ต้นทุนที่ซ่อนอยู่ของการจัดการใบรับรองการทดสอบที่ไม่ดี: ตัวเลขบอกอะไร

ถามผู้จัดการคุณภาพส่วนใหญ่ว่าต้นทุนการจัดการใบรับรองการทดสอบที่ไม่ดีของพวกเขาคืออะไร และพวกเขาจะชี้ไปที่รายงานความไม่สอดคล้องล่าสุดหรือชั่วโมงที่ทีมของพวกเขาใช้เวลาในการป้อนข้อมูลใหม่จาก PDF ถามคำถามเดียวกันกับ CFO ของพวกเขา และคุณจะได้รับการขยี้ไหล่และการอ้างอิงถึงบรรทัดเศษของแถลงการณ์กำไรขาดทุน

ทั้งสองคำตอบนั้นผิด หรือแม่นยำกว่านั้น ทั้งสองอย่างนั้นไม่สมบูรณ์อย่างมูลฐาน

ตามสมาคมคุณภาพอเมริกัน ต้นทุนคุณภาพที่ไม่ดี (COPQ) คิดเป็น 15-20% ของรายได้ที่ผู้ผลิตทั่วไป โรงงานระดับโลกเก็บมันไว้ต่ำกว่า 5% ช่องว่าง 10-15 จุดนี้คือที่ที่กำไรสูญหาย และสำหรับบริษัทโลหะ (ตัวแทนจำหน่าย ศูนย์บริการ ตัวประมวลผล เก็บสินค้า) ส่วนแบ่งที่ไม่เป็นสัดส่วนมาจากวิธีการจัดการใบรับรองการทดสอบโรงแรม

นี่ไม่ใช่ปัญหาการจัดการเอกสาร มันเป็นปัญหาการดำเนินงานคุณภาพที่มีต้นทุนในระบบเศรษฐกิจที่วัดได้ นี่คือวิธีวัดมัน

ห่วงโซ่ความล้มเหลวของใบรับรองการทดสอบ

ใบรับรองการทดสอบโรงแรมเป็นเอกสารที่บรรจุข้อมูลที่สำคัญ พวกเขาบรรจุหลักฐานว่าวัสดุตรงตามข้อกำหนด - หมายเลขล็อต องค์ประกอบเคมี คุณสมบัติทางกล ประกาศการปฏิบัติตามข้อกำหนด เมื่อหลักฐานนี้ถูกจัดการไม่ดี ห่วงโซ่ความล้มเหลวนั้นสามารถคาดการณ์ได้:

การรับที่เข้ามา ยอมรับวัสดุโดยไม่ตรวจสอบใบรับรองเทียบกับข้อกำหนดคำสั่งซื้อ หมายเลขล็อตจะถูกบันทึก (หรือไม่) วัสดุจะเข้าสู่สต็อก และความแตกต่างยังคงมองไม่เห็นจนกว่าจะเกิดขึ้นในภายหลัง

การผลิตหรือการแปรรูป ใช้วัสดุ ข้อกำหนดของลูกค้าต้องการความแรงผลิตผลขั้นต่ำที่ใบรับรองจะระบุว่าเป็นชายขอบ ใบรับรองหายไป จัดเก็บผิด หรือไม่เคยตรวจสอบข้าม ชิ้นส่วนจะถูกผลิต

การจัดส่งออก ต้องการชุดใบรับรอง บางคนค้นหา MTC ดั้งเดิม ใช้เวลา 20 นาที หรือสองชั่วโมง พบใบรับรอง แต่ไม่ตรงกับสิ่งที่ส่งไปเพราะใบรับรองถูกใช้ซ้ำสำหรับล็อตอื่น หรือใบรับรองหายไปอย่างสมบูรณ์และต้องขอการแทนที่จากโรงแรม

