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Blog·5 Min. Lesezeit·

Die BIS-Lizenz Ihres Lieferanten ist abgelaufen. Das Material liegt bereits in Ihrem Lager.

Brancheneinblick

Die monatliche Bestandsprüfung eines Stahlbauwerks in Pune zeigte nichts Ungewöhnliches. Achthundert Tonnen IS 2062 E350-Bleche, über drei Lieferungen in vier Monaten von einem Werk in Vizag gekauft, lagen im Lagerhof mit verifizierten MTCs und gestempelten Wareneingangsnachweisen. Der Qualitätsmanager hatte die BIS-Portalprüfung beim ersten Kauf durchgeführt. Er hatte sie nicht wiederholt.

Sechs Wochen später rief der Key Account Manager des Werkes an – entschuldigend. Die BIS-Lizenz war vor drei Monaten abgelaufen. Der Verlängerungsantrag war gestellt worden, aber BIS hatte eine technische Anfrage aufgeworfen, die die Genehmigung verzögerte. Das Werk hatte die Produktion und Kennzeichnung während des Ablaufs fortgesetzt.

Der Stahlbauer hatte drei Monate Material mit einer Provenienz einer abgelaufenen Lizenz im Lager. Einiges war bereits in Unterbaugruppen für ein NHAI-Projekt zugeschnitten und geschweißt worden. Das NHAI TPI-Team kam die folgende Woche.

Warum BIS-Lizenzablauf ein strukturelles Risiko darstellt

BIS-Produktlizenzen für planmäßige Stahlnormen – IS 2062, IS 1786, IS 808, IS 1161, IS 3502 – werden für feste Laufzeiten ausgestellt. Die Standardverlängerungsperiode beträgt ein bis zwei Jahre, je nach Produktkategorie, obwohl BIS auf Grundlage seiner Beurteilung der Compliance-Bilanz des Herstellers kürzere oder längere Laufzeiten gewähren kann.

Wenn eine Lizenz abläuft, ist der Hersteller nicht mehr berechtigt:

  • Das ISI-Kennzeichen auf neue Produktion aufzubringen
  • MTCs auszustellen, die BIS-Zertifizierung für neues Material beanspruchen

Was Werke rechtlich tun müssen, wenn eine Lizenz erlischt: Die Produktion unter dem BIS-Schema stoppen und das ISI-Kennzeichen nicht mehr aufbringen, bis die Erneuerung genehmigt ist. Was manche Werke in der Praxis tun: Produktion und Kennzeichnung fortsetzen, in der Annahme, dass die Erneuerung bald kommen wird.

Diese Lücke zwischen rechtlicher Anforderung und operationeller Realität ist der Expositionspunkt für nachgelagerte Kunden.

Warum Kunden nicht benachrichtigt werden

Es gibt keinen von BIS vorgeschriebenen Benachrichtigungsmechanismus, der nachgelagerte Kunden informiert, wenn die Lizenz eines Lieferanten erlischt. Das BIS-Portal spiegelt den aktuellen Status wider, aber nur wenn jemand ihn prüft. Ein Händler oder Stahlbauer, der von einem Werk mit einer zum Kaufzeitpunkt gültigen Lizenz kaufte und nicht erneut prüft, hat keine Möglichkeit zu wissen, dass die Lizenz seitdem abgelaufen ist – es sei denn, das Werk informiert ihn.

Werke haben einen finanziellen Anreiz, einen Lizenzablauf nicht freiwillig offenzulegen. Offenlegung würde Auftragsstornierungen, Preisverhandlungen und Lieferantenqualifizierungsprüfungen auslösen. Die Informationsasymmetrie zwischen Werk und Kunde beim BIS-Lizenzstatus ist real und operational.

BIS-Lizenzüberwachung in die Lieferantenqualifizierung integrieren

Die Lösung ist systematische, kalendergesteuerte Überwachung – nicht auf das Werk vertrauen, Sie zu benachrichtigen.

Bei der anfänglichen Lieferantenqualifizierung:

  • CM/L-Nummer und BIS-Lizenzablaufdatum im genehmigten Lieferantenregister erfassen
  • Lizenz am Tag der Qualifizierung im BIS-Portal verifizieren, nicht nur aus dem Zertifikatsdokument
  • Hinweis: Einige Werke haben mehrere BIS-Lizenzen für verschiedene Produktkategorien; die Lizenz für das spezifisch beschaffte Produkt verifizieren

Vierteljährliche Überprüfung (Minimum):

  • CM/L-Nummer jedes genehmigten Werkes im BIS-Portal prüfen
  • Datum und Ergebnis der Portalprüfung in der Lieferantenakte erfassen
  • Jede Lizenz mit weniger als 60 Tagen bis zum Ablauf markieren

Bei 60-Tage-Auslöser:

