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अत्यधिक प्रमाणीकरण तब होता है जब एक प्रमाणपत्र उस सामग्री के लिए जारी या स्वीकार किया जाता है जो कवर किए गए हीट या लॉट से पूरी तरह मेल नहीं खाती — झूठे अनुपालन दावे बनाती है। अधूरा प्रमाणीकरण तब होता है जब उत्पादन में सामग्री के पास फ़ाइल में कोई वैध प्रमाणपत्र नहीं होता है। दोनों ट्रेसेबिलिटी अंतराल, ऑडिट विफलता और संभावित क्षेत्र जोखिम बनाते हैं। रोकथाम के लिए कठोर हीट संख्या लिंकेज, रिसीविंग कंट्रोल और इन्वेंटरी प्रबंधन अनुशासन की आवश्यकता होती है।
"अत्यधिक प्रमाणीकरण" शब्द गुणवत्ता प्रबंधन में दो संबंधित अर्थों में प्रयुक्त होता है। पहला अंतर्निहित साक्ष्य जो समर्थन करते हैं उससे अधिक व्यापक अनुपालन दावे करने वाले प्रमाणपत्र जारी करने को संदर्भित करता है। दूसरा — निर्माण संचालन में अधिक सामान्य — एक प्रमाणपत्र का उपयोग करके उस सामग्री को कवर करने को संदर्भित करता है जो वह वास्तव में प्रतिनिधित्व करता है।
दोनों गुणवत्ता विफलताएं हैं। दोनों अनुशासित प्रक्रिया डिजाइन के माध्यम से बड़े पैमाने पर रोके जा सकते हैं।
अत्यधिक प्रमाणीकरण क्या है?
प्रमाणपत्र अधिकार: एक प्रमाणपत्र, बहुत अधिक सामग्री
निर्माण और वितरण में अत्यधिक प्रमाणीकरण का सबसे आम रूप तब होता है जब एक एकल MTC को कई हीट से सामग्री पर लागू किया जाता है, या जब एक प्रमाणपत्र को मूल हीट से परे अतिरिक्त मात्रा को कवर करने के लिए बढ़ाया जाता है।
उदाहरण: एक इस्पात सेवा केंद्र दो डिलीवरी के माध्यम से A516 Gr. 70 प्लेट के 50 टन डिलीवर करता है। दोनों डिलीवरी एक ही MTC के साथ आती हैं, एक एकल हीट संख्या का संदर्भ देते हुए। लेकिन दूसरी डिलीवरी एक अलग हीट से प्लेट रखती है — प्रमाणपत्र को मिल से फिर से अनुरोध नहीं किया गया था। रिसीविंग इंस्पेक्टर, एक संलग्न प्रमाणपत्र देखते हुए, प्लेट पर हीट मार्किंग की जांच किए बिना इसे फ़ाइल करता है।
परिणाम: अपनी वास्तविक हीट संख्या के लिए कोई वैध प्रमाणपत्र नहीं होने वाली वर्कशॉप में सामग्री, लेकिन रिकॉर्ड में प्रमाणपत्र कवरेज होने का दिखाई देता है।
दावा अधिकार: प्रमाणपत्र परीक्षण से अधिक समर्थन करता है
यह रूप अधिक गंभीर है और धोखाधड़ी प्रमाणीकरण के पास पहुंचता है। यह तब होता है जब:
- एक प्रमाणपत्र एक अनुपूरक आवश्यकता के साथ अनुपालन का दावा करता है (जैसे, प्रभाव परीक्षण, NACE अनुपालन) जो वास्तव में नहीं किया गया था
- रसायन विज्ञान मान पिछली हीट के परीक्षण से रिपोर्ट किए जाते हैं और वर्तमान हीट पर लागू होते हैं
- "अनुपालन का प्रमाणपत्र" दावे का समर्थन करने के लिए समर्थन परीक्षण डेटा के बिना जारी किया जाता है
यह एक प्रक्रिया की कमी नहीं बल्कि अनुपालन और जिम्मेदारी का मुद्दा है।
अधूरा प्रमाणीकरण क्या है?