การรับของลูกค้า ทริกเกอร์รายงานความไม่สอดคล้อง วัสดุจะถูกกักกันไว้ ทีมของคุณทำการสอบสวน การสอบสวนพบว่าใบรับรองต้นฉบับอยู่ในไฟล์ แต่ถูกบันทึกไว้ภายใต้หมายเลขล็อตผิดเมื่อหกเดือนที่แล้ว

แต่ละขั้นตอนในห่วงโซ่นี้มีต้นทุน บริษัทส่วนใหญ่ติดตามเพียงส่วนสุดท้าย

แต่ละลิงค์มีค่าใช้จ่ายเท่าใด

ตัวเลขด้านล่างนี้สร้างจากข้อมูลมาตรฐานของอุตสาหกรรมและมีจิตสำนึกอนุรักษ์นิยม พวกเขาแสดงถึงศูนย์บริการโลหะขนาดกลางหรือผู้จัดจำหน่ายที่ประมวลผล 2,000-5,000 รายการต่อเดือน

ความแตกต่างของการรับ (พบเร็ว): ความไม่สอดคล้องของใบรับรอง-PO ที่พบในการรับต้องการเก็บถังเก็บ การสอบถามผู้ขาย และการคืนวัสดุที่อาจเกิดขึ้น ต้นทุนเวลา: 2-4 ชั่วโมงทั่วการรับและคุณภาพ ต้นทุนโดยตรงที่อัตราแรงงานที่มีน้ำหนักเต็มที่ 65-85 ดอลลาร์ต่อชั่วโมง: 130-340 ดอลลาร์ต่อเหตุการณ์ ด้วยเหตุการณ์ 5-10 เหตุการณ์ต่อเดือน นั่นคือ 650-3,400 ดอลลาร์ต่อเดือน

การเตรียมใหม่จากการเบี่ยงเบนข้อกำหนดที่ไม่ตรวจสอบ: ข้อมูล APQC วางเศษและการเตรียมใหม่ไว้ที่ 2.2% ของรายได้ในผู้ที่มีผลการเรียนต่ำกว่า แต่ตัวเลขเศษที่มองเห็น ประเมินค่าความเสียหายที่แท้จริงต่ำลงอย่างเป็นธรรมชาติ มาตรฐานอุตสาหกรรมที่มักอ้างถึงในวงการการดำเนินงานคุณภาพถือว่า "เศษ 2% ที่มองเห็นได้สามารถซ่อนการเตรียมใหม่ 15%" ซึ่งหมายความว่าต้นทุนการแก้ไขในปลายน้ำคือ 6-7 เท่าของสิ่งที่ปรากฏในรายงานเศษ สำหรับผู้จัดจำหน่าย 20 ล้านดอลลาร์ ตัวเลขเศษที่มองเห็น 2% ของ 400,000 ดอลลาร์อาจซ่อนต้นทุนความล้มเหลวคุณภาพทั้งหมด 3 ล้านดอลลาร์บวก

งานเรียกคืนใบรับรอง: คำขอใบรับรองตามปกติจากลูกค้าต้องใช้เวลา 5-20 นาทีเมื่อใบรับรองถูกเก็บไว้ในไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกัน เธรด email หรือไฟล์กระดาษ ด้วยคำขอ 100 ครั้งต่อเดือน - ความนุ่มนวลสำหรับการดำเนินงานที่ใช้งานอยู่ - นั่นคือ 8-33 ชั่วโมงพนักงานต่อเดือนเพื่อการเรียกคืนเท่านั้น ประจำปี: 100-400 ชั่วโมงของแรงงานคุณภาพหรือบริการลูกค้าในการค้นหาเอกสาร

ความไม่สอดคล้องของลูกค้าและการคืนสินค้า: ความไม่สอดคล้องที่ไปถึงลูกค้าโดยทั่วไปเกี่ยวข้องกับการสอบสวนอย่างเป็นทางการ รายงานการดำเนินการแก้ไข ต้นทุนการคืนวัสดุที่อาจเกิดขึ้น และต้นทุนการจัดส่งเปลี่ยน ประมาณการอนุรักษ์นิยมต่อเหตุการณ์: 1,500-4,000 ดอลลาร์ต้นทุนโดยตรง ก่อนที่จะอธิบายถึงความเสียหายของความสัมพันธ์หรือการสูญเสียการอนุมัติใบรับรองที่อาจเกิดขึ้น

