现货购买之所以存在，是因为正常供应链存在缺口。客户需要的材料比标准交付时间更快，您首选的钢铁厂缺货。竞争对手提供的材料价格使转售具有吸引力。您从经纪人、剩余品交易场所或不熟悉的经销商那里购买，以填补空缺。

在现货购买的紧迫中，证书要求通常会被放弃。对话围绕价格、可用性和交付日期进行，不是文件。材料到达，被收入库存，每个人都继续前进。

8个月后，从该批购买材料的客户向其客户提出质量投诉。质量审计要求可追溯性到原始MTC。他们给你打电话。你打给现货卖家。现货卖家说证书不在交易中。原始钢铁厂是外国制造商，不回应重新发布请求。证书不以任何可访问的形式存在。

你现在是材料可追溯性差距的所有者。材料在你客户的产品中。产品可能已在服务中。你没有文件来支持材料的特性。

为什么现货购买创建证书责任

来自非标准来源的现货购买出于三个原因存在提高的证书风险：

卖家可能没有发起证书。 经纪人和剩余品经销商通常在没有完整文件的情况下购买材料。他们获得随材料附带的任何证书（有时是完整的MTC，有时是部分测试报告，有时是什么都没有）。证书文件状态通常不会在销售中准确表示，因为卖家不认为这是主要问题。

外国钢铁厂证书更难重新发布。 主要国内钢铁厂维护证书记录，并将根据要求重新发布。较小的外国钢铁厂，特别是商品产品，可能没有可访问的证书档案。在购买时未捕获的证书可能永久无法获得。

紧迫性绕过正常的批准流程。 在标准购买中，采购清单包括证书要求。在现货购买中，批准链被压缩。买家的经理说"只要获得材料"，正常的清单项目被跳过。这是普遍的做法。

当证书缺失时会发生什么

序列分阶段展开，每个阶段都比前一个更严重。

阶段1：客户请求。 客户要求特定批次的MTC。你在文件中搜索。证书不在那里。您联系供应商。供应商没有。您向客户解释这一点。

阶段2：客户升级。 客户在其质量体系内升级。缺少的MTC成为针对您公司的已记录不符合项。根据客户情况，这可能导致正式纠正措施请求、批准供应商评级降低或从批准供应商列表中删除。

阶段3：材料状态。 如果材料已合并到产品中，客户面临一个决定：隔离产品等待材料处置、完全拒绝批次、或以已记录的风险接受方式使用。这三个选项都有成本，您的公司负责其中的一些或全部。

阶段4：下游责任。 在受管制的行业中（压力容器、航空航天结构、核组件），材料证书链中的可追溯性差距可能触发产品冻结、监管通知，或在严重情况下，产品召回。来自单个证书差距的财务敞口可能远远超过创建它的现货购买的价值。

政策很直接：没有任何材料会没有随附的MTC被收入库存。现货购买没有例外。紧急订单没有例外。已知供应商没有例外。

在现货购买压力下使政策坚持需要两件事：

在购买时使政策可见，而不是在接收时。 证书要求需要成为采购订单的一部分，而不是码头的检查。每个PO（包括紧急现货购买）应包括指定MTC要求的一行。这改变了对话："我会向你发送一个PO，交付时需要证书"，而不是希望证书到达。

给予接收权限拒绝未认证的材料。 接收团队需要明确的权限来暂停或退回抵达时没有必需文件的材料。没有这个权限，接收会接受材料，因为某人告诉他们订单很紧急，而证书差距只会在后来被发现。

当采购团队处于交付压力下时，他们会抵制此政策。答案是上述情景：在处理后或交付后发现的证书差距成本是花两天时间正确获取文件成本的倍数。

如果您的设施已经有库存中的材料没有证书，来自过去的现货购买或不完整的历史文件，方法取决于材料的目的地。

对于只会向没有证书要求的客户出售的材料，风险是包含的。在库存记录上记录限制："没有可用的MTC，仅向无证书要求的客户出售。"

对于可能被出售给需要证书的客户的材料，有两个选项：尽可能从原始钢铁厂获取替代MTC，或通过认可实验室物理测试材料并记录测试结果。物理测试很昂贵，但会创建记录的属性记录。

没有文件且没有文件途径的材料应标记为受限，不应分配给其质量体系需要可追溯性的客户。

无证无收政策防止问题增长。管理现有差距需要分类。分类发生的越早，你耗尽的选项就越少。