अधूरा प्रमाणीकरण पूरक विफलता है: सामग्री उत्पादन या स्टॉक में प्रमाणपत्र के बिना है, या एक प्रमाणपत्र के साथ जिसे उपयोग में विशिष्ट हीट से जोड़ा नहीं जा सकता है।
सामान्य कारण:
- प्रमाणपत्र आवश्यकताओं को निर्दिष्ट किए बिना खरीदी गई सामग्री
- प्रमाणपत्र प्राप्त लेकिन फ़ाइल नहीं किया गया या स्टॉक प्रविष्टि से जुड़ा नहीं
- बड़े टुकड़े से काट दी गई सामग्री; मूल प्रमाणपत्र अवशेष को स्थानांतरित नहीं किया गया
- नौकरियों या स्थानों के बीच स्थानांतरित सामग्री; प्रमाणपत्र लिंकेज स्थानांतरण में खो गया
अधूरा प्रमाणीकरण ट्रेसेबिलिटी चेन में एक अंतराल बनाता है। जब कोई ग्राहक या ऑडिटर किसी विशिष्ट घटक में उपयोग की गई हीट के लिए प्रमाणपत्र मांगता है, तो आप इसे प्रदान नहीं कर सकते — या तो क्योंकि यह कभी प्राप्त नहीं हुआ था या क्योंकि आप भौतिक सामग्री को प्रमाणपत्र रिकॉर्ड से मेल नहीं कर सकते।
प्रमाणीकरण अंतराल के मूल कारण
यह समझना कि ये विफलताएं क्यों होती हैं, उन्हें रोकने के लिए आवश्यक है:
1. खरीद आदेश में कोई अनिवार्य प्रमाणपत्र आवश्यकता नहीं यदि PO प्रत्येक हीट के लिए स्पष्ट रूप से MTC की आवश्यकता नहीं करता है, तो आपूर्तिकर्ता मिश्रित शिपमेंट के लिए एक प्रमाणपत्र प्रदान कर सकते हैं या बिल्कुल नहीं।
2. रिसीविंग पर हीट संख्या की जांच नहीं की गई यदि रिसीविंग केवल इस बात की पुष्टि करता है कि एक प्रमाणपत्र मौजूद है — यह सत्यापित किए बिना कि प्रमाणपत्र पर हीट संख्या सामग्री पर मार्किंग से मेल खाती है — बेमेल अनिर्दिष्ट रहते हैं।
3. इन्वेंटरी लिंकेज अनुशासन नहीं आपूर्तिकर्ता के नाम, तारीख या शिपमेंट संख्या के बजाय हीट संख्या द्वारा दायर किए गए प्रमाणपत्र सामग्री के विशिष्ट टुकड़ों से विश्वसनीय रूप से मेल नहीं खा सकते हैं।
4. अवशेष ट्रैकिंग नहीं जब प्लेट को काट दिया जाता है, पाइप को लंबाई में काट दिया जाता है, या बार को विभाजित किया जाता है, तो अवशेष और इसके पैरेंट हीट के बीच संबंध को स्पष्ट रूप से बनाए रखना चाहिए। इसे ट्रैक करने वाली कोई प्रणाली के बिना, अवशेष प्रमाणपत्र पहचान खो देते हैं।
5. अप्रमाणित सामग्री के जारी होने को रोकने वाली कोई प्रणाली होल्ड नहीं है यदि इन्वेंटरी प्रबंधन प्रणाली सामग्री को उत्पादन के लिए चुने जाने से रोकती नहीं है जब तक एक प्रमाणपत्र उस विशिष्ट हीट के लिए प्राप्त, सत्यापित और अनुमोदित नहीं हो जाता है, तो सामग्री ट्रेस करने योग्य प्रमाणीकरण के बिना उत्पादन स्ट्रीम में प्रवेश कर सकती है।
रोकथाम: प्रक्रिया नियंत्रण जो काम करते हैं
नियंत्रण 1: प्रत्येक PO पर हीट-विशिष्ट प्रमाणपत्रों को अनिवार्य करें
प्रमाणित सामग्री के लिए प्रत्येक खरीद आदेश निर्दिष्ट करना चाहिए:
- आवश्यक सटीक सामग्री विनिर्देश और ग्रेड
- मिल टेस्ट सर्टिफिकेट डिलीवर किए गए प्रत्येक हीट के लिए आवश्यक है
- MTC पर हीट संख्या सामग्री पर मार्किंग से मेल खानी चाहिए
इसे प्रमाणित सामग्री के लिए मानक PO शर्तों में शामिल करें ताकि यह गलती से छूट न जाए।
नियंत्रण 2: रिसीविंग पर हीट संख्या की सत्यापन करें — हर बार