การเตรียมตรวจสอบใบรับรอง: ความเร่งก่อนตรวจสอบเพื่อค้นหา ตรวจสอบ และจัดระเบียบ MTC แสดงถึงการเพิ่มขึ้นของต้นทุนแรงงานเป็นระยะ ทีมที่ขาดบันทึกใบรับรองที่จัดระเบียบโดยปกติใช้เวลา 20-40 ชั่วโมงต่อรอบการตรวจสอบในการกู้คืนเอกสาร ในอัตราพนักงานคุณภาพอาวุโส นั่นคือ 1,500-3,500 ดอลลาร์ต่อรอบการตรวจสอบที่หายไปโดยไม่มีผลผลิต

ภูเขาน้ำแข็งแรงงาน

ต้นทุนแรงงานของการจัดการ MTC ด้วยตนเองเป็นรายการบรรทัดที่ได้รับการประเมินต่ำโดยเป็นระบบมากที่สุดในการดำเนินงานคุณภาพ มันมองไม่เห็นเพราะมันถูกกระจาย - นาทีสองสามนี่ ครึ่งชั่วโมงที่นั่น - และไม่เคยถูกเข้ารหัสไปยังศูนย์ต้นทุนที่ใครคนหนึ่งกำลังตรวจสอบ

พิจารณาการเดินทางของ MTC เดียวผ่านขั้นตอนการทำงานด้วยตนเองทั่วไป: ใบรับรองมาถึงทางอีเมล บางคนดาวน์โหลด เปลี่ยนชื่อ (หรือไม่) และบันทึกลงในไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกัน ในการรับ คนอื่นค้นหาไฟล์ เปิดมัน และป้อนหมายเลขล็อต เกรด และข้อกำหนดลงใน ERP หรือสเปรดชีต ในการจัดส่ง บางคนค้นหาใบรับรอง ตรวจสอบว่าหมายเลขล็อตตรงกับการจัดส่ง และแนบมันกับเอกสารการจัดส่ง หากลูกค้าขอสำเนาในภายหลัง บางคนก็พบมันอีกครั้งและส่งอีเมล

จุดติดต่อ: 5-7 ต่อใบรับรอง การป้อนข้อมูลด้วยตนเอง: 3-5 นาทีต่อใบรับรอง ความเสี่ยงในการแนะนำข้อผิดพลาด: ที่จุดติดต่อแต่ละจุด

ผู้จัดเก็บเหล็กอังกฤษที่ใช้ระบบอัตโนมัติ MTC ได้บันทึกการประหยัด 120+ ชั่วโมงต่อปี ประมาณสามสัปดาห์ทำงานเต็ม เพียงแค่ขจัดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองสำหรับใบรับรองที่เข้ามา นี่คือประโยชน์ด้านปฏิบัติการเดียวจากคุณสมบัติเดียว และแม้กระทั่งไม่ได้สัมผัสการลดข้อผิดพลาดด้านล่างทั้งหมด

ระบบอัตโนมัติ MTC ลดการป้อนข้อมูลลงประมาณ 90% และอัตราข้อผิดพลาดลงประมาณ 70% โดยยึดตามข้อมูลมาตรฐานผู้จัดจำหน่ายจากการใช้งานในสภาพแวดล้อมการกระจายโลหะ หากทีมของคุณประมวลผล 500 MTC ด้วยตนเองต่อเดือน และแต่ละรายการต้องใช้เวลา 5 นาทีในการป้อนข้อมูล คุณจะใช้เวลา 41 ชั่วโมงพนักงานต่อเดือนเพื่อการเขียนใหม่เท่านั้น ระบบอัตโนมัติจะแปลงเป็น 4 ชั่วโมง 37 ชั่วโมงอื่น ๆ มีอยู่สำหรับงานที่ต้องการการตัดสินใจของมนุษย์

