ここで説明した生成プロセスは、大規模なソフトウェア投資を必要としません。受け取り時の構造化認証書の取得、注文管理システムの注文から認証書へのリンク、ロックされたCoCテンプレート、およびデジタル署名メカニズムが必要です。これらは、1日に複数の注文を管理するすべての流通業者にとって実現可能なステップです。