Dieser Leitfaden zeigt, wie ein Metallservicecenter TestCert nutzt, um die hochvolumige MTC-Erfassung effizient zu bewältigen – Stapel hochladen, nach Validierungsstatus sortieren, einwandfreie Zertifikate stapelweise freigeben und jedes Zertifikat auf Anfrage für einen Kunden oder Auditor abrufen. Kein Papiersuchen. Keine manuelle Dateneingabe.

Geschätzte Zeit: 15 Minuten für die vollständige Verarbeitung eines Stapels von 10–20 Zertifikaten.

Voraussetzungen

Stellen Sie vor dem Start Folgendes sicher:

Sie haben ein TestCert-Konto mit der Rolle Inspektor oder Qualitätsmanager
Ihre Eingangs-PDFs liegen bereit (eine Datei pro MTC oder mehrseitige PDFs für Bündelzertifikate)
Mindestens ein Genehmiger ist im QA-Workflow Ihrer Organisation konfiguriert

Schritt 1: Ihren Eingangs-Stapel hochladen

Die MTCs des gesamten Tageseingangs auf einmal ablegen.

Klicken Sie in der linken Navigation auf Eingehende MTCs.
Klicken Sie auf Zertifikate hochladen (im Plural – das ist der Massenhochlade-Einstiegspunkt).
Wählen Sie alle PDFs für diesen Eingangs-Stapel aus. Sie können:
- Einen Ordner mit PDFs auf den Upload-Bereich ziehen.
- Auf Durchsuchen klicken und Dateien mehrfach auswählen (Strg+Klick oder Cmd+Klick).
- Bis zu 50 PDFs pro Stapel hochladen.
Klicken Sie auf Upload starten. TestCert stellt alle Dateien gleichzeitig für die KI-Extraktion in eine Warteschlange.
Beobachten Sie den Stapelfortschrittsbalken. Jedes Zertifikat wechselt von In Warteschlange → Wird verarbeitet → Bereit zur Prüfung, sobald die Extraktion abgeschlossen ist. Bei 10–20 Zertifikaten dauert dies insgesamt in der Regel 2–4 Minuten.

Tipp: Sie müssen nicht warten, bis der gesamte Stapel fertig verarbeitet ist, bevor Sie mit der Prüfung beginnen. Zertifikate werden zur Prüfung verfügbar, sobald jedes einzelne abgeschlossen ist.

Schritt 2: Die Stapelprüfwarteschlange bearbeiten – mit Rot beginnen

Das Ampelsystem zeigt Ihnen genau, wo Sie zuerst ansetzen müssen.

In der Liste Eingehende MTCs erscheint Ihr Stapel mit farbcodierten Statusmarken:
- Grün – Alle Felder extrahiert und innerhalb der Normgrenzen validiert. Freigabebereit.
- Gelb – Ein oder mehrere Felder erfordern Aufmerksamkeit (z. B. ein teilweise lesbarer Wert oder ein nicht-kritisches Feld, das nicht gelesen werden konnte). Vor der Freigabe prüfen erforderlich.
- Rot – Ein oder mehrere Feldwerte liegen außerhalb des ASTM/ASME/EN-Grenzwerts für diese Güte. Handlung erforderlich.
Beginnen Sie mit Rot. Klicken Sie auf das Filter-Dropdown und wählen Sie Validierung fehlgeschlagen, um zunächst alle roten Zertifikate anzuzeigen.
- Klicken Sie für jedes rote Zertifikat auf die Zeile, um die geteilte Ansicht zu öffnen (PDF links, extrahierte Felder rechts).
- Prüfen Sie, ob der Fehler ein echter Außerhalb-der-Spezifikation-Wert oder ein Extraktionsfehler ist. Wenn die KI eine Ziffer falsch gelesen hat, korrigieren Sie den Feldwert manuell – die Validierung aktualisiert sich sofort.
- Wenn das Zertifikat tatsächlich nicht der Norm entspricht und Sie die Befugnis haben, es trotzdem anzunehmen, klicken Sie auf Override-Annahme und geben Sie einen obligatorischen Kommentar mit der technischen Begründung ein.
- Wenn das Zertifikat nicht angenommen werden kann, klicken Sie auf Ablehnen und erfassen Sie den Grund. Der Lieferant wird automatisch für die Nachverfolgung markiert.
Fahren Sie mit Gelb fort. Wenden Sie den Filter Aufmerksamkeit erforderlich an und prüfen Sie jedes Zertifikat auf die gleiche Weise.
- Die meisten gelben Zertifikate lösen sich schnell – meist genügt eine einzelne Feldkorrektur.
Grüne Zertifikate erfordern keine Feldebene-Prüfung – die Validierung wurde bereits bestanden. Fahren Sie mit Schritt 3 fort, um sie stapelweise freizugeben.

Schritt 3: Die grünen Zertifikate stapelweise freigeben

Alle einwandfreien Zertifikate mit zwei Klicks freigeben.

Löschen Sie alle aktiven Filter, damit alle Zertifikate des Stapels sichtbar sind.
Klicken Sie auf das Kontrollkästchen in der Tabellenüberschrift, um Alle auswählen. Deaktivieren Sie dann alle gelben oder roten Zertifikate, die noch individuell geprüft werden müssen.
Klicken Sie in der Aktionsleiste oben in der Liste auf Stapelfreigabe.
Ein Bestätigungsdialog zeigt die Anzahl der freizugebenden Zertifikate. Bestätigen Sie.
- Wenn Ihr Workflow eine zweite Freigabestufe erfordert, leiten die Zertifikate automatisch zur Warteschlange des nächsten Genehmigers weiter. Benachrichtigen Sie ihn oder fahren Sie fort, wenn Sie beide Befugnisebenen innehaben.
Klicken Sie nach der abschließenden Freigabestufe auf Stapelweise in Bestand übernehmen.
- Alle ausgewählten Zertifikate werden gleichzeitig mit ihren Schmelzennummern, Güten, Chemiewerten und Mengen in das Lagerbuch geschrieben.
- Lieferanten-Snapshots werden zum Übernahmezeitpunkt erfasst.