ตัวคูณความเสี่ยงของการตรวจสอบ

มีหมวดหมู่ต้นทุนในการจัดการ MTC ที่ไม่ดีซึ่งไม่พอดีอย่างเรียบร้อยเข้าในรายการบรรทัด: ความเสี่ยงที่สะสมมาจากความสามารถในการติดตามที่อ่อนแอ

ห่วงโซ่อุปทานอากาศอวกาศและป้องกันต้องการความสามารถในการติดตามวัสดุในระดับล็อต ส่วนสมัครของ PPAP ยานยนต์ต้องการเอกสารใบรับรองที่สมบูรณ์ วัสดุโครงสร้างการก่อสร้างในหลายอำนาจศาลต้องการ MTC ที่ปฏิบัติตามสำหรับลายเซ็นอนุญาต เมื่อลูกค้าหรือหน่วยงานกำกับดูแลตรวจสอบบันทึกความสามารถในการติดตามของคุณ และค้นหาช่องว่าง (ใบรับรองที่หายไป ใบรับรองที่ไม่ตรงกับบันทึกวัสดุ หมายเลขล็อตที่ซ้ำกัน เอกสารที่อ่านไม่ได้หรือแก้ไข) ผลกระทบอยู่นอกเหนือต้นทุนการตรวจสอบโดยตรง

ผลที่ตามมาแรกคือการเตรียมใหม่: รอบการดำเนินการแก้ไข การตรวจสอบซ้ำ ภาระการจัดเก็บเอกสารเพิ่มเติม ผู้ผลิตด้านอวกาศระดับกลางที่ล้มเหลวในการตรวจสอบความสามารถในการติดตามของลูกค้าสามารถคาดหวังได้ว่าจะใช้ 15,000-50,000 ดอลลาร์ต้นทุนแก้ไขโดยตรง และเวลาหลายเดือนของการตรวจสอบที่เพิ่มขึ้น

ผลที่ตามมาที่สองคือความเสี่ยงการอนุมัติ ใบรับรองระบบการจัดการคุณภาพ (ISO 9001, AS9100, IATF 16949) นั้นได้รับการบำรุงรักษาผ่านประสิทธิภาพการตรวจสอบ ความล้มเหลวของระบบในการจัดการใบรับรองสร้างการค้นพบที่สะสมไปสู่ความไม่สอดคล้องที่สำคัญ ความไม่สอดคล้องที่สำคัญในการตรวจสอบการลงทะเบียนอาจส่งผลให้การแขวนใบรับรอง และสำหรับลูกค้าที่ต้องการใบรับรอง นี่คือเหตุการณ์การตีสิ้นสุดห่วงโซ่อุปทาน

ผลที่ตามมาที่สามคือความรับผิดชอบ ในการใช้งานเหล็กโครงสร้าง เหล็กเสริม และเรือบรรทุกความดัน ใบรับรองวัสดุไม่ใช่การปฏิบัติตามกระดาษ - เป็นหลักฐานว่าการปฏิบัติตามข้อกำหนดนั้นได้รับการยืนยัน เมื่อวัสดุล้มเหลวในการใช้งานและฟ้องร้องตามมา คำถามว่าบันทึกใบรับรองได้รับการบำรุงรักษาอย่างเหมาะสมหรือไม่ กลายเป็นปัจจัยโดยตรงในการกำหนดความเสี่ยงความรับผิดชอบ

ไม่มีต้นทุนความเสี่ยงเหล่านี้ปรากฏในรายงานคุณภาพตามปกติ พวกเขาสำเร็จรูปเมื่อความล้มเหลวเกิดขึ้น ในจุดที่คำถามเกี่ยวกับการป้องกันอาคารวิชาการ

