在拥有两个或多个地点的分销商中，场景的发展方式相同：物料在主仓库收货，MTC与收货文件一起存档，物料随后被转移到卫星设施进行加工或填充区域客户订单。证书没有移动。物料有。

交货时，发货仓库确认订单并装载卡车。有人要求提供证书包。那个地点的任何人都没有——因为当物料首次到达时，它被存档在200英里外。司机要么不带证书离开（常见），要么是在有人从另一个地点通过电子邮件或传真发送扫描副本时保留货物（也很常见，但较慢）。

在任何一种情况下，证书都在物料之后到达。客户进行进货检查，需要MTC，没有，给你打电话。这是一个客户体验失败，完全源自文件处理问题，而不是物料问题。

多仓库证书差距如何形成

根本原因很简单：证书在接收点存档，但物料会移动。接收流程旨在将进货和文件一起征集，这是正确的。差距是没有在物料更改位置时传播该文件的流程。

三个具体的触发器使这种情况更糟：

仓库间处理转移。 分销商在主仓库接收原始板材，并将线圈运送到其定长切割设施。证书在主仓库文件中。当处理后的物料从定长切割设施发送时，没有人会想到包含原始MTC，因为它从未在该设施中。

为满足地区需求而进行的履行转移。 客户订单进入没有正确物料库存的区域分销点。主仓库从其库存中运送物料以完成订单。证书与主仓库收货保持在一起。地区位置无证书发送，因为他们收到了库存，而不是文件。

长周期库存移动。 物料在接收仓库库存中存放数月，作为定期库存再平衡的一部分转移到另一个位置，证书保留在6个月前的接收文件夹中。到从第二个位置运送该物料时，证书和物料之间的连接已断开。

建立证书随物料协议

解决方案既是程序性的，也是技术性的。从程序上讲，规则必须明确：当物料在地点间移动时，证书随之移动。从技术上讲，这意味着有办法知道哪个证书与哪个物料相关，以及有机制来转移它。

程序端：

每份仓库间转移单据都需要一个证书参考字段。启动转移时，原始仓库查找该批号的证书并在转移单据上记录证书参考号（或单据号）。接收仓库确认接收物料和证书文件。

如果证书是物理的（纸质），副本随转移一起发送。原件保留在接收档案中；经认证的副本发送到目的地。如果证书是数字的，证书记录将链接到新地点的库存记录。

流程检查点： 在从任何地点发送物料之前，分拣者或发货协调员应验证该热批的证书在该地点是否可用——而不仅仅是它是否在公司文件中的某处存在。

技术端：

共享数字证书存储库完全消除了物理转移问题。当证书存储在所有地点都可访问的中央系统中时，问题不再是"我们在这个仓库有证书吗？"而变成"我们有与该订单关联的证书吗？"

这是一个有意义的区别。证书不需要在每个地点物理存在——它需要能被任何准备货物包的人访问。基于云的证书管理系统，甚至是适当组织的共享文件系统，都可以解决访问问题。

证书差距的运营成本是可衡量的。没有证书离开的货物会产生以下一项或多项：客户的跟进电话、获取传输证书的电子邮件链、客户对待证书收货的物料待命，或在受管制的行业中，针对贵公司的正式不符合报告。

对于为客户提供进货检查要求的分销商——压力容器车间、航空航天制造商、核组件制造商——不带证书离开不是小麻烦。它可能导致物料拒绝、需要重新交货访问，或违反批准的供应商协议条款。

即使对于一般工业客户，证书追寻也浪费了交易双方的时间。客户最终停止期望证书自动到达，并开始为追寻它建立缓冲——这意味着他们也在建立缓冲，然后才能将你的物料送到他们的生产车间。

证书随物料协议不是重大的运营负担。它需要向转移单据添加一个字段，并向发货流程添加一个检查点。回报是更少的交货后证书请求和来自第一次正确获取文件的运营信誉。