Tipp: Bei Servicecentern mit einer einzigen Freigabestufe können Stapelfreigabe und Stapelübernahme in einem Durchgang erfolgen – der gesamte grüne Anteil Ihres Eingangs-Stapels wird in unter einer Minute verarbeitet.

Schritt 4: Ihren Bestand nach Güte oder Schmelzennummer durchsuchen

Jedes Zertifikat im Lagerbuch sofort finden.

Sobald Zertifikate in den Bestand übernommen wurden, sind sie im Lagerbuch vollständig durchsuchbar.

Klicken Sie in der linken Navigation auf Lagerbuch.
Verwenden Sie die Suchleiste oben für Abfragen nach:
- Schmelzennummer – geben Sie die Schmelzennummer vollständig oder teilweise ein; TestCert gibt alle übereinstimmenden übernommenen Zertifikate zurück.
- Güte – geben Sie die Gütenbezeichnung ein (z. B. A36, 316L, S355J2), um den gesamten Bestand dieser Güte anzuzeigen.
- Lieferant – nach Lieferantenname filtern, um zu sehen, was von einem bestimmten Werk vorrätig ist.
- Datumsbereich – nach Übernahmedatum filtern, um Zertifikate eines bestimmten Zeitraums abzurufen.
Klicken Sie auf eine beliebige Zeile, um die vollständigen Zertifikatsdetails zu öffnen: extrahierte Daten, Original-PDF, Validierungsergebnisse, Genehmigernamen und Übernahmezeitstempel.
Verwenden Sie den Erweiterten Filter für zusammengesetzte Abfragen – zum Beispiel alle A572 Grade 50-Bestände, die in den letzten 30 Tagen eingegangen sind und einen Kohlenstoffgehalt unter 0,23 % aufweisen.

Schritt 5: Ein Zertifikat für einen Auditor oder Kunden abrufen

Das richtige Zertifikat in Sekunden bereitstellen – mit vollständigem Audit-Trail.

Wenn ein Kunde sein Zertifikat anfordert oder ein Auditor Rückverfolgbarkeitsdokumente verlangt, bietet TestCert zwei Abrufmethoden:

Option A – Sicherer Prüflink (für Kunden und externe Prüfer)

Suchen Sie das Zertifikat im Lagerbuch oder in der Liste der eingehenden MTCs.
Klicken Sie auf die Zertifikatszeile, um die Detailansicht zu öffnen, dann klicken Sie auf Teilen.
TestCert erstellt ein sicheres Prüftoken – eine eindeutige, zeitlich begrenzte URL nur für dieses Zertifikat.
Klicken Sie auf Link kopieren und senden Sie ihn per E-Mail oder Nachricht an den Kunden oder Auditor. Dieser öffnet ihn in einem beliebigen Browser – kein TestCert-Login erforderlich.
Das Freigabeereignis wird im Audit-Trail mit Zeitstempel und Empfängeridentifikation aufgezeichnet.

Option B – PDF-Download (für physische Unterlagen oder formale Einreichung)

Suchen Sie das Zertifikat mit der Suche aus Schritt 4.
Klicken Sie auf PDF herunterladen. TestCert rendert das Original-Werkzeugnis-PDF zusammen mit der Validierungszusammenfassung und der Freigabekette als angehängtes Deckblatt.
Der Download-Vorgang wird im Audit-Trail protokolliert.

Option C – Audit-Trail-Export (für ISO-Audits und behördliche Inspektionen)

Gehen Sie in der linken Navigation zu Audit-Trail.
Filtern Sie nach Datumsbereich, Zertifikats-ID oder Benutzer, um den Export einzugrenzen.
Klicken Sie auf Als CSV exportieren oder Als PDF exportieren. Der Export enthält jede Bearbeitung, Freigabeentscheidung, Override-Kommentar und jedes Freigabeereignis – vollständig mit Zeitstempel und Benutzer versehen.
Übergeben Sie den Export Ihrem Auditor als Nachweis Ihres Qualitätsmanagementsystems.

Wie geht es weiter

Sie haben den vollständigen Servicecenter-Workflow abgeschlossen. Für weitere Details zu jeder Phase:

Qualitätszertifikatmanagement – Zertifikate über Ihren gesamten Bestand organisieren, kennzeichnen und aufbewahren, einschließlich Konfiguration der Aufbewahrungsrichtlinie.
Wareneingangsprüfung – Gütenebene-Validierungsregeln, benutzerdefinierte Normgrenzen und Override-Annahmerichtlinien für Ihr QA-Team einrichten.
Zertifikataufbewahrungsregeln – Aufbewahrungspläne nach Güte, Kunde oder Norm konfigurieren, um ISO 9001, AS9100 und Kundenvertragsanforderungen zu erfüllen.
Zertifikat-Freigabeworkflow – Mehrstufige Freigabeketten konfigurieren, Genehmiger delegieren und Eskalationsregeln für Hochvolumen-Erfassungsphasen festlegen.

Schnellstart: Hochvolumige MTC-Erfassung verarbeiten und jedes Zertifikat in Sekunden abrufen