สิ่งที่ดูเหมือนระดับโลก

มาตรฐานสมาคมคุณภาพอเมริกันสำหรับ COPQ ระดับโลกต่ำกว่า 5% ของรายได้ นี่ไม่ใช่เป้าหมายพยายาม - เป็นประสิทธิภาพที่เกิดขึ้นโดยการดำเนินงานที่ได้ปิดช่องว่างอย่างเป็นระบบระหว่างต้นทุนคุณภาพที่มองเห็นและซ่อน

ในการจัดการใบรับรองการทดสอบโดยเฉพาะ ระดับโลกดูเหมือนว่า:

ใบรับรองจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติในขณะที่รับ ข้อมูลจะถูกแยก และตรวจสอบกับข้อกำหนดคำสั่งซื้อโดยไม่มีการป้อนใหม่ด้วยตนเอง ความแตกต่างจะถูกทำเครื่องหมายก่อนที่วัสดุจะเข้ารับในสต็อก

ความสามารถในการติดตามหมายเลขล็อตนั้นได้รับการบำรุงรักษาตลอดห่วงโซ่การเก็บรักษาทั้งหมด - จากการรับที่เข้ามาผ่านการประมวลผลหรือการหารล็อตไปยังการจัดส่งออก คำขอใบรับรองของลูกค้าจะตอบสนองในไม่กี่วินาที ไม่ใช่นาที

การเตรียมการตรวจสอบไม่ต้องมีความเร่งรีบ บันทึกจะถูกจัดระเบียบ สมบูรณ์ และค้นหาได้เนื่องจากเป็นมูลฐานและตรวจสอบในขณะที่รับ ไม่ได้สร้างใหม่ก่อนการตรวจสอบ

การจัดการข้อยกเว้นมีระบบ เมื่อใบรับรองไม่ตรงกัน ข้อยกเว้นจะถูกบันทึก สืบสวน และแก้ไขด้วยการตัดสินใจที่บันทึกไว้ - ไม่ได้จัดการอย่างไม่เป็นทางการและลืม

การดำเนินงานที่บรรลุเป้าหมายนี้ไม่ได้ทำอะไรแปลกใจ พวกเขาได้แทนที่ชุดของขั้นตอนการทำงานด้วยตนเองที่มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดด้วยกระบวนการดิจิทัลที่มีโครงสร้างที่บังคับใช้วินัยที่จุดการป้อนข้อมูลแทนที่จะแสวงหาข้อผิดพลาดด้านล่าง

วิธีการทำให้เป็นอัตโนมัติเปลี่ยนคณิตศาสตร์

กรณีทางการเงินสำหรับการทำให้เป็นอัตโนมัติของ MTC นั้นไม่ธรรมดาสะอาดเมื่อเทียบกับการลงทุนคุณภาพส่วนใหญ่ ต้นทุนที่มันขจัดมีความเฉพาะเจาะจงและวัดได้ การนำไปใช้มีความเรียบง่าย และช่วงเวลาคืนเงินนั้นสั้น

ROI การจัดการเอกสารในบริบทการผลิตทำงาน 312-520% ภายใน 12 เดือน บนพื้นฐานของข้อมูลจากการใช้งานการแปลงดิจิทัลในสภาพแวดล้อมอุตสาหกรรม ช่วงคืนเงินเฉลี่ยสำหรับระบบการจัดการเอกสารเฉพาะทาง 2-4 เดือน สำหรับระบบอัตโนมัติเฉพาะของ MTC พร้อมกับการรวม ERP ที่มีอยู่ การใช้งานได้บรรลุการคืนเงินในเพียง 3-8 สัปดาห์หลังจากการปรับใช้อย่างเต็มรูป

