Kurzantwort
Quick Answer
TestCert unterstützt Fertigungs- und Maschinenbaubetriebe dabei, Zertifikate für kundenseitig bereitgestelltes Material zu verfolgen, ausgehende Zertifikatspakete nach Auftragsnummern zu erstellen und prüfungsreife Qualitätsdokumentation zu pflegen – ohne die Komplexität oder die Kosten eines vollständigen Enterprise-QMS. Zweckgebaut für Betriebe, die Struktur benötigen, nicht Verwaltungsaufwand.
Fertigungs- und Maschinenbaubetriebe befinden sich in einer anspruchsvollen Mittelposition innerhalb der Qualitätsdokumentationslandschaft. Sie sind zu komplex für ein gemeinsam genutztes Laufwerk und E-Mail – Aufträge umfassen mehrere Materialien, mehrere Kunden und laufende Dokumentationspflichten. Aber sie sind zu klein und schlank für ein vollständiges Enterprise-QMS, das einen dedizierten Qualitätsmanager für den Betrieb erfordert.
Ein typischer Fertigungsbetrieb verwaltet die Qualitätsdokumentation mit einer Kombination aus Auftragsordnern auf einem Server, per E-Mail versandten Werkszeugnissen vom Materiallieferanten, handschriftlichen Begleitnotizen und einer Schublade voller ausgedruckter Zertifikate. Dieses System funktioniert – bis ein Kunde Rückverfolgungsdokumente anfordert, ein ISO 9001-Audit den Nachweis dokumentierter Verfahren erfordert oder ein kritisches Teil zur Garantieabwicklung zurückkommt und niemand das ursprüngliche Werksmaterialzeugnis findet.
TestCert gibt Betrieben die benötigte Struktur, ohne den unerwünschten Verwaltungsaufwand. Auftragsbasierte Organisation, unkomplizierte Eingangszertifikaterfassung und die Erstellung ausgehender Zertifikatspakete decken den Kern des Dokumentationsworkflows ab – ohne Implementierungsberater.
Die Dokumentationsherausforderung im Fertigungsbetrieb
Verfolgung von kundenseitig bereitgestelltem Material
Viele Fertigungsaufträge verwenden kundenseitig bereitgestelltes Material (CSM) – Stahlplatten, Rohre, Schmiedestücke oder Stabmaterial, das der Kunde bereitstellt und erwartet, dass Sie es nachweisen. Wenn CSM verwendet wird, möchte der Kunde in der Regel bestätigen, dass ausschließlich sein Material in seine Teile eingeflossen ist und dass das ursprüngliche Werksmaterialzeugnis Bestandteil des Auftragsdatensatzes ist.
TestCert verfolgt CSM als eigenständige Materialquelle, verknüpft das kundenseitig bereitgestellte Zertifikat mit dem Auftrag und den spezifischen Arbeitsaufträgen, die es verbraucht haben, und schließt es in das ausgehende Zertifikatspaket für diesen Kunden ein.
Ausgehende Zertifikatspakete
Wenn ein Auftrag versandt wird, verlangt der Kunde häufig ein Zertifikatspaket, das Folgendes enthält:
- Werksmaterialzeugnisse für alle verwendeten Materialien
- Konformitätszertifikat (CoC), unterzeichnet von einer autorisierten Person
- NDE-Berichte (sofern zutreffend)
- Materialprüfberichte für Schweißnähte oder Wärmebehandlungen
Dieses Paket manuell zusammenzustellen – PDFs aus mehreren Ordnern herauszuziehen, ein CoC auszudrucken und zu unterzeichnen, es per E-Mail oder zusammen mit den Teilen zu versenden – kostet pro Auftrag eine Stunde oder mehr. TestCert stellt das ausgehende Paket aus Auftragsdatensätzen mit wenigen Klicks zusammen, mit einem digitalen CoC, der aus konfigurierten Vorlagen generiert wird.
Auftragsbasierte Organisation
Im Gegensatz zu Lieferketten- oder Vertriebsunternehmen denken Fertigungsbetriebe in Aufträgen und Arbeitsaufträgen, nicht in Bestellungen und Schmelzen. Das auftragszentrierte Datenmodell von TestCert organisiert alles nach Auftragsnummer: alle Materialien, alle Zertifikate, alle Prüfaufzeichnungen und die gesamte ausgehende Dokumentation eines Auftrags sind verknüpft und über die Auftragsnummer abrufbar.
Wenn ein Kunde wegen Auftrag 2024-0443 anruft, ist alles Relevante zu diesem Auftrag nur eine Suche entfernt.
Prüfungsbereitschaft ohne vollständiges QMS
ISO 9001 und kundenseitige Qualitätsanforderungen (CQRs) verlangen zunehmend auch von kleinen Betrieben, eine dokumentierte Kontrolle von Qualitätsdatensätzen, definierte Verfahren zur Materialrückverfolgbarkeit und Prüfnachweise an wichtigen Punkten nachzuweisen. TestCert bietet die strukturierte Aufzeichnungsgrundlage für diese Anforderungen, ohne eine dedizierte QMS-Plattform zu erfordern.