रिसीविंग निरीक्षण को यह पुष्टि करनी चाहिए कि भौतिक सामग्री पर चिह्नित हीट संख्या प्रमाणपत्र पर हीट संख्या से मेल खाती है। यह एक मिनट की जांच है जो अधिकांश प्रमाणपत्र बेमेल को रोकती है।
यदि मार्किंग गायब है या अपठनीय है, तो सामग्री को पहचाने जाने तक रोका जाता है। कभी भी ऐसी सामग्री को स्वीकार न करें जिसे इसके प्रमाणपत्र से मेल नहीं खाया जा सके।
नियंत्रण 3: हीट संख्या से फ़ाइल करें, आपूर्तिकर्ता या तारीख नहीं
आपकी प्रमाणपत्र फाइलिंग सिस्टम — चाहे सॉफ्टवेयर हो या भौतिक — हीट संख्या द्वारा पुनर्प्राप्ति की अनुमति देनी चाहिए। आपूर्तिकर्ता के नाम, डिलीवरी तारीख या PO संख्या द्वारा फ़ाइल करने का मतलब है कि जब कोई कार्य आदेश हीट संख्या निर्दिष्ट करता है, तो आपको मेल खाने वाले प्रमाणपत्र को खोजने के लिए मैन्युअल रूप से फाइलों को खोजना होगा।
TestCert जैसी एक समर्पित प्रणाली हीट संख्या को प्राथमिक कुंजी के रूप में उपयोग करती है जो प्रमाणपत्र रिकॉर्ड को इन्वेंटरी प्रविष्टियों से जोड़ती है, पुनर्प्राप्ति तत्काल और कवरेज प्रश्न को स्पष्ट करती है।
नियंत्रण 4: प्रमाणपत्र अनुमोदन तक प्रणाली होल्ड को लागू करें
इन्वेंटरी प्रबंधन प्रणाली को सामग्री के बैच को चुनने, कार्य आदेश को जारी करने, या स्थानांतरित करने की अनुमति नहीं देनी चाहिए जब तक कि उस विशिष्ट हीट के लिए प्रमाणपत्र प्राप्त, सत्यापित और अनुमोदित न हो जाए। यह सबसे प्रभावी रोकथाम नियंत्रण है — यह प्रमाणपत्र कवरेज को शिष्टाचार जांच नहीं बल्कि कठोर आवश्यकता बनाता है।
नियंत्रण 5: पैरेंट हीट संदर्भ के साथ अवशेष और कट को ट्रैक करें
जब सामग्री काट दी जाती है, तो अवशेष रिकॉर्ड को पैरेंट हीट संख्या और प्रमाणपत्र संदर्भ को बनाए रखना चाहिए। इसे अक्सर "कट रिकॉर्ड" या "ट्रेसेबल अवशेष टैग" कहा जाता है। भौतिक टुकड़े को पैरेंट टैग हटाने से पहले हीट संख्या के साथ चिह्नित किया जाना चाहिए।
डिजिटल इन्वेंटरी सिस्टम के लिए, इसका मतलब है कि कट ऑपरेशन एक ही हीट संख्या और मूल प्रमाणपत्र के लिए एक सूचक के साथ एक नई इन्वेंटरी प्रविष्टि बनाता है — एक खाली प्रविष्टि नहीं जो अप्रमाणित दिखाई देती है।
नियंत्रण 6: नियमित प्रमाणीकरण कवरेज ऑडिट
निर्धारित कार्यक्रम (उच्च-मात्रा संचालन के लिए मासिक, कम-मात्रा के लिए त्रैमासिक) पर, कवरेज जांच चलाएं: कितनी खुली इन्वेंटरी प्रविष्टियां जुड़ी, अनुमोदित प्रमाणपत्र की कमी करती हैं? यह मीट्रिक प्रणालीगत अंतराल को जमा होने से पहले उजागर करता है।
जोखिम प्रोफाइल की पहचान
सभी प्रमाणीकरण अंतराल समान जोखिम नहीं रखते हैं। नियंत्रण को प्राथमिकता दें:
- सामग्री की गंभीरता: दबाव-प्रतिधारण और संरचनात्मक सामग्री में गैर-महत्वपूर्ण उपभोग्य से अधिक परिणाम होते हैं
- अनुप्रयोग अंत उपयोग: परमाणु, फार्मास्यूटिकल या समुद्री अनुप्रयोग प्रमाणीकरण अंतराल को सहन नहीं करते हैं
- ग्राहक की आवश्यकताएं: कुछ ग्राहक प्रमाणपत्र ऑडिट करते हैं; अन्य पूरी तरह आपकी प्रणाली पर निर्भर करते हैं
अपने जोखिम प्राथमिकता को दस्तावेज़ करें ताकि निरीक्षण संसाधन जहां सबसे अधिक मायने रखते हैं वहां निर्देशित हों।
अत्यधिक प्रमाणित सामग्री प्रमाणपत्र जारी करने के लिए दंड क्या है?