มาตรฐานที่มักอ้างถึงในการวิจัยการแปลงดิจิทัล SME: 8.55 ดอลลาร์ส่งกลับต่อ 1 ดอลลาร์ที่ลงทุนในการจัดการเอกสารดิจิทัลสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและกลาง สำหรับการดำเนินงานโลหะ ตัวส่วนต่ำกว่าสิ่งที่อุตสาหกรรมส่วนใหญ่สันนิษฐาน เนื่องจากระบบอัตโนมัติ MTC ไม่ต้องการสแต็กเทคโนโลยีที่ซับซ้อน - จำเป็นต้องมีการบันทึก การแยก การตรวจสอบ และการเรียกคืนที่มีโครงสร้างที่นำไปใช้กับเอกสารประเภทเฉพาะที่มีโครงสร้างที่สามารถคาดการณ์ได้

แรงงานประหยัดคนเดียวบ่อยครั้งที่ปรับปรุงการลงทุนภายในวันแรก 90 วัน การลดข้อผิดพลาดและการลดความเสี่ยงการตรวจสอบเป็นตัวแทนของผลตอบแทนเพิ่มเติมที่ไม่ปรากฏในการคำนวณ ROI อย่างง่าย แต่เป็นมูลค่าจริงที่ผู้อำนวยการคุณภาพหรือ CFO ใดคนหนึ่งต้องการที่จะบันทึก

คณิตศาสตร์ที่ดีที่สุดคือเมื่อคุณคำนวณเทียบกับต้นทุนที่แท้จริง - ไม่ใช่บรรทัดเศษที่มองเห็น ไม่ใช่ชั่วโมงการเรียกคืนใบรับรองที่ทีมของคุณติดตาม แต่เป็นสแต็กทั้งหมด: การป้อนข้อมูลแรงงาน การเตรียมใหม่จากข้อผิดพลาด การสอบสวนความไม่สอดคล้อง การเตรียมการตรวจสอบ และการสำรองความเสี่ยงสำหรับความล้มเหลวการติดตามที่ยังไม่เกิดขึ้น แต่จะ

คำนวณตัวเลขของคุณ

การวิเคราะห์ข้างต้นให้โครงสร้างแก่คุณ ตัวเลขของคุณจะแตกต่างกันไปตามปริมาณ อัตราแรงงาน ส่วนผสมลูกค้า และผู้บุกเบิกกระบวนการปัจจุบัน

ตัวแปรที่สำคัญที่สุด:

• ปริมาณ MTC รายเดือน (เข้ามา + ออกไป)
• เวลาป้อนข้อมูลเฉลี่ยต่อใบรับรอง
• ความถี่และต้นทุนของความไม่สอดคล้องที่เกี่ยวข้องกับใบรับรอง
• ชั่วโมงที่ใช้ต่อรอบการตรวจสอบในการเตรียมที่เกี่ยวข้องกับใบรับรอง
• อัตราแรงงานที่บรรจุเต็มสำหรับพนักงานคุณภาพและการดำเนินงาน

เสียบสิ่งเหล่านี้เข้าไปในโมเดลที่มีโครงสร้าง และผลผลิตมักเป็นตัวเลขที่ทำให้ผู้นำการดำเนินงานประหลาดใจ - ไม่ใช่เพราะต้นทุนนั้นไม่มีประวัติแต่เนื่องจากไม่เคยรวมเข้าเป็นตัวเลขเดียวมาก่อน

หากต้องการเรียกใช้การคำนวณของคุณเอง ให้ใช้ ตัวคำนวณต้นทุน MTC ของเรา ใช้เวลาประมาณห้านาที และส่งคืนการวิเคราะห์ต้นทุนเต็มรูปแบบในหมวดแรงงาน ข้อผิดพลาด และความเสี่ยงการตรวจสอบ - พร้อมกับกำหนดการคืนเงินที่คาดการณ์ไว้สำหรับระบบอัตโนมัติ

ตัวเลขที่คุณคำนวณจะเป็นจุดเริ่มต้นของการสนทนาประเภทต่างที่เกี่ยวกับเหตุผลว่าทำไมการจัดการใบรับรองจึงยังคงถูกยังไว้ในรอบการวางแผนทุน