Ein Stahlhändler kauft eine vollständige Schmelze SA-516-70-Blech – 18.000 kg, ein MTC, eine Schmelzennummer. In den nächsten zwei Wochen nehmen drei separate Kundenaufträge jeweils einen Teil dieser Schmelze ab. Das Empfangsteam legt das MTC im Schmelzenordner ab. Alle machen weiter.
Sechs Monate später muss Kunde B für einen von ihm gebauten Druckbehälter ein Zeugnispaket bei seinem Kunden einreichen. Kunde C ruft die Woche darauf aus demselben Grund an. Keiner von beiden hat das Zeugnis. Der Innendienst des Händlers durchsucht das gemeinsame Laufwerk. Das MTC liegt unter der ursprünglichen Empfangsbelegnummer – derjenigen, die mit dem Auftrag von Kunde A verknüpft ist, weil dieser zufällig beim Wareneingang als Erster auf dem Lieferschein stand.
Drei Tage Suche, zwei Eskalationen an den Lagerleiter und ein Anruf beim Werk wegen einer Zeugniswiederausstellung. Dies ist das Problem der Teilschmelzen-Zeugnisaufteilung, und es passiert jede Woche bei Händlern, die keinen formellen Zeugnisweitergabeprozess haben.
Warum Teilschmelzenaufteilungen das Zeugnismanagement zerstören
Das Kernproblem besteht darin, dass Zeugnisablagesysteme auf Wareneingänge, nicht auf Verkaufsaufträge ausgerichtet sind. Wenn Material eintrifft, wird das MTC an den Empfangsbeleg angehängt. Dieser Beleg hat eine Bestellnummer, eine Empfangsnummer und verknüpft implizit mit demjenigen, der den ersten Auftrag auf diese Schmelze aufgegeben hat.
Wenn Sie eine Schmelze auf drei Aufträge aufteilen, haben Sie drei Sendungen, aber ein Zeugnis. Das Zeugnis repliziert sich nicht automatisch auf die anderen beiden Auftragsdatensätze. Wenn Ihr Ablagesystem ordnerbasiert ist – ob physisch oder digital –, befindet sich das Zeugnis an einem Ort, nach einem Auftrag indiziert, und die anderen beiden Kunden haben keine sichtbare Verknüpfung damit.
Das Problem wird verstärkt, wenn:
- Aufträge im Abstand von Wochen versandt werden. Das Material lagert im Lager, während Aufträge nach und nach eingehen. Das Zeugnis wird beim Empfang abgelegt, nicht beim Versand. Bis Kunde B versendet wird, befindet sich der Empfangsbeleg von vor vier Wochen in einem Ordner für abgeschlossene Eingänge.
- Verschiedene Personen jede Freigabe bearbeiten. Der Innendienst-Mitarbeiter, der von der Teilschmelzenregelung weiß, ist nicht immer derjenige, der die Folgeanfrage von Kunde B bearbeitet.
- Das Werkszeugnis ein einseitiger Scan ist. Es gibt keinen Datensatz, der die Schmelzennummer mit jedem Verkaufsauftrag verknüpft – nur ein PDF in einem Ordner.
Wie ein Zeugnisweitergabeprozess aussieht
Ein Zeugnisweitergabeprozess bedeutet, dass jeder Auftrag, der aus einer Schmelze zieht, seine eigene Kopie des Zeugnisses erhält – angehängt an das Dokumentationspaket des Auftrags zum Zeitpunkt der Freigabe, nicht im Nachhinein.
Die Mechanik ist unkompliziert:
Schritt 1: Zeugnis bei der ersten Freigabe kopiert. Wenn der erste Teil einer Schmelze gegen den Auftrag von Kunde A versendet wird, wird eine Kopie des MTC an diesen Versanddatensatz angehängt. Nicht der ursprüngliche Empfangsbeleg – der Versanddatensatz für Kunde A.
Schritt 2: Zeugnis beim Empfang als Teilschmelze markiert. Wenn das MTC beim Wareneingang erfasst wird, kennzeichnet der Mitarbeiter den Eingang als Teilschmelzen-Empfang. Dieses Kennzeichen teilt dem System (oder dem nächsten Mitarbeiter) mit, dass diese Schmelze möglicherweise an mehrere Kunden versandt wird und das Zeugnis jeder Freigabe folgen muss.
Schritt 3: Folgefreigaben lösen Zeugnisanhang aus. Wenn der Auftrag von Kunde B aus derselben Schmelze zieht, wird das Zeugnis aus dem Schmelzendatensatz entnommen und an den Versanddatensatz von Kunde B angehängt. Kunde C erhält die gleiche Behandlung.
Jeder Kunde hat nun das Zeugnis in seinem Auftragsdatensatz, nicht versteckt in einem Empfangsbeleg von vor Monaten.
Die Minimalversion (ohne neue Software)
Wenn Sie noch nicht bereit sind, ein digitales Zeugnismanagementsystem einzuführen, können Sie eine manuelle Version dieses Prozesses betreiben:
- Beim Wareneingang drei Kopien jedes MTC für alle Schmelzen drucken, für die eine bekannte Mehrauftragsaufteilung vorliegt.
- Eine Kopie im Schmelzenordner (Empfangsarchiv) ablegen. Die anderen an den Vertriebskoordinator geben, der die zugehörigen Aufträge bearbeitet.
- Wenn jeder Auftrag versendet wird, hängt der Vertriebskoordinator die Zeugniskopie an den Lieferschein und den digitalen Versanddatensatz an.
Dies erfordert Disziplin und Koordination zwischen Wareneingang und Vertrieb. Es funktioniert nicht, wenn Aufträge zum Zeitpunkt des Empfangs noch nicht bekannt sind – was häufig vorkommt, wenn Material spekulativ für den Bestand eingekauft wird.
Die stärkere Version: eine Zeugnisdatenbank, in der jede Schmelzennummer mit jedem Verkaufsauftrag verknüpft ist, der aus ihr gezogen hat, wobei das Zeugnisdokument von jedem dieser Datensätze aus zugänglich ist.
Was Kunden tatsächlich erleben
Die Zeugnissuche kostet den Kunden Zeit. Noch wichtiger ist, dass sie signalisiert, dass Ihr Dokumentationsprozess locker ist. Für Kunden in der Druckbehälterfertigung, im Stahlbau oder in einer anderen regulierten Branche löst ein Händler, der das Zeugnis nicht schnell vorweisen kann, ein Qualitätssignal aus – auch wenn das Material selbst einwandfrei ist.
Ein Zeugnisweitergabeprozess ist kein komplexes Projekt. Es ist eine Verfahrensänderung, die zwei bis drei Wochen für Schulung und Einführung benötigt. Die Gegenleistung ist, dass jeder Kunde sein Zeugnis beim Versand erhält, nicht wenn er drei Monate später danach fragt.