金曜日の午後です。プロジェクトマネージャーが品質デスクに歩み寄り、月曜日に出荷される案件の証明書パッケージを求めます。品質技術者はメールを開き、「certs 2024 backup」というラベルが付いた共有ドライブフォルダを確認し、2つの仕入先ポータルにログインし、最終的に異なる送信者からの3つのメールスレッドに散らばっている必要なものの大部分を見つけます。パッケージが組み立てられるまでに、既に月曜日の朝になっています。案件はとにかく遅延出荷されます。
誰もこについてのレポートを提出しません。NCRログには表示されません。タイムシートに「品質労働力」として表示され、間接費に吸収されます。これが証明書ハンティングが製造工場が知らない最も高額な問題である理由です。
損益計算書に表示されない理由
労働力の誤分類が中心的な問題です。品質技術者が証明書パッケージの組み立てに4時間を費やすと、その時間は品質部門労働力としてコード化されます — これは正常に見えます。「既に組織されているはずのドキュメントを見つけるのに費やした時間」を追跡している人はいません。損益計算書にはコストが表示されます。単に原因は表示されません。
結果として、是正措置をトリガーすることなく、問題は数年にわたって悪化します。予想される予算項目に適合するため、正確に見えないのです。
製造業者が証明書時間を失う3つの場所
証明書の受け取りと初期ファイリングが開始点です。証明書は購入者へのメール、品質受信箱へのメール、仕入先ポータル経由、ファックス確認、時には材料配送とともに物理文書として到着します。各チャネルは異なる場所に到達します。受け取りプロセスはそれらを集中的にキャプチャしておらず、品質チームは必要なときに不足している証明書を発見します — 到着時ではなく。
プロジェクト終了時の証明書検索が痛みが集中する場所です。案件がクローズされるとき、誰かがその案件のヒートごとに証明書を見つける必要があります。証明書が受け取り日、仕入先名、またはPO番号でファイリングされ、検索要求がヒート番号または案件番号である場合、すべての検索は相互参照演習になります。工場が同時に実行する案件が多いほど、これはさらに悪くなります。
証明書パッケージアセンブリが上流の混乱を増幅する最後のステップです。正しい部品の正しい証明書をまとめる、顧客が要求するフォーマットで、指定した補足資料があれば — これは、ファイリング システムが混乱しているほど時間がかかる手動調整タスクです。
実際のコストはいくらか
中規模の製造工場の数字を計算します: 1案件当たり4時間 × 時間当たり$45の負担労働率 × 年間50件の案件 = 証明書ハンティングだけで$9,000の直接労働コスト。これは遅延出荷の緊急配送料、遅延を説明するカスタマーサービスコール、またはパッケージが最初に完全でなかった場合の再検査コストを計算する前です。
年間100–200件の案件を実行する工場の場合、数字はそれに応じて拡大します。証明書関連の労働力浪費で年間$18,000–$36,000で、専用ソフトウェアツールを正当化する可能性がある複数回のコストセンターを見ています — しかし、ほとんどの工場はそれをビジネスの通常のコストとして扱い続けています。
実際の修正はどのように見えるか
ほとんどの証明書ハンティングを排除する運営上の変更は簡単です: 受け取り時にヒート番号で証明書をインデックスしてください、仕入先や日付ではなく。証明書が到着すると、ヒート番号がシステムに直ちに入力されます。その時点から、すべての検索 — 案件別、PO別、顧客別 — はファイリング成果物を通じた手動検索ではなくヒート番号インデックスを通じて解決されます。
2番目の変更は、受け取り時に証明書を購入注文ラインアイテムにリンクすることです。証明書が材料を注文したPOラインに対してインデックスされると、案件と顧客への接続は自動です。案件クローズ時、証明書パッケージはシステムの出力であり、手動アセンブリタスクではありません。
3番目に、証明書パッケージアセンブリは1クリック操作であるべきで、2時間の演習ではありません。案件のライフサイクル全体でヒート・案件のリンクが維持される場合、クローズ時のパッケージ生成は、3つのシステム全体で狩りをするのではなく、事前に接続されたレコードセットを引き出すことを意味します。
これらはテクノロジー要件ではありません。これらはプロセス要件です。テクノロジーはそれらを単にスケーラーで持続可能にするだけです。
測定の問題
製造工場が証明書検索時間を異なるアクティビティとして測定し始めるまで、問題は修正するのに十分なほど見えるようにはなりません。出発点は1週間のタイム スタディです: 品質チームに他の品質活動とは別に証明書関連の時間を記録させます。これを行うほとんどの工場は、数値が予想より高いことに気付きます。
コストが見えるようになったら、修正は簡単です。証明書管理は品質の問題ではなく、運営上の問題です — 運営上の問題はプロセス再設計に対応します。
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