  • Lieferanten kontaktieren und Bestätigung des Verlängerungsstatus anfordern
  • Wenn Verlängerung in Bearbeitung, BIS-Bestätigungsschreiben oder Antragsreferenznummer als Nachweis anfordern
  • Entscheiden, ob Käufe bis zur Verlängerungsbestätigung fortgesetzt oder pausiert werden

Bei Lizenzerneuerung:

  • Neue Lizenznummer und Ablaufdatum erfassen
  • Genehmigtes Lieferantenregister aktualisieren

Dieser Rhythmus ist auch für Beschaffungsteams ohne dedizierte Qualitätsressourcen handhabbar. Für Lieferanten über einem Volumenschwellenwert dauern vierteljährliche Prüfungen wenige Minuten pro Lieferant. Für kleinere Lieferanten oder neue Ergänzungen die Portalprüfung in den Erstbestellungsqualifizierungsschritt integrieren und nach 90 Tagen wiederholen.

Vertragsklauseln, die die Verpflichtung verlagern

Lieferantenqualifizierungsverfahren sind interne Kontrollen. Vertragliche Verpflichtungen sind externe Schutzmaßnahmen. Erwägen Sie, Bestellungen oder Lieferantenvereinbarungen folgende Klauseln hinzuzufügen:

  • Benachrichtigungsklausel: „Der Lieferant teilt [dem Käufer] innerhalb von 5 Werktagen mit, wenn seine BIS-Lizenz für die relevante Produktkategorie erlischt, ausgesetzt wird oder unter Verlängerungsprüfung steht."
  • Gewährleistungsklausel: „Der Lieferant gewährleistet, dass die BIS-Lizenz, unter der Material im Rahmen dieser Bestellung produziert wurde, zum Zeitpunkt der Produktion aktiv und in gutem Stand war."
  • Rechtsbehelfsklaue: „Wenn Material festgestellt wird, das unter einer abgelaufenen oder ausgesetzten BIS-Lizenz produziert wurde, ersetzt der Lieferant das Material auf eigene Kosten und stellt den Käufer von allen Kosten frei, die aus Projektverzögerungen, Beanstandungsnotizen oder Ablehnung von Fertigungsarbeiten entstehen."

Diese Klauseln verhindern nicht, dass ein Werk seine Lizenz ablaufen lässt. Sie legen fest, dass das finanzielle Risiko dieses Ablaufs beim Werk liegt, nicht bei Ihnen.

Was zu tun ist, wenn Sie Material mit abgelaufener Lizenz auf Lager entdecken

Wenn Sie feststellen, dass Material in Ihrem Lager während eines Zeitraums produziert wurde, in dem die BIS-Lizenz des Lieferanten abgelaufen oder erloschen war, hängt die Reaktion davon ab, in welchem Stadium sich das Material befindet:

In Rohbestand, noch nicht verarbeitet:

  • Die betroffenen Chargen unter Qualitätsstopp stellen
  • Werk kontaktieren und Nachweis anfordern, dass die Produktionsdaten innerhalb des gültigen Lizenzzeitraums lagen (Werkproduktionsprotokolle, BIS-Überwachungsbesuchsnachweise, datumskodierte Produktionsnachweise)
  • Wenn Nachweis ausreichend, dokumentieren und freigeben; wenn Nachweis unzureichend, Lieferanten-Nichtkonformitätsbericht erstellen und Ersatz oder Gutschrift aushandeln
  • Nicht für Projekte verkaufen, die BIS-zertifiziertes Material verlangen, bis der Status geklärt ist

In gefertigten Unterbaugruppen oder Fertigarbeiten:

  • Beurteilen, für welches Projekt das Material bestimmt ist und ob BIS-Zertifizierung eine Vertragsanforderung ist
  • Für Projekte, bei denen sie eine Anforderung ist (staatlich, Infrastruktur), dem Projekt-QA-Team und dem Projektauftraggeber vor der TPI-Inspektion offenlegen – freiwillige Offenlegung ist wesentlich besser als eine bei der Inspektion entdeckte Beanstandungsnotiz
  • Mit dem Werk zusammenarbeiten, um festzustellen, welche Nachweise verfügbar sind und ob eine Ausnahmegenehmigung des Projektauftraggebers erreichbar ist
  • Für Projekte, bei denen BIS-Zertifizierung keine spezifische Vertragsanforderung ist, die Nichtkonformität dokumentieren, die Materialeigenschaften aus dem MTC erfassen und mit entsprechender Freigabe fortfahren

Die Situation des Pune-Stahlbauers – eine Woche vor TPI entdeckt – war für einen Teil des Bestands, bei dem das Werk Produktionsdatumnachweise erbrachte, beherrschbar, aber nicht für Material, das in den letzten Wochen vor dem formellen Lizenzablauf produziert worden war. Drei Strukturbauteile mussten neu gefertigt werden. Die Kosten wurden vom Werk im Rahmen des Liefervertrags übernommen.

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