快速答案
Quick Answer
自由发放材料（客户供应或政府供应的材料）需要正式的收货日志、专用隔离存储、记录消耗（参考炉号）的文件，以及项目结束时向客户提交的对账报告。自由发放材料的丧失、损坏或混淆构成合同责任。
自由发放材料——也称为客户供应材料 (CFM)、政府供应材料 (GFM) 或客户自由发放 (CFI)——是由客户向制造商或承包商提供的材料，用于并入特定的工作范围。客户拥有它；制造商对其负责。
这种安排在工作车间、合同制造、政府和防御工作以及工程采购承包 (EPC) 项目中很常见，在这些项目中，客户希望自己采购高价值或长期交付的材料。它引入了一套与正常采购材料不同的特定追溯性和控制义务。
为什么自由发放材料需要特殊控制
当您购买自己的材料时，追溯性故障影响您自己的操作，是您的问题要纠正。当您收货并失去对客户材料的追溯时，这是合同违约。后果包括：
- 经济责任 ——制造商可能需要自费更换丢失或误认的材料
- 合同罚款 ——许多合同包含在自由发放材料受损、丢失或错误消耗时的约定损害赔偿条款
- 返工和延误 ——如果自由发放管道或板材被切成错误的尺寸或用于错误的线轴，客户可能需要完全重新制造
- 质量不符合 ——将一个项目的自由发放材料用于不同项目（即使暂时）是追溯性违反
自由发放材料收货流程
交付前
在材料到达之前，建立：
- 一份专用自由发放材料登记 ——将跟踪收到、存储和消耗的每个项目的日志
- 存储位置 ——指定该客户自由发放材料的专用物理区域或箱子，与您自己的库存隔离
- 证书要求 ——与客户澄清将随材料一起提供的文件（MTC、符合性证明、尺寸报告）以及需要的格式
在收货时
当自由发放材料交付时：
- 数量和检查 ——根据送货单验证数量和状况。立即以书面形式向客户记录任何损坏或差异
- 记录炉号 ——在送货单和 MTC 中记录收到的每件物品的炉号
- 标记材料 ——应用清晰的物理标签，标识项目为自由发放、客户名称、炉号和项目或工作单号
- 存储证书 ——将 MTC 存储在此客户和项目的专用文件中——不在您的常规证书文件中
差异处理
如果材料到达时没有证书、炉号不清晰或数量有差异，在将材料接收到您的系统之前以书面形式通知客户。接收没有完整文件的自由发放材料会建立对因此产生的任何追溯性差距的隐含责任接受。
存储和隔离
物理隔离
自由发放材料必须与制造商自己的库存物理分离。目的是双重的：
- 防止自由发放材料意外用于其预期之外的工作
- 防止客户的材料与您自己的材料混在一起，这样会失去其独特的身份
专用存储间、架子或容器很有效。清晰的标签——包括客户名称、项目号和视觉指示器（颜色编码标签很常见）——减少了车间时间压力下的混淆风险。
FIFO 与分配分配
与您自己的库存不同，自由发放材料通常是分配的——每批或每件在制造开始前都被分配到特定的工作范围。用于您自己的库存的先进先出 (FIFO) 逻辑不适用。客户已指定应在哪些物品上使用哪种材料；偏离该分配需要客户授权。
消耗跟踪
当自由发放材料被消耗时，必须更新登记：
- 切割记录 ——记录切割了什么、来自哪批、用于哪个组件
- 残余记录 ——如果保留了部分件，根据原始炉号记录残余数量，并将其返回到指定的自由发放存储位置
- 浪费日志 ——如果合同指定材料会计，应记录可消耗的浪费（例如锯切、边缘修整）
消耗记录是您将在向客户的最终对账报告中使用的主要证据。
对账报告
大多数自由发放材料合同在项目完成时需要一份材料对账报告。此报告显示：
- 所有收到的材料（按炉号和数量）
- 所有并入工作中的材料（按组件和炉号）
- 所有返回给客户或在书面授权下保留的残余物
- 浪费数量（如果按合同要求报告）
- 项目期间批准的任何材料替代
对账报告是正式的交付物。组织良好的自由发放跟踪系统使这份报告成为数据导出。组织不当的系统使其成为数周的调查。
自由发放材料控制中的常见故障模式
混合存储
自由发放材料和采购库存最终在同一个架子上。生产团队为其未分配的工作切割了一块自由发放管道。错误可能直到客户分配的线轴无法完成时才被发现。
证书丢失
随自由发放送货而来的证书未被单独存储，最终进入常规证书堆中。在项目结束时，无法完成追溯性报告，因为找不到特定批号的原始 MTC。
未授权的替代
当自由发放件损坏或发现不符合要求时，制造商在未经客户授权的情况下用自己库存中的件进行替代。这既是追溯性违反（替代的材料不是客户指定的），也是合同违约。
残余处理
在项目结束时，作为客户财产的残余被视为废料。这是工作车间在自由发放工作中经验不足的常见疏忽。除非合同明确授权您保留或处置残余物，否则它们必须返回给客户或按照书面说明处理。
自由发放材料跟踪的系统要求
自由发放材料跟踪系统——无论是 TestCert 等软件中的专用模块还是结构化电子表格——必须支持：
- 每个客户和项目的单独分类账
- 从收货到消耗的炉号级跟踪
- 残余余额跟踪
- 证书链接和检索
- 自动对账报告
在您的系统中将自由发放记录与您自己的库存记录分开的规程反映了物理隔离要求：它们不能混淆。
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Try TestCert free常见问题
如果自由发放材料到达并未通过检查怎么办？
立即以书面形式通知客户。记录具体的不符合（尺寸、状况、文件）。不要将材料并入工作中。客户负责提供更换或处置说明。在您的系统和自由发放登记中记录 NCR。
我可以在另一个项目上使用过量的自由发放材料吗？
没有客户的明确书面授权，不可以。材料属于客户。在另一个项目上使用它——即使您打算补充它——也是合同违约。如果客户授权您将过量材料保留为部分付款或信用，请正式记录该授权。
如果自由发放材料在我的设施中被盗或损坏，谁负责？
您的合同将指定责任分配。大多数合同使制造商对材料在其监管期间的丧失或损坏负责。这是另一个原因——为什么正式的收货检查和在交付时记录状况很重要——它建立了您接受责任的基线条件。
我是否需要为自由发放材料维护 EN 10204 3.1 型证书？
您需要维护随自由发放材料一起提供的任何证书。如果客户提供了 3.1 证书，请保留它们。如果合同规定成品工作必须由 3.1 文件支持，请在制造开始之前验证自由发放证书是否满足该要求。如果不满足，在开始工作之前与客户提出差异。
对于自由发放的紧固件或小型配件，其中单件追溯性不切实际，我应该如何处理？
对于紧固件等散装物品，批号级追溯性通常是可接受的。保持散装容器中的批证书。在消耗紧固件的工作记录中记录批号（不是单个件）。不要在未更新自由发放登记的情况下打开或混合批容器。