Dieser Leitfaden führt Sie durch den vollständigen Eingangs-bis-Ausgangs-Workflow für einen Stahlhändler – von dem Moment, in dem ein Werkzeugnis in Ihrem Posteingang eintrifft, bis zu dem Moment, in dem Ihr Käufer ein Konformitätszertifikat (COC) über einen sicheren Link erhält. Keine vorherige TestCert-Erfahrung erforderlich.
Geschätzte Zeit: 12 Minuten für ein einzelnes MTC mit einer Freigabestufe.
Voraussetzungen
Stellen Sie vor dem Start Folgendes sicher:
- Sie haben ein TestCert-Konto mit der Rolle Inspektor oder Qualitätsmanager (wenden Sie sich bei Unklarheit an Ihren Organisationsadministrator)
- Das PDF-Werkstoffprüfzeugnis des Lieferanten liegt vor (gescannt oder digital)
- Der QA-Workflow Ihrer Organisation ist konfiguriert (mindestens ein Genehmiger zugewiesen)
Schritt 1: PDF des Werkzeugnis hochladen
Gehen Sie zu Eingehende MTCs und laden Sie Ihre Datei per Drag-and-Drop hoch.
- Klicken Sie in der linken Navigation auf Eingehende MTCs.
- Klicken Sie oben rechts auf Zertifikat hochladen.
- Ziehen Sie Ihr PDF auf den Upload-Bereich oder klicken Sie auf Durchsuchen, um es auf Ihrem Computer zu finden.
- TestCert akzeptiert ein- oder mehrseitige PDFs bis zu 50 MB.
- Die KI-Extraktionsmaschine startet die Verarbeitung sofort nach dem Hochladen.
- Warten Sie, bis die Statusanzeige von Wird verarbeitet auf Bereit zur Prüfung wechselt – das dauert in der Regel 15–30 Sekunden.
Schritt 2: Extrahierte Daten prüfen
Öffnen Sie die geteilte Ansicht und kontrollieren Sie, was die KI aus dem Zertifikat entnommen hat.
- Klicken Sie auf die Zertifikatszeile, um die geteilte Ansicht zu öffnen: Das Original-PDF erscheint links, die extrahierten Felder rechts.
- Prüfen Sie den extrahierten Datenbereich auf der rechten Seite:
- Grüne Felder haben die Validierung gegen die anwendbare ASTM/ASME/EN-Norm bestanden.
- Rote Felder haben die Validierung nicht bestanden – der extrahierte Wert liegt außerhalb des zulässigen Grenzwerts für diese Eigenschaft (z. B. Kohlenstoffgehalt überschreitet das Gütenmaximum).
- Gelbe Felder erfordern Ihre Aufmerksamkeit, haben aber keine harte Ablehnung ausgelöst (z. B. ein nicht-kritisches Feld, das nicht sauber gelesen werden konnte).
- Vergleichen Sie bei jedem roten Feld den Wert im rechten Bereich mit dem PDF auf der linken Seite, um zu bestätigen, dass die Extraktion korrekt ist.
- Wenn ein Wert falsch extrahiert wurde, klicken Sie auf das Feld und geben Sie den richtigen Wert ein. TestCert validiert sofort neu.
- Wenn der Wert korrekt ist und das Material tatsächlich nicht der Norm entspricht, haben Sie zwei Optionen: Zertifikat ablehnen oder im nächsten Schritt eine Override-Annahme vornehmen.
- Überprüfen Sie, ob die Felder Schmelzennummer, Güte und Lieferant mit dem physisch eingegangenen Material übereinstimmen.
Schritt 3: Zur QA-Freigabe einreichen
Das Zertifikat durch die Genehmigungskette senden.
- Sobald Sie alle Felder geprüft haben, klicken Sie unten im rechten Bereich auf Zur Freigabe einreichen.
- Wenn rote Felder verbleiben und Sie diese auf Basis einer ingenieurtechnischen Entscheidung akzeptieren möchten, werden Sie aufgefordert, einen obligatorischen Override-Kommentar einzugeben, der die Grundlage für die Annahme erklärt. Geben Sie einen klaren, sachlichen Grund ein (z. B. „Technisches Abweichungsprotokoll Nr. EW-2024-047 liegt vor").
- Der Zertifikatsstatus wechselt zu Ausstehende Freigabe und der/die zugewiesene(n) QA-Genehmiger erhalten eine In-App-Benachrichtigung.
