営業担当者が在庫注文を確認し、配送書類を印刷して、倉庫に向かいます。トラックが出発する前に、誰かが配送される特定のヒート番号の認定書を見つける必要があります。担当者は共有ドライブを検索するのに20分を費やします。見つかりません。内部営業デスクに電話します。内部営業はメールアーカイブを確認します。さらに15分。最終的に誰かが見つけるか、配送してから後で認定書をメールで送信し、顧客が配送が入荷検査に到着する前に尋ねないことを望みます。
これは、ほとんどの鋼鉄流通業者で毎日数十回発生します。誰も時間を追跡しません。誰もそれを損失として分類しません。プロセスはいつもこのようなものだったため、正常として扱われます。
それは正常ではありません。ほとんどの流通業者が単に見ることを止めた修正可能な運用上の問題です。
流通業者がこれを正常化する理由
認定書は、ほとんどの流通業者のワークフローにおけるサポート文書です。コアトランザクション-在庫確認、注文処理、配送スケジューリング-は十分に管理されています。認定書は配送前のどこかで解決されるものです。
それは解決されるため-ほとんどの場合-システム的な失敗として登録されません。火曜日の20分間の認定書の狩りは、金曜日の45分の狩りと誰の心の中でもつながっていません。それぞれが1回限りの不便です。支店全体で集計すると、かなりで継続的なコストを表しています。
それが永続する別の理由は:認定書狩りをしている人々は、運用上の優先事項を設定している人々ではありません。営業担当者または内部営業コーディネーターは、それが注文を出すことが彼らの仕事であるため、それに時間を費やします。彼らはそれを状況的に解決します。プロセスを再設計することは彼らの役割ではないため、彼らはそれをプロセスの問題としてエスカレートしません。
実際のコストはいくらですか
数学は直接的です。認定書要件のある毎日15～20個の注文を処理する支店では、チーム全体が認定書関連の作業に毎日平均3時間を費やすと仮定します-狩り、サプライヤーからのリクエスト、紛失した認定書のフォローアップ、複数ヒート注文のパッケージ組み立て。
3時間/日×時間あたり$40×250営業日= 支店あたり年間$30,000 認定書検索労働力で。
複数の支店を持つ流通業者の場合、それに応じて乗算します。4つの支店で年間$120,000です-専用ソフトウェアソリューションに複数回資金を提供できるほど十分な行項目です。
この数値には、配送前に認定書を見つけることができないために保留されている配送のコスト、受け取られず配送時にのみ発見された現物購入認定書、または遅延した認定書配送による顧客関係の損害は含まれていません。
流通業者の認定書検索失敗の3つのポイント
受け取りでヒート番号ではなく日付で分類された認定書。 これはほとんどの認定書狩りの構造的原因です。認定書がミルまたはブローカーから到着し、日付またはサプライヤー名で保存されると、注文時の検索パス-オペレーターがピックチケット上のヒート番号を知っている場合-ファイルパスに接続しません。すべての検索には、誰かが手動で行うクロスリファレンスが必要です。
複数の場所の在庫、単一の場所の認定書。 ウェアハウスAに注文された材料は、在庫のリバランシング時にウェアハウスBに移動されます。認定書はウェアハウスAに留まりました-あるいは、むしろ、ウェアハウスAの受け取りプロセスにタグ付けされた共有ドライブフォルダに留まりました。ウェアハウスBの配送チームは、どこを見るべきか、または誰に電話するべきかを知らずにアクセスできません。
要求されたことがない現物購入認定書。 流通業者が現物購入-別のサービスセンターまたはブローカーからの非在庫購入-から顧客注文を埋めると、その材料の認定書はトランザクションの一部として要求されたことがない可能性があります。現物購入サプライヤーの認定書実務はさまざまです。一部は自動的に認定書を含める。それ以外は要求された場合にのみそれらを送ります。顧客が尋ねるとき、流通業者はギャップを発見します。
顧客が要求し始めているもの
許容できる認定書配送の閾値が上昇しています。航空宇宙、防衛、自動車サプライチェーン 顧客はますます配送確認前にデジタル認定書配送を要求しています-「認定書フォロー」ではなく。一部は、入荷検査チームがトラックが到着する前にレビューを開始できるよう、注文確認と同じシステムで認定書の可用性を要求しています。
これらの市場にサービスを提供する流通業者にとって、非公式な「配送して後で認定書を送信する」というアプローチはもはや実行不可能です。これは、収益にとって最も重要な顧客とビジネスを行うための条件になりつつあります。
解決策はどのように見えるか
運用上の変更は、認定書の可用性を配送前の事後の考えではなく、注文確認ワークフローの一部にすることです。
ヒート番号が在庫に受け取られるとき、認定書はヒート番号でインデックスされます-直ちに、受け取りの一部として。そのヒート番号が注文に割り当てられると、認定書は注文レコードからアクセス可能です。配送チームがピックチケットを引くと、認定書は個別の検索なしで利用できます。
これには1つの構造的な変更が必要です: 受け取り時にヒート番号でインデックスされた認定書摂取、在庫可視性を持つあらゆる場所またはシステムからアクセス可能。これをサポートするテクノロジーは簡単です。それを一貫して継続的に適用するプロセスの規律は、より難しい部分です-そしてそれはソフトウェア購入ではなく管理決定です。
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