परिणाम ग्राहक अस्वीकार और NCR शुल्क से लेकर सुरक्षा-महत्वपूर्ण उद्योगों में नियामक कार्रवाई तक हैं। दबाव उपकरण, परमाणु या फार्मास्यूटिकल अनुप्रयोगों में, जालसाज़ी या असमर्थित प्रमाणपत्रों के साथ सामग्री की आपूर्ति नियामक प्रतिबंध, नागरिक देयता और — इरादतन धोखाधड़ी के मामलों में — लागू उत्पाद दायित्व मूर्तियों के तहत आपराधिक जोखिम का कारण बन सकती है। यहां तक कि अनजाने प्रमाणीकरण त्रुटियां भी वारंटी और रिकॉल जोखिम बनाती हैं।
हम उन सामग्रीयों को कैसे संभालते हैं जो फ़ाइल में कोई प्रमाणपत्र के बिना वर्षों के लिए स्टॉक में रहे हैं?
यह एक सामग्री समीक्षा बोर्ड (MRB) स्थिति है। विकल्प शामिल हैं: मूल मिल से एक पूर्वव्यापी प्रमाणपत्र प्राप्त करना (यदि हीट संख्या ट्रेस करने योग्य है तो संभव है); वर्तमान विनिर्देश आवश्यकताओं के लिए सामग्री को फिर से परीक्षण करना और आंतरिक अनुपालन रिकॉर्ड जारी करना; यदि परीक्षण परिणाम समर्थन करते हैं तो सामग्री को कम मांग विनिर्देश में डाउनग्रेड करना; या सामग्री को स्क्रैप करना। चुने गए निपटान को दस्तावेज़ किया जाना चाहिए और सामग्री स्थिति को तदनुसार अपडेट किया जाना चाहिए।
क्या विशिष्ट हीट के बजाय पूरे उत्पादन रन को कवर करने वाली एक सामान्य परीक्षा रिपोर्ट का उपयोग करना स्वीकार्य है?
यह विनिर्देश आवश्यकताओं पर निर्भर करता है। कुछ मानक कुछ उत्पाद रूपों के लिए लॉट प्रमाणीकरण की अनुमति देते हैं; दूसरों को हीट-विशिष्ट दस्तावेज़ की आवश्यकता होती है। PO और लागू मानक को निर्दिष्ट करना चाहिए। जब एक सामान्य या लॉट प्रमाणपत्र को हीट-विशिष्ट प्रमाणपत्र के स्थान पर स्वीकार किया जाता है, तो स्वीकृति को स्पष्ट रूप से न्याय के साथ दस्तावेज़ किया जाना चाहिए — यह कभी भी डिफ़ॉल्ट अभ्यास नहीं होना चाहिए।
सामग्री पर हीट पहचान के लिए कौन सी मार्किंग विधि स्वीकार्य है?
स्वीकार्य मार्किंग विधियां आमतौर पर शासक सामग्री मानक में परिभाषित होती हैं (उदाहरण के लिए, ASTM A6, A480, या विशिष्ट उत्पाद मानक)। सामान्य विधियों में पेंट स्टेंसिल, कम-तनाव स्टांप, डाई स्टांप, धातु टैग और बारकोड शामिल हैं। विधि को एक मार्किंग का उत्पादन करना चाहिए जो रिसीविंग और भंडारण प्रक्रिया को जीवित रहने के लिए पर्याप्त टिकाऊ हो। ऑस्टेनिटिक स्टेनलेस स्टील और कुछ मिश्र धातुओं के लिए, तनाव संक्षारण जोखिमों से बचने के लिए डाई स्टैम्प को प्रतिबंधित किया जाता है — पेंट या टैग की आवश्यकता होती है।
क्या सॉफ्टवेयर स्वचालित रूप से अत्यधिक प्रमाणीकरण को रोक सकता है?
सॉफ्टवेयर अधिकांश अत्यधिक प्रमाणीकरण परिदृश्यों को रोकने वाले संरचनात्मक नियंत्रणों को लागू कर सकता है: इन्वेंटरी रिलीज़ से पहले अनिवार्य प्रमाणपत्र लिंकेज, प्राथमिक पहचानकर्ता के रूप में हीट संख्या, डुप्लिकेट हीट संख्या सतर्कताएं, और पैरेंट संदर्भ के साथ अवशेष ट्रैकिंग। जो सॉफ्टवेयर रोक नहीं सकता है वह एक आपूर्तिकर्ता द्वारा प्रस्तुत एक धोखाधड़ी प्रमाणपत्र है — इसके लिए आपूर्तिकर्ता योग्यता, ऑडिट और रिसीविंग पर भौतिक सत्यापन की आवश्यकता होती है। दोनों एक साथ काम करते हैं; कोई भी दूसरे को प्रतिस्थापित नहीं करता है।
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