MTC管理软件与电子表格的真实成本比较

这个电子表格是由两年前离职的人创建的。它有14个选项卡。标记为"请勿触摸"的选项卡包含主热指数。条件格式在碳当量超过限制时将单元格突出显示为红色，但仅在D到H列中，因为有人在2022年添加了A到C列，而没有更新范围。R列中的VLOOKUP引用了一个在2023年初删除的列，现在对该年1月之后的每个热数都返回#REF!。有人添加了一条说"忽略R列，使用PDF"的说明。

这就是您的MTC跟踪系统。

它有效，就是说您的团队已经为其已知的每个故障模式开发了解决方法。它有自己的制度逻辑。只要理解它的人仍然被您的公司雇用，它就会继续运作，直到它停止工作为止。

电子表格实际表现良好的地方

在主张您应该替换您的电子表格之前，值得诚实地说明电子表格在MTC管理中做得很好的地方。

对于在单一地点每月处理20-30份证书的分销操作，维护良好的电子表格是完全充分的解决方案。如果您的订单很简单（一个等级、一个化学标准、没有客户叠加层、没有补充要求）针对规格表的手动比较既快又准确。电子表格不需要任何成本、不需要培训，可以在一个下午内设置。

软件采用的经济学仅在电子表格的限制产生实际成本时才有意义。对于单一地点的小批量操作，很少能达到这些限制。如果这描述了您的业务，诚实的答案是您今天可能不需要MTC软件。

问题是，大多数以电子表格开始的企业会继续使用它，远远超过其限制停止理论并开始在发货冻结、审计失败和员工加班中显现的点。

电子表格的故障点

当体积、复杂性或合规性要求超过其设计时，电子表格在MTC管理中会出故障。

当您操作的体积、复杂性或合规性要求超过电子表格设计处理的范围时，拐点就到来了。

没有热数索引。 电子表格有行和列。找到特定热数的证书意味着知道要查看哪个选项卡、收到该热时使用的文件约定，以及证书是作为PDF附加还是手动输入的。如果客户在下午4点打电话要求三个月前发货的材料的证书包，您的团队会搜索电子邮件线程、共享驱动器和选项卡。客户在等待。

没有针对规格限制的自动验证。 当值超过阈值时，电子表格可以将单元格突出显示为红色（如果有人正确设置了条件格式，如果它覆盖了正确的列，并且在规格更改时更新了阈值）。它不能做的是自动将证书与客户特定的叠加层、补充测试要求或多个同步PO规格进行比较。该比较由审查证书的人手动进行，如果它进行的话。

通过处理没有可追溯性。 当48英尺的棒材被切成六块，这些块被运送到四个不同的客户时，原始热证书和下游材料之间的关系需要跟随切割。在电子表格中，该链接在处理的时刻消失。证书根据原始采购进行归档。出站发货没有证书参考。当客户要求他们收到的件的证书时，有人从记忆和切割记录中重建出处（如果这些记录存在的话）。

没有多用户访问控制。 如果五个人需要访问证书跟踪器，五个人需要访问主电子表格。有人会对错误的列进行排序。有人会意外覆盖一个单元格。有人会保存一个包含不打算永久的编辑的版本。电子表格没有记录谁改变了什么、什么时候改变及为什么改变。

没有审计追踪。 当客户或认证机构审计您的证书管理实践时，他们想看到您的流程是系统性的，而不是依赖人员的。电子表格表明您有一个文件系统。它不能证明该系统一致适用、偏差被捕获和升级，或您的记录完整。

真实成本计算

从电子表格切换到MTC软件的论点通常是根据便利性和风险降低来进行的。这些是真实的好处，但在预算对话中很难量化。劳动和冻结成本不是。

证书检索劳动。 一个处理每月150个订单的中型钢铁服务中心或制造商在证书检索上花费大量时间。为特定订单拉取证书（在共享驱动中找到它、将热数与采购记录相匹配、验证它是正确的版本、为客户打包）。当文件系统是带有电子邮件附件的电子表格时，平均每个订单需要2.5小时。以完全负荷劳动率每小时40美元，每个订单100美元。在150个订单/月的情况下，这是15,000美元/月或180,000美元/年，仅用于证书检索劳动。

该数字听起来很高，直到您考虑"证书检索"在真实操作中涉及的全部范围：当证书未随货物收到时的供应商跟进、当订单来自多个订单时的多个热交叉参考、跟踪单独发送的补充测试结果，以及响应客户对数月前发货的材料证书的请求。

在交付时捕获的错过的偏差。 单个发货冻结（材料随附带不符合PO规格的证书到达、在码头捕获冻结、订单必须退回或重新谈判）在中型操作中承担8,000至12,000美元的直接成本：退货运费、紧急重新采购、日程中断和处理异常所涉及的劳动。大多数依赖基于电子表格的证书管理的操作每月至少遇到一次这样的冻结。这是每月8,000至12,000美元的可避免成本。

年度审计准备。 当您的证书历史存在于电子表格中时，为客户质量审计或第三方认证审计做准备需要有人手动编译和组织记录。对于处理每月150个订单的操作，覆盖1,800订单行的12个月审计需要大约40小时的准备时间。以每小时40美元的价格，每个审计周期1,600美元，不计审计员等待无法快速定位的记录所花费的时间。

中型运营的总可见成本为：大约15,000美元/月的检索劳动、8,000美元/月的冻结和1,600美元/年的审计准备。这大约23,000美元/月的直接可追溯成本。电子表格无法消除，因为它不能自动化工作或捕获产生它的偏差。

MTC软件实际成本，以及它消除的内容

用于构建的MTC管理软件在SaaS模型上运行。对于中型钢铁操作，年度软件成本通常从12,000美元到30,000美元不等，具体取决于体积和功能集。该数字在预算中可见。每月23,000美元的电子表格相关劳动和冻结成本不是，它被吸收到薪金中、作为运费索赔冲销和分类为运营方差。

该软件消除的内容为：按热数、订单、客户或日期范围自动检索证书（将检索从2.5小时减少到5分钟以下）；针对PO规格和客户叠加层自动比较证书值（在材料发货前捕获偏差而不是在码头）；通过切割和处理的完整可追溯性（每条下游件都链接到原始热证书，无需手动重建）；以及可按需导出的审计就绪报告。

回报计算并不复杂。如果MTC软件消除80%的证书检索劳动、捕获三分之二目前到达码头的冻结、并将审计准备从40小时减少到4小时，上述中型操作的年度节省是175,000至200,000美元，而软件支出为12,000至30,000美元。

电子表格不是免费的。您只是用劳动、冻结和审计风险而不是订阅行项目为其付费。

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