Hauptfunktionen für Fertigungsbetriebe
| Funktion | Nutzen |
|---|---|
| Auftragsbasierte Organisation | Alle Zertifikate und Datensätze nach Auftragsnummer indexiert |
| Verfolgung von kundenseitig bereitgestelltem Material | CSM mit Kundenidentität und Auftragsdatensatz verknüpft |
| Erstellung ausgehender Zertifikatspakete | Zertifikatspakete mit wenigen Klicks aus Auftragsdatensätzen zusammengestellt |
| Digitale CoC-Vorlagen | Konformitätszertifikat elektronisch erstellt und unterzeichnet |
| Eingangs-Zertifikatsvalidierung | Materialqualität beim Eingang gegen anwendbare Norm geprüft |
| Verwaltung von Prüfaufzeichnungen | Maß-, Sicht- und NDE-Prüfaufzeichnungen pro Auftrag |
| Rollenbasierter Zugriff | Qualitätsmanager-, Prüfer- und Nur-Lesen-Zugriffsrollen |
Typische Betriebsgrößen und Anwendungsfälle
TestCert wird von folgenden Unternehmen verwendet:
- Stahlbau-Fertigungsbetriebe (5–150 Mitarbeiter): Verfolgung von A36-, A572- und A992-Platten- und Profilzertifikaten für Bau- und Industrieaufträge
- Rohr- und Schlauchfertiger: Verwaltung von A106-, A53-, A333-Zertifikaten und Schweißaufzeichnungen für industrielle und prozesstechnische Rohrleitungen
- Präzisionsmaschinenbaubetriebe: Verfolgung von Stabmaterialzertifikaten für gedrehte, gefräste und geschliffene Bauteile mit Kundenrückverfolgungsanforderungen
- Spezialfertigungsbetriebe (Wärmetauscher, Tanks, Skids): Verwaltung von ASME- und Nicht-ASME-Materialzertifikaten, NDE und PWHT bei komplexen Aufträgen
- Verteidigungsunterauftragnehmer: Erfüllung kundenseitiger Qualitätsanforderungen an Materialrückverfolgbarkeit und Dokumentation
Was Sie nicht kaufen müssen
TestCert ist zweckgebaut für die Verwaltung von Zertifikaten und Rückverfolgbarkeit. Sie benötigen nicht:
- Eine vollständige QMS-Plattform (ETQ, Intelex, MasterControl) zur Nutzung von TestCert
- Ein ERP mit einem Qualitätsmodul
- Ein Dokumentenmanagement-System mit komplexer Workflow-Konfiguration
- Einen dedizierten IT-Administrator
Die Einrichtung dauert ein bis zwei Wochen. Die meisten Betriebe verarbeiten eingehende Zertifikate in Echtzeit und erstellen ausgehende Pakete innerhalb einer Woche nach der Anmeldung.
Benötigen wir eine IT-Fachkraft für die Einrichtung und Pflege von TestCert?
Nein. TestCert ist ein Cloud-SaaS mit einem webbasierten Einrichtungsassistenten. Die Erstkonfiguration (Auftragsvorlagen, Materialqualitäten, Kundendatensätze, Benutzerkonten) wird vom Qualitätsmanager oder Betriebsinhaber mithilfe geführter Einrichtungsbildschirme durchgeführt. Es ist keine Server-Installation oder IT-Infrastruktur erforderlich.
Wie geht TestCert mit Aufträgen um, bei denen sowohl eingekauftes als auch kundenseitig bereitgestelltes Material verwendet wird?
Aufträge mit gemischten Quellen werden vollständig unterstützt. Jeder Materialdatensatz eines Auftrags wird als eingekauft oder kundenseitig bereitgestellt gekennzeichnet, mit der entsprechenden Lieferanten- oder Kundenidentität verknüpft und mit der korrekten Quellenangabe in das ausgehende Zertifikatspaket aufgenommen. Das ausgehende CoC spiegelt die tatsächlich verwendeten Materialquellen wider.
Können wir ein Konformitätszertifikat mit unserem Firmenbrief und einer autorisierten Unterschrift erstellen?
Ja. TestCert unterstützt benutzerdefinierte CoC-Vorlagen mit Ihrem Firmenlogo, Briefkopf und konfiguriertem Unterzeichner. Die elektronische Unterschrift des autorisierten Qualitätsmanagers wird bei der Genehmigung erfasst und mit dem CoC-Datensatz verknüpft. Das unterzeichnete Dokument wird als PDF generiert, das Ihrem bestehenden CoC-Format entspricht.
Was ist, wenn wir nicht ISO 9001-zertifiziert sind – ist TestCert trotzdem nützlich?
Absolut. Viele TestCert-Kunden sind nicht ISO 9001-zertifiziert, haben jedoch Kundenqualitätsanforderungen, die eine dokumentierte Materialrückverfolgbarkeit vorschreiben. TestCert adressiert diese Anforderungen direkt. Sollten Sie später eine ISO 9001-Zertifizierung anstreben, dienen die strukturierten Datensätze in TestCert als dokumentierter Nachweis für die Anforderungen von Klausel 7.5 (Dokumentierte Information) und Klausel 8.5.2 (Identifizierung und Rückverfolgbarkeit).
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