- Wenn Sie der Genehmiger sind, fahren Sie direkt mit Schritt 4 fort. Andernfalls warten Sie auf die Aktion des Genehmigers.
Schritt 4: Freigeben und in den Bestand übernehmen
Der Genehmiger prüft und übernimmt das Material.
- Öffnen Sie als Genehmiger das Zertifikat aus der Freigabewarteschlange in der linken Navigation.
- Prüfen Sie die extrahierten Felder, Override-Kommentare (falls vorhanden) und das Original-PDF.
- Klicken Sie auf Freigeben, um das Zertifikat zu akzeptieren.
- Wenn Ihre Organisation eine zwei- oder dreistufige Freigabe verwendet, leitet das Zertifikat automatisch zum nächsten Genehmiger weiter. Wiederholen Sie diesen Schritt für jede Stufe.
- Klicken Sie nach der abschließenden Freigabe auf In Bestand übernehmen.
- Diese Aktion ist unwiderruflich und schreibt Schmelzennummer, Güte, Menge und Chemie in das Lagerbuch.
- Der Lieferanten-Snapshot wird zu diesem Zeitpunkt erfasst – Lieferantendetails werden für die Rückverfolgbarkeit eingefroren, auch wenn sich der Lieferantendatensatz später ändert.
- Der Zertifikatsstatus wechselt zu Übernommen. Das Material ist nun für die ausgehende Zuteilung verfügbar.
Schritt 5: Ausgehendes COC für Ihren Käufer erstellen
Aus übernommenem Bestand schöpfen und das COC aufbauen.
- Gehen Sie in der linken Navigation zu Ausgehende Zertifikate und klicken Sie auf Neues COC.
- Wählen Sie den Käufer aus der Dropdown-Liste. Falls der Käufer noch nicht existiert, klicken Sie auf Käufer hinzufügen und füllen Sie die Unternehmensdaten und individuelle Spezifikationszuordnungen aus.
- Suchen Sie im Abschnitt Material nach der Schmelzennummer oder Güte, die Sie gerade übernommen haben. Wählen Sie die relevanten Positionen aus.
- TestCert zieht die zugeteilte Menge automatisch vom Lagerbuch ab.
- Wählen Sie die Vorlage für diesen Käufer (z. B. sein bevorzugtes COC-Format oder ein Standard-EN 10204 3.1-Layout).
- Prüfen Sie die Vorschau des erstellten Zertifikats. Alle Feldwerte werden direkt aus dem übernommenen eingehenden MTC übernommen – keine manuelle Neueingabe erforderlich.
- Klicken Sie auf Zur Freigabe einreichen, um das ausgehende COC durch Ihren Freigabeworkflow zu leiten, oder klicken Sie auf Freigeben und abschließen, wenn Sie Einzelschrittbefugnis haben.
Schritt 6: COC über sicheren Link an Ihren Käufer senden
Ihr Käufer benötigt kein TestCert-Konto, um sein Zertifikat einzusehen.
- Sobald das ausgehende COC freigegeben und abgeschlossen ist, klicken Sie auf Mit Käufer teilen.
- TestCert erstellt ein sicheres Prüftoken – eine eindeutige, ablaufende URL, die nur an dieses Zertifikat gebunden ist.
- Klicken Sie auf Link kopieren und fügen Sie ihn in Ihre E-Mail ein, oder klicken Sie auf Per E-Mail senden, damit TestCert den Link direkt an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Käufers sendet.
- Der Käufer öffnet den Link in einem beliebigen Browser und kann das COC als PDF einsehen, herunterladen oder drucken. Auf seiner Seite ist keine Anmeldung erforderlich.
- Das Freigabeereignis wird im Audit-Trail mit Zeitstempel und Empfängeridentifikation aufgezeichnet.
Wie geht es weiter
Sie haben den vollständigen Händler-Workflow abgeschlossen. Für weitere Details zu jeder Phase:
- Zertifikat-Freigabeworkflow – Mehrstufige Freigabeketten konfigurieren, Genehmiger delegieren und Eskalationsregeln festlegen.
- Qualitätszertifikatmanagement – Zertifikate über Ihren gesamten Bestand organisieren, suchen und aufbewahren.
- Ausgehende Zertifikate ausstellen – Erweiterte COC-Konfiguration: käuferspezifische Vorlagen, digitale Signaturen und XLSX-Export.
- Wareneingangsprüfung – Gütenebene-Validierungsregeln einrichten und Override-Richtlinien für Ihr QA-Team verwalten.